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充分發揮項目辦公室的作用

時間：2018-12-28　　 來源：《廣西商業高等專科學校學報》作者： 王悅 周影
〔摘要〕：項目辦公室是項目管理中的一個重要的環節。目前許多國際大公司對項目辦公室更加重視,以期發揮出其應有的作用,為企業的生存和發展服務。本文嘗試對項目辦公室的職能和作用進行一些探討,以期引起國內業界對這個問題的關注。
〔關鍵詞〕：項目管理；項目辦公室
2000年10月3-6日在中國西安召開了主題為“21世紀的項目管理———知識經濟與中國西部大開發”的“2000年中國西安項目管理國際論壇”。這一由西安市人民政府、聯合國教科文組織產學研結合計劃中國網點、西北工業大學等共同發起的論壇討論,旨在探討當代知識經濟的發展對項目管理提出的新挑戰,促進中國西部經濟的大發展。“讓世界了解中國,讓中國關注項目管理,促進項目管理的交流與合作”。從國際到國內,項目管理正在被越來越多的學者和企業所關注和研究。
一、項目管理
項目管理,就是在有限的資源約束下,運用系統的觀點、方法和理論,對項目涉及的全部工作進行有效的管理,以成功地達到預期目標的活動。提高企業項目管理水平是提高企業國際競爭力的關鍵因素之一,企業的項目和產品在市場上的競爭力,主要來自于外在的品質、價格和使用價值,而其內在的成因取決于生產它們的設備、科技和管理水平。企業的設備和科技因素對項目和產品競爭力的影響是局部的,在未來的數字化信息時代,這種相對差距會越來越小;而項目管理水平對項目和產品競爭力的影響是全局性的,并且隨著社會的發展,這種決定性的因素會變得越來越重要。對此,美國著名科學家DavidCleland曾明確地指出:在應付全球化的市場變動中,戰略管理和項目管理將起到關鍵性的作用。
項目管理是一項艱巨而復雜的工作,很多組織還沒有意識到項目管理的技能在達到經營目的上能做出重大的貢獻。所以實踐中雖然都有一個良好的愿望要把項目做好,結果卻常常事與愿違,或者付出了過高的成本,或者沒能按時完工。但是事情也在發生著變化,項目管理正在被越來越多的學者和企業所關注和研究。科技正在改變著項目管理的前景,然而令人眼界大開的技術本身并不能確保項目的成功。在各個工業領域里,盡管項目各不相同,出現的問題卻是一樣的:交貨比計劃晚,成本比預算高,效果比預期差。即使在新興的信息科技產業中,也有很多項目由于管理不善而造成失敗。據統計,只有25%的信息技術項目在預算內按時完成,并可使客戶滿意,有一半的已完成項目的預算都被高估了60%到190%,并且其可用性只是原來承諾的70%。PM網絡(PMNetwork)中一項研究結果表明,“大約70%的開放系統項目都會在實物方面發生時間拖延、超出預算等問題,或者不能達到一些重要用戶的預期”。這些令人吃驚的數字反映了信息科技產業中項目管理的困難。
如今,各個企業在全球范圍內尋找合作伙伴、運作項目,顧客們希望更加迅速、便宜地得到高質量的商品,競爭無疑是激烈的。成功的公司,如EDS、IBM、朗訊、惠普等公司都認識到它們的市場份額與未來增長依賴于有能力的項目管理。這些公司多年來一直致力于研究新的項目管理方法和培養項目經理,目前又將重點轉移到項目辦公室上來,使之保持穩定一致并使項目管理成為其競爭優勢。
二、項目辦公室的職能
可能會有人對充分發揮項目辦公室的作用產生疑慮,因為辦公室通常使人想到的只是官僚體制,文字工作和成本的增加,實際上如果能正確實施,項目辦公室可以成為保證項目目標實現的一個重要組織,即使較小的項目,也能從中受益。
通常,項目管理通過項目組的工作來完成。項目組包括項目經理、項目辦公室和職能部門中分派到項目中工作的人員。其中項目經理是核心,對整個項目負責;職能部門的人員可能是全職的,也可能是兼職的,有時只在特定的項目階段參加,負責完成項目中的職能工作;而項目辦公室則是一個專門支持項目經理完成其任務的組織(其組織結構見圖一)。
 

在美國等發達國家,過去項目辦公室是為了保持與培養出最好的習慣,以維護項目管理的規則。它原被認為是項目管理信息的靜態智囊團,受到培訓組織的制約。最近,這一概念由于實際需要而有所改動,確定了其對項目經理的組織維持功能。在這種情況下,項目辦公室可被定義為一個協助項目經理達到項目目標的組織實體,它對項目進行計劃、估計、安排行程、監督與控制。項目辦公室逐
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