2. 制定溝通計(jì)劃
有了溝通目標(biāo)，需要制定溝通計(jì)劃。計(jì)劃就是5W+1H, 在何時(shí)、何地、由誰和誰去溝通，溝通對(duì)象是誰，用什么方式、渠道去溝通,為什么要去溝通，原因是什么，溝通的內(nèi)容有哪些。借鑒項(xiàng)目管理中的溝通管理和干系人管理，通用的方法是使用電子表格建立管理層、重要干系人檔案和溝通計(jì)劃，舉例如表2和表3內(nèi)容所示[7]。 PMO結(jié)合管理層、重要干系人的期望，采用有傾向性的溝通方式以及提供感興趣的內(nèi)容，和組織內(nèi)各業(yè)務(wù)部門和項(xiàng)目（集）團(tuán)隊(duì)進(jìn)行高效的溝通，在溝通過程中還需要注意針對(duì)不同的管理層干系人的溝通頻次和時(shí)間，才能真正達(dá)到雙方溝通的目的。另外，值得注意的是，管理層及相關(guān)干系人的情況隨著時(shí)間變化，需要持續(xù)跟蹤干系人關(guān)注的問題和關(guān)心的事情，獲得對(duì)管理層、干系人期望的理解，更好地管理動(dòng)態(tài)的期望[8]。
3. 建立溝通渠道 對(duì)于溝通方式也是重點(diǎn)考慮的內(nèi)容之一。有的干系人傾向于面對(duì)面的雙向溝通，有的干系人需要通過閱讀方式獲得相關(guān)信息，如果有問題才會(huì)向信息發(fā)布者提問。針對(duì)不同干系人對(duì)溝通方式的要求，PMO目前采用如圖13所示與干系人針對(duì)管轄的項(xiàng)目（集）及相關(guān)事宜進(jìn)行溝通。
1) 干系人訪問（Stakeholder Visit）
 對(duì)項(xiàng)目（集）的重要干系人進(jìn)行面對(duì)面訪問，時(shí)長可以視情況在半個(gè)小時(shí)到一個(gè)小時(shí)之間。但是保證一定的頻次，根據(jù)干系人不同，可以設(shè)置每兩周一次或者至少每月一次，該溝通能夠保證關(guān)鍵干系人在項(xiàng)目（集）管理溝通過程中的良好體驗(yàn)，同時(shí)及時(shí)獲得關(guān)鍵干系人的獨(dú)立意見。
2) 發(fā)布信息（Sharepoint Site）
Sharepoint是目前PMO推薦企業(yè)內(nèi)部的低成本的項(xiàng)目（集）管理的發(fā)布平臺(tái)。根據(jù)項(xiàng)目（集）管理的要求，結(jié)合干系人的期望，在Sharepoint平臺(tái)上會(huì)定期地發(fā)布如項(xiàng)目的進(jìn)展等項(xiàng)目的各類管理的報(bào)告、報(bào)表。這是單向的信息溝通的渠道，一般用于規(guī)定內(nèi)容、規(guī)定時(shí)間的項(xiàng)目（集）信息的推廣，讓項(xiàng)目（集）相關(guān)者了解信息也是最常用的項(xiàng)目（集）管理及相關(guān)信息發(fā)布的方式。
3) 階段性調(diào)查（Regular Survey）
在項(xiàng)目（集）進(jìn)行過程中的不同階段，需要對(duì)項(xiàng)目（集）干系人的對(duì)項(xiàng)目（集）的滿意度或者若干主題進(jìn)行調(diào)查，獲得干系人對(duì)項(xiàng)目（集）管理的意見，以便后續(xù)項(xiàng)目管理過程中改進(jìn)。
4) 季度會(huì)議（Quarterly Meeting）
季度會(huì)議是常設(shè)項(xiàng)目（集）管理溝通渠道，通過會(huì)議去匯報(bào)項(xiàng)目（集）的進(jìn)展情況以及遇到的問題、項(xiàng)目（集）的重大風(fēng)險(xiǎn)在哪里。在季度會(huì)議上，往往有一些項(xiàng)目（集）決策性的問題需要現(xiàn)場(chǎng)的干系人進(jìn)行討論、決策。
5) 專項(xiàng)會(huì)議（Ad-hoc Meeting）
專項(xiàng)會(huì)議是針對(duì)項(xiàng)目（集）管理過程中特定的問題以及緊急情況等與關(guān)鍵干系人組織討論的會(huì)議。該溝通渠道根據(jù)不同場(chǎng)景、內(nèi)容與不同的干系人就不同的主題在一定的范圍進(jìn)行溝通，這種溝通渠道、方式相對(duì)比較靈活。
以上溝通渠道基本覆蓋了項(xiàng)目（集）管理過程中與重要干系人溝通采用的常用的溝通渠道、模式，和大部分項(xiàng)目（集）需要的溝通場(chǎng)景，為未來成功的溝通打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。
4. 完成反饋改進(jìn)
項(xiàng)目（集）管理中的溝通并非為了溝通而溝通，而是為了獲得信息，并基于關(guān)鍵干系人的反饋進(jìn)行調(diào)整、持續(xù)改進(jìn)，同時(shí)將改進(jìn)的信息反饋給信息的發(fā)出方，從而完成一個(gè)溝通閉環(huán)。
5. 建立長效機(jī)制
