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企業如何應用PMO

時間：2018-12-28　　 來源：《項目管理技術》作者：北京華泰科信科技有限公司 郭斌
目前很多組織在關注項目管理,把項目管理作為提升企業競爭力的基礎。很多國內企業已經不僅僅是將重點放在提高項口經理的個人技能上,而是將組織整體的項目管理能力建設作為今后的發展目標。項目管理體系的建立,項口管理方法論、流程、制度的形成,都是其發展組織項目管理能力的具體體現。另外還成立了相關的管理部門,如:項目管理部、項目管理中心、項目管理辦公室等,對項目進行整體管理、監控、支持等,這些部門就是我們所說的項目管理辦公室(Project Management Office,PMO)。
但是,PMO如何在企業中發揮作用?它在項目管理過程中扮演什么樣的角色?應該賦予它什么樣的職權?不同組織的定義不同,甚至在組織內部也爭執不休。下面摘錄一些組織對PMO職能的定義 :
◆ 執行項目文檔的收集和督促項目經理按照公司的項目管理制度來執行項目。
◆ 類似于項目經理部,將所有的項目經理集中在這一個部門內,在項目執行過程中,該部門成員擔任項目經理的角色。
◆ 類似于項目控制部門,要求所有的項目控制,計劃審批等都通過此部門來進行。
上述描述中哪種是PMO職能的準確描述?如何來定義PMO?其作用又是什么呢?這些確實是很值得探討的問題。
PMO是什么
目前各界對于PMO的爭議一直沒有間斷,對于PMO的定義也不完全相同,但目前普遍接受的一種定義是:PMO是在組織內部將實踐、過程、運作形式化和標準化的部門,這些標準化的程序應該能形成一致和可重復的結果,同時項目成功的幾率是上升的。PMO是組織內部項目管理最優實踐的中心,是組織提高項目分析、設計、管理、檢查等方面能力的關鍵資源。簡單地說,PMO可以起到以下作用 :
◆ 建立組織的項目管理的制度標準。
◆ 在組織內部增強溝通,平衡資源的使用。
◆ 提高員工的項日管理水平,提高組織的項目成功率。
PMO在組織中的角色
PMO是組織項目管理的核心,它在組織中起著至關重要的作用。通常情況下,會充當以下三個角色 :
第一種角色:作為項目管理的支持者。PMO主要為項目管理提供管理支持、行政支持、培訓、咨詢顧問、技術服務、知識管理等支持服務。這種角色以低調和輔助者的身份出現,容易得到項目經理的認可,不容易引起太多的反對和權力之爭,在PMO的剛剛起步階段,這種方式容易得以實施和執行。
第二種角色:作為項目的控制者。在這種情形下,PMO擁有很大的權力,相當干代表公司的管理層,對于項目進行整體的管理和控制,保證項目的順利執行,以實現項目的目標和組織的目標。這時PMO的工作可以包括:資源的分配、計劃的審批,項目的檢查和分析等。PMO為組織的項目分配所需要的資源,確保組織資源在項目中使用的最優化;同時對侮一個所支持項目的項目計劃負責,進行項目計劃的審核,保證項目計劃的可行性和最優化;另外還需要持續監控項目,確保項目按照計劃執行,并能夠成功完成。
第三種角色:作為項目戰略的管理者。在這種情形下,PMO需要制定整個公司的項目管理制度和構架項目管理的體系。這時它的工作包括為組織開發和選用適用的項目管理方法論、流程和工具,并形成統一的標準;建立組織的項目管理文化,證明項目管理的價值,形成項目管理的統一認識,并在組織內部推行項目管理的標準;進行項目群管理(Project Portfolio Management）,確保所有要執行的項目能夠圍繞著組織的目標,并且能夠為公司帶來相應的利益。
在這里我們提到了項目群管理,什么是項目群管理呢?它可以被定義為:在一組項目中,應用一系列的知識、技能、工具和技術以滿足或超越組織投資策略的期望和要求。它是在回答,我們應該選擇什么和放棄什么的問題,如何實現戰略需求和戰術需求之間的平衡。在高層次的項目群管理中,還包括編制候選項目目錄,開發用于多個項目選擇時的選擇和評分的標準,采用直觀的顯示、比選模型分析方法來確認和平衡多個項目。項目管理是保證項目被正確地執行,而項目群管理是保證正確的項目被執行。
PMO在組織中的具體角色和體現的職能,并非是一成不變的。或者說哪一種方式是最佳的,需要根據組織的具體特點和組織的結構形式的不同而有所差異。另外,也需要根據組織發展的不同階段,進行不同的定位。
PMO的組織模式
PMO作為組織內部一個共享部門,其組織模式對于它在組織中的作用產生很大的影響。通常我們會根據組織的業務特點、企業文化、組織結構等不同,采用不同的組織模式。常
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