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一次印證項目管理辦公室角色矩陣的案例分析——《PMO論文集（2019）》（電子版）

時間：2020-04-27　　 來源：PMO評論特約作者 羅昕萌
回報率)，以及與項目相關的風險。
該部門當時有一種普遍的“英雄崇拜”風氣，事實就是，只有屈指可數的“英雄”具有專業技能和知識，并能付諸于實踐。問題是沒有一個制度化的項目管理流程，導致組織無法邁向成熟。更常發生的是，個人成長了，但組織并沒有更成熟。這也與PMO的方法論相沖突，PMO習慣于將方法論和最佳實踐制度化。改變“英雄崇拜”風氣的一個關鍵方面是發起一項貫徹整個組織的變更管理，來應對不同的工作文化帶來的挑戰，并嚴格利用PMO及其對項目的好處(Unger et al., 2012)。然而，盡管對所有小組成員進行了變更管理的培訓，PMO沒有能夠幫助團隊和部門領導理解為什么建立可重復使用的、標準化的項目管理文檔模板是項目管理工作的一個重要模塊。
4.5 協調項目間學習
Bresnen等人(2005)將組織慣例行為描述成“涉及多個活動者的相互依存的行動，具有重復的、可識別的模式”。這些行為的形成代表了在管理層、PMO和項目團隊之間共享的學習經歷(Wenger, 1999)。為了學習并利用過去的項目經驗，PMO定期組織學習活動，包括建立多個項目共有的項目管理流程，進行經驗教訓總結的會議，并協調項目經理之間的知識分享會議。
在協助跨項目學習時，PMO必須將注意力從“麻煩”項目中移開。因為在討論項目失敗的條件下，反思性實踐可能會變成懲罰性的體驗，使防御性的例程更有可能延續下去，進一步降低其效用和有效性。另一個負面影響是，由此產生的改進可能變得扭曲，為避免重蹈覆轍，過分重視能夠避免風險和收緊控制的做法。
雖然避免失敗是吸取經驗教訓的基石，但復制成功的經驗應該是同等優先的。新的PMO流程要求在項目回顧過程中以吸取經驗教訓的部分作為開始。超過40%的項目提交了關于供應商管理、項目交接和利益相關者溝通的寶貴做法。這些知識得到了PMO的認可, 并在小組會議上分享。隨著管理層和項目經理的認可，PMO隨后將該方法制度化，在每個項目規劃中都要求有相同的元素。
PMO的另一項舉措是設立了項目執行獎。在每一個季度，PMO都會審查例行項目跟蹤并收集所有項目的個人反饋，并推薦一個或兩個績效最好的項目經理。然后，管理層將討論并確定最終的人選作為項目管理明星，給予現金獎勵。這些小組的項目經理成為最好的合作伙伴，不僅是支持跨項目學習，而且積極參與其他PMO的變更管理。
4.6 管理項目組合
管理項目組合使部門領導能夠全面地評價和理解整個團隊的工作狀態。這提供了一個機會來審視是否所有的項目都得到適當的支持，并進行有針對的計劃調整。
新發布的“Great Start”流程已經被大多數部門成員所接受。這使得項目管理辦公室能夠協助部門領導清晰地鑒別這些新的項目請求。然而，有些請求仍然繞過PMO而在個別團隊中直接展開。PMO 會逐一對這樣的情況進行干預，以維護規范的一致性。
值得注意的是，幾乎每個新提交的項目請求最終都被部門所接收。雖然這表明部門文化是樂于助人的，但后果是部門成員或多或少地習慣于過度承諾。這反而從一開始就威脅部門及時滿足業務期望的能力，并最終導致一些項目交付的延遲，而反過來降低了其他部門的滿意度(Woerner and Aziz, 2006)。
同時，雖然所有的項目都映射到業務部門的需要，但這些舉措并沒有真正影響項目的選擇和優先級的設定。同樣的，項目收益很少被有效地評估，也因此，在選擇項目和設定優先級的過程中沒有被有限地納入衡量標準。
因為項目管理辦公室的主要精力集中在項目生命周期的啟動階段，PMO只推出了最基本的項目管理框架，并導致對項目管理過程的影響有限。
項目評審例會提供了一個項目經理和部門負責人定期直接互動的機會，來提出困難和尋求直接支援。在最初的幾個月，項目管理辦公室大量的時間和精力被用來了解各個項目并收集相關的必要數據和信息。然而，隨著工具和流程的不斷引入和逐漸成熟，項目評審例會現在更多的關注針對就個別項目的關鍵問題進行小組討論。
許多人認為，項目評審例會將在很大程度上避免個別項目面臨的挑戰轉變成為迫在眉睫的項目困難，并使部門負責人感到驚訝。不幸的是，問題仍然沒能盡早地提出，導致團隊間的對抗和壓力。項目管理辦公室致力于改進項目評審例會的機制，來盡可能解決復雜項目的關鍵問題，使例會對部門負責人和項目經理都具有相關性和價值。
4.7 項目組合管理工具
第二階段項目管理辦公室的工作重點之一是項目組合管理（Project Portfolio Management，PPM）工具的推廣。隨著工具的正式引入，PMO相關的流程控制和報表總結將大規模的實現自動化處理(Kaufman and Korrapati, 2007)，從而加強項目管理方法和第一階段的努力。如何建設、管理和鼓勵所有項目經理積極使用PPM工具，成為PMO的主要挑戰之一。當然，和其他PMO所推進的行為改變一樣，針對流程管理的反復溝通和建立靈活的伙伴關系使PMO逐步贏得使用工具的支持者。
項目組合管理工具在報表功能上的強化也賦予了項目管理控制臺新的功能。團隊領導能夠看到關于團隊工作量的預測分析，而部門領導則擁有了一個新的控制臺來關注團隊目前的工作方向、進度和效率。正如圖7圖7顯示
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