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VUCA時代指的是變幻莫測的時代。
VUCA是Volatility(易變性),Uncertainty(不確定性),Complexity(復雜性),Ambiguity(模糊性)的縮寫。
“VUCA”是指一個易變性、不確定性、復雜性、模糊性的世界里。“易變性”是指事情變化非常快,“不確定性”是說我們不知道下一步的方向在哪兒,“復雜性”意味著每件事會影響到另外一些事情,“模糊性”表示關系不明確。
我們知道,項目本身的一個特點就是獨特性,那么做VUCA時代背景下,每個項目就更加不一樣了。
作為項目經理,我們不能總是遵循相同的流程、相同的程序來開展項目。
因為項目的世界五花八門、變化多端,這個時候,項目經理需要適應不同的情境,在參與不同的項目中,需要與不同的人打交道。
因此,在VUCA時代,項目經理也將面臨真正的考驗,尤其是對于一些中大型項目,甚至超大型項目,這種考驗就更加不足為奇。
不可置否,當我們立志成為一名項目經理時,我們天生就是為變革而生的,我們需要在變幻莫測的時代不斷的學習項目管理的專業知識,通過各類專業認證,也在項目開展的過程中積累沉淀重要的項目管理方法。
然而,光有方法論和專業認證,對于明確目標和任務、制定計劃以及按計劃控制項目來說是非常重要和必要的,但這遠遠不夠,我們還需要扮演八種重要的角色。
今天,我們就來聊一聊這四種重要角色:
項目經理作為團隊領導者
項目經理作為團隊管理者
項目經理作為溝通者
項目經理作為沖突解決者
一、項目經理作為團隊領導者
《PMBOK指南》第6版對項目經理的定義:項目經理是由執行組織委派,領導團隊實現項目目標的個人。
項目經理在領導項目團隊達成項目目標方面發揮至關重要的作用。可見,我們需要扮演的第一個重要角色就是作為團隊領導者。
既然要扮演領導者,我們首先要清楚的是項目經理視角下的領導,是設定愿景和目標、改進現有的工作方式與方法、激發和領導團隊實現新的目標。
其行為特質包括激發愿景、拉動有效的變革、以身作則、授權他人、營造協作的項目團隊環境,從而更好的幫助團隊取得成功。
領導力的本質是使眾人行,是能在不基于權力的情況下,讓一幫人為你干活,而且他們發自內心地認為跟著你干有前途。
這點其實很符合當下各企業的實際場景,由于項目臨時性的特點,項目團隊的組成,是來自各個不同職能部門,而項目經理則被執行委員委派為團隊臨時的領導者,是沒有實際的行政權和財務權的,也沒有紀律處分權。
當團隊組建時,是一群被聚集到一起的人,需要去完成具有挑戰性的目標,以及來自內外部的巨大壓力,這對項目經理的領導力是帶來巨大挑戰的。
那么項目經理如何來扮演好這個臨時領導者,以及如何自信地處理困難的領導情境呢?
第一、明確領導主張
領導力法則中,第一條就是以身作則。
作為團隊的臨時領導者,在團隊的首次亮相中顯得非常之重要。
因為項目經理在首次亮相時,是團隊成員會密切關注到的,團隊成員會思考的是:項目經理能勝任工作嗎?項目經理和藹可親嗎?項目經理的領導風格是怎樣的?項目經理是如何思考問題的?
所以,首次亮相時,項目經理需要做好充分的準備,在開始接觸團隊時盡力的推銷和展示自己。通過首次亮相,和團隊成員建立信任和增加好感奠定基礎。
這就類似于初始簡短的就職演說,項目經理可以盡力的展示過往的一些高光時刻,以及專業知識。要讓團隊初始覺得,你就是該項目最合適的人選。
同時,有一點非常重要,就是要傳達給團隊成員你的激情和對完成任務充滿期待。
在充分準備的情況下,項目經理還可以借此來提出對團隊的關注和要求,當然,這方面的表述是需要注意方式方法的。
在首次亮相之后的幾天,還需要和團隊成員進行簡短的閑談,以此表達個人興趣和增進相互了解的方式。
第二、執行專業委派
項目經理雖然沒有紀律處分權,但有很強的委派任務的權力。
作為項目經理,需要擺脫擔憂和恐懼,要有執行專業委派的意愿和能力。這是項目經理作為團隊臨時領導者應有的態度和認知。
項目經理在具體進行委派時,具體步驟如下:
1)挑選任務的合適人選。項目經理要識別人才,知人善任。
2)和團隊成員溝通對齊任務內容。項目經理除了明確地溝通任務內容本身,還需要告知為什么應該完成某項任務,要講清楚任務的意義和目的。
3)定義可實現的目標。項目經理要講清楚任務的目的和標準。
4)提供資源。項目經理要給團隊成員提供必要的資源,要幫助團隊成員去解決問題。
5)支持而非監視。項目經理不是監工,而應該成為團隊成員完成任務的有力支持。尤其是團隊成員遇到困難的時候,要以身作則,不斷的提供支持。
6)針對結果提出反饋。有目的和標準在前,就需要針對結果提出相應的反饋。
7)對已完成工作的認可。這點非常重要。項目經理既然是團隊的領導者,就要及時的給予團隊反饋和認可,尤其是工作完成度好的,要及時的給予表揚和肯定。
第三、注重激勵團隊成員
作為團隊的領導者,很重要的一點,就是要激發團隊成員,為了共同目標而努力。因為項目的成功,很大程度上是取決于團隊成員的付出。
項目經理必須要清楚的是,為了實現項目目標,需要打造一個高效能的團隊,并且能夠朝著正確的方向前進。
但團隊成員都是有各自的特點,也有各自的動機的,尤其是當團隊成員不配合或者產生抵觸情緒的時候。因此,項目經理要優先關注到人本身而不是任務。
在《我是誰:成就人生的16種基本欲望》一書中,有介紹16種不同的生活動機。項目經可以借助這16個動機,以動機為導向,來更好的知曉團隊成員的行為,以便更好的激發團隊成員。
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