對(duì)于項(xiàng)目（集）管理中的溝通，需要建立長效機(jī)制進(jìn)行管理，貫穿于整個(gè)項(xiàng)目（集）的生命周期，甚至跨域項(xiàng)目（集）本身，從而形成與關(guān)鍵干系人、業(yè)務(wù)部門長期良好合作的氛圍，對(duì)項(xiàng)目（集）的成功、實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目（集）的目標(biāo)起著非常關(guān)鍵的作用。
在整個(gè)項(xiàng)目（集）管理過程中，特別需要關(guān)注三個(gè)關(guān)鍵階段的溝通，包括需求階段的溝通，項(xiàng)目（集）實(shí)施執(zhí)行階段的溝通和交付階段的溝通。PMO應(yīng)不僅強(qiáng)調(diào)在項(xiàng)目（集）管理過程中的溝通，同時(shí)也重視與非當(dāng)前項(xiàng)目（集）但為重要管理層的溝通，秉承“萬事皆項(xiàng)目”的理念，形成組織內(nèi)部高效項(xiàng)目（集）管理的環(huán)境，助力企業(yè)的高效運(yùn)營。
PMO需要給到GMP環(huán)境下項(xiàng)目管理帶來的價(jià)值，給到管理層信心，獲得管理層的認(rèn)可和支持，從而為企業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展貢獻(xiàn)更多的價(jià)值。
小結(jié)
在PMO的實(shí)踐過程中，通過建立GMP環(huán)境下的項(xiàng)目管理流程和方法，培訓(xùn)和知識(shí)轉(zhuǎn)移，持續(xù)融入新的管理元素，與管理層的積極溝通四項(xiàng)主要措施，來幫助PMO在組織的落地，逐步形成在組織內(nèi)規(guī)范的管理機(jī)制，幫助項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)了解項(xiàng)目管理，逐步形成項(xiàng)目管理意識(shí)，并能夠運(yùn)用到當(dāng)前項(xiàng)目中；幫助項(xiàng)目中的合作部門，更好地跨部門交流，了解項(xiàng)目流程和職責(zé)。在項(xiàng)目過程中互相理解支持、溝通順暢、合作更融洽，同時(shí)啟動(dòng)與管理層、高級(jí)的溝通機(jī)制建立溝通渠道，更好地傾聽到管理層、重要干系人的意見。在項(xiàng)目（集）管理過程中，通過這些措施，進(jìn)行新的管理知識(shí)、業(yè)務(wù)知識(shí)的儲(chǔ)備來應(yīng)對(duì)新問題、未來新的場(chǎng)景及以后的創(chuàng)新。
通過這些措施產(chǎn)生相應(yīng)的管理效果和效應(yīng)來支持組織在新團(tuán)隊(duì)、新員工、新設(shè)備、新環(huán)境條件下，能夠快速、高效地完成項(xiàng)目，“把事做好”，真正為組織貢獻(xiàn)價(jià)值。
5. PMO在組織未來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)
組織的快速發(fā)展是個(gè)良好的機(jī)遇，為PMO的發(fā)展提供了平臺(tái)和空間。而PMO作為一個(gè)組織的服務(wù)部門，在特定生物醫(yī)藥行業(yè)GMP環(huán)境下要生存好、發(fā)展好，能為組織持續(xù)貢獻(xiàn)更多的價(jià)值，必須要有進(jìn)一步改進(jìn)、完善的規(guī)劃，后續(xù)階段的規(guī)劃主要考慮四個(gè)方面。
1) 擴(kuò)展PMO的項(xiàng)目（集）管理范圍
PMO的項(xiàng)目（集）范圍擴(kuò)展指深度和廣度兩個(gè)維度。管理范圍的深度擴(kuò)展指從項(xiàng)目管理到項(xiàng)目集、項(xiàng)目組合的管理。管理范圍的廣度擴(kuò)展指從IT項(xiàng)目擴(kuò)展到其他非IT類項(xiàng)目，如設(shè)備項(xiàng)目、維修項(xiàng)目、生產(chǎn)項(xiàng)目等項(xiàng)目范圍的嘗試，利用項(xiàng)目（集）管理方法的通用性，并考慮如何更好地切入和管理這些項(xiàng)目（集）。
2) 提高項(xiàng)目（集）的成功率和質(zhì)量
繼續(xù)提高項(xiàng)目（集）的成功率，提高交付質(zhì)量。由于動(dòng)態(tài)的項(xiàng)目環(huán)境、人員、項(xiàng)目本身的復(fù)雜程度等原因的影響，會(huì)存在項(xiàng)目失敗、項(xiàng)目質(zhì)量低、交付不滿足要求等情況，如何避免類似情況發(fā)生，管理好風(fēng)險(xiǎn)，是后續(xù)PMO工作的重點(diǎn)。建立基線，持續(xù)改進(jìn)，提高成功率。項(xiàng)目（集）交付的成功是PMO貢獻(xiàn)價(jià)值的基礎(chǔ)。