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項目管理辦公室(PMO)——實現企業化項目管理的戰略選擇

時間：2018-12-28　　 來源：《項目管理技術》作者：天津理工大學 楊侃 中國建筑發展有限公司 羅江
本文在借鑒相關國外資料和經驗的基礎上較為詳細地探討了的定義,對目前國外組織中PMO最主要的幾種職責進行了論述,全面介紹了PMO成熟度模型,并探討了在實施PMO。的過程中組織可能遇到的困難和阻力。
PMO的定義
無論是在學術界還是企業內部對于PMO的爭議就一直沒有間斷過,對于PMO的定義也不完全相同。美國項目管理協會(PM)I對PMO的定義是:一個PMO就是一個將項目的管理集中在其領域內并對之進行協調的組織單元。美國Gartner公司認為PMO是一個組織為了集成所有的項目經驗而設計的一個共享資源。這種資源可以為組織各個部分服務。PMO是在項目的分析、設計、管理和總結評價階段建立組織能力的一個關鍵來源。
現實中的PMO有很多種類型,從規模上看,PMO小至為單個項目服務(甚至一個人也可以組成一個PMO),大至作為一個職能部門為整個組織服務。從功能上看,PMO有兩個基本類型:一是PMO作為組織的咨詢中心,由能滿足組織項目管理要求的項目管理專家組成,它可以作為開發項目管理的標準和程序的智囊團,也可以作為改進個別項目執行方法的輔導者,這種類型的PMO主要在每一個業務單元為項目經理提供培訓和咨詢、用最好的實踐經驗指導和培養相關人員;另一個是PMO作為組織的權力中心,由高層管理者批準設立。這個權力中心是組織內實施和維持項目的關鍵,也是組織實現企業項目管理的平臺。PMO通過保證項目按流程執行、與組織戰略保持一致,以保證項目能夠完成并為組織創造經濟價值等方式為組織增值。成為組織權力中心的PMO是實現營造一種有利于變革的項目型企業文化的重要基石。
正是由于PMO在組織中存在的這種多樣性,所以對PMO的理解目前有很多版本,說法各不一致。國外有的研究者在對PMO研究后得出了一個結論—它可以是任何一個組織希望它存在的樣子。基干這樣的一種現實,我們認為對PMO下一個靜態的定義是很難的。在這里,我們對PMO下了一個動態的定義:PMO是一個協助項目經理實現項目目標的組織實體,它的基本功能是對項目和項目群進行規劃、評估、控制與協調。隨著PMO的逐漸發展,它還可以具備其他職責,如組合管理、管理項目經理、咨詢和培訓項目、制定項目管理的方法和標準等。
進一步說,PMO在企業中的角色應該是,在企業戰略的指導下,對業務單位、資源和項目進行綜合協調的機構。PMO是一個企業的內部管理組織,它可以計劃和評價一個項目和項目群,并從本質上加強對項目和項目群的控制和管理,幫助統一企業內部的意見并且與所涉及的每個業務單元的領導取得溝通,以期對項目取得更好的執行效果。
PMO需要有不同管理水平的人員為其服務,其中既要有管理業務的人員也要有管理技術的人員。一般來說,PMO主要由以下兩類人組成 :
* 項目管理專家:由一群有項目管理經驗的人組成,可以提供培訓并為正在進行項目實施活動的人提供指導。
* 項目分析家:職責是收集、編輯文件資料并向高級管理者報告項目的進度情況。另外,項目分析家可以在整個企業中用其他正在被執行的項目來衡量項目的執行情況,因為在一個企業內部的項目之間經常存在潛在的聯系。
建立PMO的目標
通過研究和資料整理,我們發現很多建立了PMO的組織希望通過他們的努力組織可以達到以下目標。
(1) PMO對項目流程的影響:①提高項目質量;②縮短完成項目的時間;③減少范圍變更;④降低項目風險;⑤加速對市場機會的反應;⑥在所有的項目階段加強團隊協作精神;⑦加強項目活動的監管;⑧集中專家的意見并且統一行動.⑨加強組織目標和項目計劃的溝通;L提高專業化的方法和可預見性;O為項目管理提供標準的方法;L確保類似項目按照類似程序實施。
(2) PMO對組織資源的影響:①提高項目收益;②優化項目組合;③為項目的成本管理提供方法、規劃報告和跟蹤;④降低項目成本;⑤掌握項目需要的財務信息;⑥為資源配置提供方法和全面管理;⑦確保項目和公司的財務計劃有直接的聯系;⑧加強整體和資源的管理。
(3) PMO對組織戰略的影響:①把項目、企業戰略和業務工作計劃直接聯系起來②取得高級管理者的支持③確保項目符合業務目標和戰略④使項目的方法、選擇、優先次序以及實施密切結合⑤加強項目和企業戰略的結合。
從以上影響我們可以看到,實施PMO可以很好地調和在項目的執行過程中和企業業務流程的交叉部分。例如,在項目的執行過程中,資源為什么并且在什么時候
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