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一次印證項目管理辦公室角色矩陣的案例分析——《PMO論文集（2019）》（電子版）

時間：2020-04-27　　 來源：PMO評論特約作者 羅昕萌
的支持。早期的成功包括對參與部門戰略規劃，制定新項目的批準流程，對關鍵項目提供一對一的幫扶以及部署項目組合管理工具。雖然建立了有效的項目管理框架, 但仍需要大量工作在組織文化中穩定地推進這些新的管理流程。
4.1 部門戰略規劃
首要任務是重新審視并完善部門的戰略規劃，確保所有的項目安排都與部門業務目標相一致。這同樣使項目管理辦公室創造了一個機會與部門管理團隊和其他部門的利益干系人互動，以更好地了解他們的個人需要。
主要的工作是通過與部門內所有團隊負責人的交談來決定哪些項目需要在未來的十八個月內完成。項目管理辦公室需要確定整個團隊的需求，來制定一個好的溝通計劃。通過這些訪談和后續的溝通，部門的每一位同事都了解了各自的工作計劃，并能夠更好地考慮怎樣通過團隊合作來支持未來的業務需求。
項目管理辦公室隨后與各團隊負責人進行了幾輪會議，以進一步明確正在各團隊進行的項目及其預計的交付時間。這個過程成為一個迭代的過程，每次會議都會收到到一些不同的答案來更新項目清單——項目經理會不時添加新項目或者延遲項目的交付日期。按季度統計的項目數量清單如圖5所示。
圖5 按季度統計的項目數量清單
在最終明確了業務真正的需求清單之后，戰略規劃進入第二階段來研究和分析現有項目執行的計劃。項目管理辦公室審查了各項目的進度計劃、各項目之間的依賴關系、人力資源規劃和成本效益預期。這些項目都需要明確一系列問題：為什么要花這么長時間來實施？當前需要多少人力投入？為什么現在來執行而不是三個月之后？如果推遲三個月會對項目或者團隊帶來任何好處嗎？
部門戰略規劃的最終結果是形成了一個明確的計劃，一份說明部門核心工作內容的文檔，以及一份包含需要立即執行的項目的清單。
4.2 行為改變
除了部門戰略規劃，項目管理辦公室還立即采取行動, 開始推動部門行為改變。
放在首要的改變是實現項目的集中管理和項目資源的統一協調。首先，項目管理辦公室需要控制所有正在進行的項目請求，并發布了第一個稱為“Great Start”的流程來規定部門如何響應新的項目請求。PMO首先基于部門戰略規劃指出超過2人月的工作量適合當成項目來統籌管理。所有的請求由PMO接收后先估算其工作量，接著在項目評審例會上和部門領導集中審查，然后決定是否批準該請求。最終如果請求被接受，項目將添加到項目列表中, 否則團隊領導將決定如何通過日常工作完成相應的目標。
“Great Start”審查過程要求部門領導在決定接受計劃外的項目之前慎重估計各自團隊的現有工作量。同時，PMO深入研究團隊成員的工作方式，并與部門領導討論現有工作的有效性。這樣，所有團隊成員的工作安排被有效地統籌和跟蹤起來。
部門戰略規劃還顯示，有必要對正在運行的項目和新的項目請求進行例行審查。評審例會的目的是實現這樣的審查, 并討論與當前項目執行中出現的各種問題。PMO通過例會直觀地展示項目計劃和執行，并確保部門負責人出席會議, 以便任何需要他參與的問題都能迅速得到響應。PMO全生命周期流程總覽如圖6所示。
圖6 PMO全生命周期流程總覽
改變既有的工作方式令人不安, 造成了一些緊張。毫不意外，改變的過程中時不時遇到這樣或者那樣的阻力，有時這種阻力來自部門領導自身。這種阻力通常表現為不遵守項目管理辦公室的流程要求。改變需要時間, 堅持是必要的。最終，通過強化對流程管理的溝通和建立靈活的伙伴關系，PMO逐步贏得遵守流程的支持者。
4.3 支持項目管理行為
提高績效的努力是圍繞改進項目管理過程和技能展開的(Salameh, 2014)。為了達到所有項目按時完成的目標，我們有必要采用項目管理的方法，并且針對這種方法論進行系統的培訓。由于該部門同時和幾個不同的業務團隊合作各種類型的項目，所以所有項目都必須遵循一個標準流程，以確保項目有必要的規劃和控制。
有一套培訓材料是根據標準PMI方法論來制定的，主要側重于階段評估的端到端過程，從項目啟動到項目結束。PMO還開發了一些模板，將每個階段的評估過程正規化。然后，PMO給該部門的IT人員進行一系列項目管理培訓。
雖然有幾位成員曾經參加過其他項目管理課程，讓所有成員一起參加這次培訓是非常有價值的。主要目標是讓所有成員具有相同的基本出發點，讓他們使用相同的項目管理詞匯，并使他們積極參與到這次學習中。部門領導和10個項目經理參加了第一場培訓。
最終，所有環節的成員都踴躍參加了培訓，不管是具有技術、應用背景，還是負責培訓的同事。這項培訓工作是對建設一個高效團隊的重大承諾和投資。
4.4 項目管理工具的標準化
從一開始,PM通過研究項目規劃過程來分析為什么這么多的項目會錯過上線日期。上線日期的達成率一直是該部門在全球報告中的關鍵指標。盡管可能有多種原因導致錯過上線日期，但良好的計劃是項目經理能控制的一個關鍵因素。
為了鼓勵良好的計劃，引入了“動員階段”這一概念，作為一個廣泛的分析和規劃階段。這個計劃現在是由PMO方法論來定義的，包括預估范圍、所需資源、成本、可能的收益(換言之，投資
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