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PMO—企業(yè)多項(xiàng)目管理組織新形式

時(shí)間：2019-01-23　　 來源：《哈爾濱商業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)》 作者：天津理工大學(xué)管理學(xué)院 尹貽林 周培
[ 摘 要] 項(xiàng)目管理辦公室(PMO)是隨著項(xiàng)目管理從單一項(xiàng)目發(fā)展到企業(yè)項(xiàng)目管理的過程中, 逐漸被認(rèn)識(shí)和關(guān)注的。 PMO從組織形式上保證了企業(yè)內(nèi)的多個(gè)項(xiàng)目與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的一致性, 使得企業(yè)資源得以優(yōu)化配置和有效利用, 項(xiàng)目間、項(xiàng)目與部門間協(xié)調(diào)困難的問題也得以解決, 從而保證了企業(yè)多項(xiàng)目管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
[ 關(guān)鍵詞] 多項(xiàng)目管理;項(xiàng)目管理辦公室;組織形式
一 、多項(xiàng)目管理及其現(xiàn)有的組織形式
(一 )多項(xiàng)目管理基本概念多
項(xiàng)目管理是美國邁克爾 • 托比 (Michael.Tobis)博士和艾琳 •托比 (Iren.P.Tobis)博士運(yùn)用系統(tǒng)工程的方法和心理學(xué)方法,以培養(yǎng)技能 、提高生產(chǎn)率和滿意度為目標(biāo) ,而從不同的視角和背景總結(jié)出來的。它是以組織的發(fā)展戰(zhàn)略 、資源的有效配置和項(xiàng)目間、項(xiàng)目與部門間的協(xié)調(diào)為目標(biāo)的對(duì)組織范圍內(nèi)的所有項(xiàng)目進(jìn)行管理 ,通過項(xiàng)目 、項(xiàng)目群以及項(xiàng)目組合的成功實(shí)施來實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)的一種管理活動(dòng) 。
(二 )多項(xiàng)目管理與一般項(xiàng)目管理的區(qū)別
多項(xiàng)目管理融合了戰(zhàn)略管理 、資源管理與項(xiàng)目管理的內(nèi)容,它更側(cè)重于組織的戰(zhàn)略,通過對(duì)多個(gè)項(xiàng)目的協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理來實(shí)現(xiàn)組織的總體戰(zhàn)略目標(biāo) ,而項(xiàng)目管理注重項(xiàng)目本身的計(jì)劃 、執(zhí)行及控制并確保提交合格的最終項(xiàng)目交付物。兩者之間的區(qū)別主要有[ 1] :
1.管理對(duì)象不同。項(xiàng)目管理是以 “單個(gè)項(xiàng)目”為管理對(duì)象的, 而多項(xiàng)目管理所考慮的問題范圍不再是僅局限于一個(gè)項(xiàng)目 ,而是需要考慮整個(gè)組織的目標(biāo) ,即多項(xiàng)目管理是為了實(shí)現(xiàn)整個(gè)組織的目標(biāo)所開展的統(tǒng)一協(xié)調(diào)的管理活動(dòng) 。
2.目標(biāo)不同。時(shí)間、成本和質(zhì)量是項(xiàng)目管理的目標(biāo)“鐵三角 ”, 項(xiàng)目管理注重的是在限定的時(shí)間、成本之內(nèi)提交給客戶符合質(zhì)量要求的項(xiàng)目成果;而多項(xiàng)目管理是指組織層次的管理 ,其主要目標(biāo)是戰(zhàn)略 、資源以及協(xié)調(diào) (如圖 1所示)。
 

 
圖 1 項(xiàng)目管理與多項(xiàng)目管理的目標(biāo)
 
3.管理手段和方法不同。多項(xiàng)目管理融合了戰(zhàn)略管理 、資源管理 、項(xiàng)目管理以及知識(shí)管理、市場(chǎng)管理內(nèi)容,這些都是項(xiàng)目管理九大知識(shí)領(lǐng)域之外的 ,它們的方法和手段都可以用來作為多項(xiàng)目管理的手段和技術(shù) 。
(三)現(xiàn)有多項(xiàng)目管理組織形式及其存在的問題
1.項(xiàng)目間協(xié)調(diào)問題依然存在。在矩陣式組織形式中 ,由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)各個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施 , 這在一定程度上減輕了總經(jīng)理的負(fù)擔(dān)。但由于矩陣式組織中沒有專職負(fù)責(zé)項(xiàng)目統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)的功能單元 ,所有項(xiàng)目的統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)仍然由總經(jīng)理負(fù)責(zé) 。當(dāng)項(xiàng)目增加到一定程度時(shí) ,必然需要通過增加管理層次來保證有效的領(lǐng)導(dǎo) ,于是就出現(xiàn)了各個(gè)副總經(jīng)理分而治之的局面 ,各項(xiàng)目之間協(xié)調(diào)困難的問題始終存在。
2.“職能”和 “項(xiàng)目”的雙重領(lǐng)導(dǎo) 。由于矩陣式組織形式存在縱橫兩條命令線,因此,處于矩陣中的每個(gè)員工不得不以職能的和項(xiàng)目的兩種視角進(jìn)行工作。在理想的條件下, 這種雙重聚集要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將職能技巧和項(xiàng)目任務(wù)結(jié)合起來 ,但事實(shí)上這種理想狀態(tài)卻很難達(dá)到 。職能經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理所處的立場(chǎng)不同, 雙方都希望在 “部門利益最大化 ”和“項(xiàng)目利益最大化”的雙重目標(biāo)之間尋找一個(gè)更有利于自身利益的均衡點(diǎn)。在瞬息萬變的組織環(huán)境中, 舊均衡的破壞和新均衡的形成使組織周而復(fù)始地處于超常態(tài)的變化中 , 使得組織成員在 “職能 ”和 “項(xiàng)目 ”的雙重命令下左右為難 ,不知所措。
3.項(xiàng)目間資源難以共享 。矩陣式組織形式中項(xiàng)目各自為陣,組織資源、知識(shí)資源難以在項(xiàng)目間共享。由于所處職位和承擔(dān)的責(zé)任 ,每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都極力爭取本項(xiàng)目所需的資源, 而不顧整個(gè)組織的承受能力。項(xiàng)目的階段性成果 ,由于其項(xiàng)目管理的獨(dú)立性無法在企業(yè)內(nèi)部共享, 造成了企業(yè)內(nèi)部的重復(fù)開發(fā)和資源浪費(fèi)。
二 、PMO對(duì)多項(xiàng)目管理組織形式進(jìn)行完善
 (一 )PMO的出現(xiàn)
 項(xiàng)目管理辦公室 (PMO)出現(xiàn)于 20世紀(jì) 90年代初期 ,當(dāng)時(shí) PMO僅提供了很少的服務(wù)和支持工作 ,而更多被企業(yè)用來 “管制”項(xiàng)目經(jīng)理, 而不是為他們提供項(xiàng)目管理的方向和指導(dǎo)[ 3] 。在 20世紀(jì) 90年代后期, 對(duì)于企業(yè)來說 ,將項(xiàng)目放到整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作中統(tǒng)一管理的需要變得越來越明顯 ,PMO隨之大量地出現(xiàn)。美國項(xiàng)目管理協(xié)會(huì) (PMI)對(duì) PMO的定義:PMO就是為創(chuàng)造和監(jiān)督整個(gè)管理系統(tǒng)而負(fù)責(zé)的組織元素, 這個(gè)管理系統(tǒng)是為項(xiàng)目管理行為的有效實(shí)施和為最大程度的達(dá)到組織
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