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建立項目管理辦公室提高組織項目管理能力

時間：2018-12-29　　 來源：《工會論壇(山東省工會管理干部學(xué)院學(xué)報)》作者：山東大學(xué)管理學(xué)院 王宗星 楊明海
[摘　要]：在企業(yè)中建立項目管理辦公室,可以為項目管理提供有效的組織機制保障,為項目人員提供標(biāo)準(zhǔn)、過程文檔、相關(guān)培訓(xùn)以及管理咨詢與指導(dǎo),整合企業(yè)資源為企業(yè)項目管理服務(wù),提高企業(yè)項目管理水平和能力,從而更有效地完成項目。
[關(guān)鍵詞]：項目管理;項目管理辦公室;解決方案
一、項目管理的現(xiàn)狀
在激烈的市場經(jīng)濟(jì)條件下,項目已經(jīng)成為企業(yè)成長必不可少的推動力,項目管理能力也已是企業(yè)競爭能力的重要體現(xiàn)。然而,現(xiàn)實中的項目執(zhí)行情況卻并不樂觀。
StandishGroup集團(tuán)對1994年以來的技術(shù)項目情況作了統(tǒng)計 : 46%的信息技術(shù)項目超出了預(yù)算并且已過期;28%的信息技術(shù)項目完全失敗。另外一個調(diào)研得出了更為嚴(yán)酷的成功率 : 由財富500強公司承擔(dān)的信息技術(shù)項目中,只有24%能被成功地完成。
針對這些情況,StandishGroup集團(tuán)對項目失敗的原因做了調(diào)查,圖1顯示的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以看出,由于項目組織問題造成項目失敗所占的比例很大的。
 

 
要提高項目的成功率,絕不能忽視項目組織方面的因素。組織應(yīng)當(dāng)不僅僅將項目管理的重點放在提高項目經(jīng)理、團(tuán)隊成員的個人技能上,而更應(yīng)該將組織整體的項目管理能力建設(shè)作為今后的發(fā)展目標(biāo)。項目管理體系的建立,項目管理方法論、流程、制度的形成,都是其發(fā)展組織項目管理能力的具體體現(xiàn)。另外還應(yīng)成立組織級別的項目管理部門,就是所說的項目管理辦公室(ProjectManagementOffice-PMO)。
二、項目管理辦公室的概念
項目是為了完成或創(chuàng)造一個特定的產(chǎn)品或服務(wù)而做出的暫時性努力。盡管項目本身是暫時的或獨一無二的一個過程,但是項目管理過程在每個項目的壽命期間卻是重復(fù)發(fā)生的,并且每個過程均是為了得到一個結(jié)果而重復(fù)發(fā)生的行為、變化和功能的組合,PMO就是為了項目的成功實施而創(chuàng)建或總結(jié)的實踐經(jīng)驗。
國外不同的組織對PMO的概念有不同的定義和理解。美國項目管理協(xié)會對PMO的定義:PMO就是為創(chuàng)造和監(jiān)督整個管理系統(tǒng)而負(fù)責(zé)的組織元素,這個管理系統(tǒng)是為項目管理行為的有效實施和為最大程度的達(dá)到組織目標(biāo)而存在的。美國Gartner公司認(rèn)為PMO是一個組織為了集成所有的項目經(jīng)驗而設(shè)計的一個共享資源。這種資源可以為組織各個部分服務(wù)。PMO是在項目的分析、設(shè)計、管理和總結(jié)評價階段建立組織能力的一個關(guān)鍵來源。
目前各界對于PMO的爭議一直沒有間斷,對于PMO的定義也不完全相同,但目前普遍接受的一種定義是:PMO是在組織內(nèi)部將實踐、過程、運作形式標(biāo)準(zhǔn)化的部門,這些標(biāo)準(zhǔn)化的程序應(yīng)該能形成一致和可重復(fù)的結(jié)果,同時項目成功率是上升的。PMO是組織內(nèi)部項目管理最優(yōu)實踐的中心,是組織提高項目分析、設(shè)計、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源。PMO可以是臨時機構(gòu),也可以是永久機構(gòu)。臨時機構(gòu)往往用來管理一些特定項目,如企業(yè)購并項目;永久性PMO適用于管理具有固定時間周期的一組項目,或者支持組織項目的不斷進(jìn)行。
三、PMO的功能和職能
PMO的功能主要有以下6種:開發(fā)和維護(hù)項目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法、項目歷史文檔管理、提供項目行政支持、提供人力資源協(xié)助、提供項目管理咨詢和指導(dǎo)、提供或安排項目管理培訓(xùn)。
3.1 開發(fā)和維護(hù)項目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法
這方面包括組織架構(gòu)的設(shè)計;標(biāo)準(zhǔn)、政策、程序的制定;項目管理的方法、技術(shù)和工具的研究;實施并維護(hù)項目管理標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法。
項目辦公室最低任務(wù)是開發(fā)項目管理方法論,它主要負(fù)責(zé)的過程包括:系統(tǒng)開發(fā)生命周期、軟件開發(fā)生命周期、過程開發(fā)生命周期以及產(chǎn)品開發(fā)生命周期。由于具有組織內(nèi)部項目管理專家的一系列文件,因此PMO能夠開發(fā)和維護(hù)一套標(biāo)準(zhǔn)和方法去指導(dǎo)具體工作過程,比如:目標(biāo)規(guī)劃、變更管理、風(fēng)險評估、文件標(biāo)準(zhǔn)和項目收尾。
3.2 項目歷史文檔管理
PMO能提供一個集中的檔案文件,系統(tǒng)地收集和保存以往的教訓(xùn)和模板等相關(guān)的項目管理知識,例如:現(xiàn)狀報告、變化分析和基準(zhǔn)計劃的變更、風(fēng)險列表和其它風(fēng)險管理文件、基于成功的經(jīng)驗和不成功的教訓(xùn)等相關(guān)數(shù)據(jù)信息。
3.3 提供項目行政支持
隨著項目數(shù)量和規(guī)模成長壯大,相關(guān)的行政管理需要也在膨脹,但行政工作不能直接反映在可交付項目上。項目管理能力的提高涉及到組織管理諸多領(lǐng)域、多個環(huán)節(jié)、多個部門、多種文化和多種因素。所以,它是一項十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要組織來統(tǒng)一起來合力推進(jìn)。這一過程中,管理者尤其是高層管理者的作用將是這一目標(biāo)能否實
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