您的企業適合擁有PMO嗎？——《PMO論文集（2019）》（電子版）

時間：2020-04-13　　來源：PMO評論特約作者謝二菊

摘要：企業建立PMO（項目管理辦公室）和PMO是否按照企業的要求產生價值是有本質區別的。首先，企業要為PMO設定清晰的目標，PMO通過分解目標，確定工作職責，然后開展工作；其次，PMO在企業中被管理層如何定位，決定了PMO開展工作的方式，高級別的定位和低級別的定位存在本質區別，最直接的項目經理對PMO認可程度就存在不同；PMO持續運轉，定期或事件驅動產生了很多的成果，企業最高管理者是否關心這些成果直接決定了PMO存在的價值；PMO的投入主要是核心人員的投入，沒有合適的人，工作無法推進，本質上PMO是否能介入運轉的項目中是評價人員是否合適的標準，能不能介入項目也是PMO是否有價值的核心指標之一；PMO不可能立竿見影，是長期的，有步驟的，僅僅投入1~2年就希望看到重大成就比較困難，通常企業在2年開始放棄，放棄方式可能是形式上的（名存實亡）和本質上的（撤銷組織）。

關鍵詞：PMO 目標定位指示器

序

一個企業，規模發展到一定程度，從人員規模、項目數量、業務復雜度、項目模式、內部組織方式等多方面評估，可以確定是否需要組織級PMO幫助企業管理者關注、跟蹤、管理、協助公司所有的項目，保證項目信息的通透、各管理者對項目狀況了解的一致性、項目問題及時被發現和解決等，最終確保項目在預算范圍內按照計劃正常實施結束。

對于規模過小的企業，建立PMO的價值不大，毋須建立。

但是，不是所有的企業需要PMO就能擁有PMO，以下一些必要條件滿足時，企業才能擁有PMO。

1. 建立PMO的目標是否清晰

1.1 目標的初解

很多企業發現項目問題頻發，就開始組建PMO，簡單地認為PMO是萬能的，只要建立PMO，問題項目就消失了，公司所有項目就能正常運轉。所以建立PMO的目標定義為——消除問題項目。

1.2 真實的目標

2005年我為公司建立PMO時，公司給PMO定義的目標是消除赤字項目，接到這個目標后，通過分析和訪談，發現公司目前控制項目成本的是中層管理者，并且他們認為由項目經理或PMO控制預算和成本不現實，PMO如何能實現該目標？

如何定義赤字項目，是第一個問題；如何減少或消除是第二個問題。我和公司最高管理者溝通目標，也提出了我的疑惑，很明顯，目標是清晰的，只是運營方式的問題，是PMO自身需要解決的問題。公司同意大力支持PMO的工作。

1.3 目標的難度

消除問題項目目標太大太泛，所以這個目標是一個不可能完成的目標。可能有人認為公司給我的目標比較容易達成，不管成本的項目經理不是合格的項目經理，同樣，不管成本的PMO不是合格的PMO，據我橫向了解相關企業PMO狀況，能參與項目成本管理的PMO鳳毛麟角。為什么不管成本，原因體現在：關聯組織過多（合同、財務、人力、質量等），協調困難，需要的數據過多（還有大量的保密數據），獲取困難等等。

在建立PMO的過程中，我也多次同老板溝通，消滅赤字項目這個目標是否太高，我們的企業是否能實現，但老板堅持。為了說服最高管理者，我和某些熟悉的高級別的管理者和中層管理者進行了溝通，他們和我存在同樣的疑惑，我們共同和最高管理者溝通，結果還是要求堅持。在后來的多次溝通中，最高管理者終于告知，對于以項目為基礎的公司，每個項目的利潤是有限的，存在赤字項目，意味著必須動用其他項目的利潤彌補，公司的利潤將大幅縮減，對公司的運轉將造成直接影響，這個目標也是某大型國際軟件公司的目標，是一個對企業真正適用的目標。

1.4 組織的幫助

2005年，PMO這個概念還不是很流行，從網絡上能找到的幫助少之又少，為了幫助我們PMO理解目標和尋求PMO建立和運作的方法，公司最高管理者幫助尋找了很多線下的資源，對接了不少超大型軟件公司（其中日本和歐美企業為主）的PMO，這些公司PMO創建時間有長有短，但建立的時間都不是很長，不過已經走過目標設置和初期建立階段。公司最高管理者在溝通過程中亦參與其中，后來反思，所有溝通管理者都參與，對我們PMO既有好處又有壞處，好處是別的公司PMO如何建立和運作，管理者很清楚，壞處是別的公司經過“粉刷”的點，如果被管理者認可，對PMO的實施提升了難度。

1.5 目標的分解

一個公司每天同時運轉上100個項目（100多個項目是我們建立PMO時的狀況，后來企業同時運轉的項目超過400個），幾乎不可能實現0赤字項目。我們將目標實施分解，確定了赤字項目數和赤字總金額兩個指標，通過對這兩個指標的完成度確定目標的達成度。需要強調一點：目標清晰的另一個層面是目標可以分解，并可以定量化，否則對于PMO是災害，PMO要求項目數據化可視化，自身目標還不能定量化，權威性直接受到質疑。

企業可以給PMO定義很高的目標，但一定要清晰，目標可能需要經過多年努力才能實現，企業要堅持，PMO在壓力下也在堅持。

2. PMO定位是否準確

PMO明確的定位，可以幫助PMO確立在組織中的地位。

2.1 PMO現狀

現在大部分企業的PMO都是信息收集組織，稍微好一些的參與部分項目的審查，但大部分企業對外宣稱PMO監管項目。既然監管項目，首先要明確什么叫監管，組織的需求是什么，各關聯角色的職責是什么，PMO需要完成哪些工作才實現了監管，為了完成這些工作，需要什么資

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