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PMO—企業多項目管理組織新形式

時間：2019-01-23　　 來源：《哈爾濱商業大學學報(社會科學版)》 作者：天津理工大學管理學院 尹貽林 周培
目標而存在的[ 4] 。從價值主張角度來講 , 創建PMO是用來全面、系統地打造組織執行項目的能力,并從項目結果中獲得最大收益 。
(二)基于 PMO的多項目管理組織形式
企業進行多項目管理的主要目的就在于從組織的角度出發 ,協調管理組織內的項目 ,進行組織范圍內的資源優化配置和有效利用 ,最終實現組織的發展戰略 。多項目管理意味著組織范圍內所有項目的管理 ,這并不是日常職能工作的一部分,故多項目管理需要一個專門的組織支持結構———項目管理辦公室(PMO),來提供一個項目組合管理、項目群管理以及項目管理能更有效運作的環境,來整合與分配資源并協助企業管理層決策。通過設置項目管理辦公室, 組織內各項目的資源可以充分共享 ,項目成果可以互相借鑒 ,有利于形成企業的核心競爭力。
從構成上來說 , PMO主要包括 PMO經理、PMO成員 、項目群管理經理和項目組合管理經理。 PMO經理在 PMO中擁有決策和協調的最高權力 ,只對企業的最高管理層負責 ,并從戰略的角度來考慮項目之間、項目與部門之間的關系 ,從企業整體層面上整合和分配企業資源 。項目群經理和項目組合管理經理主要是對企業多個項目中的眾多項目經理進行整體的指導和協調, 是從戰術層面來對所涉及到的項目進行管理和簡單的協調工作 ,他們所處的位置決定了他們在工作中考慮企業整體層面的問題較少, 企業的戰略規劃及其戰略實施也很難涉及到, 因此 ,他們需要 PMO經理站在公司層面上, 保持企業多個項目與企業戰略目標的一致性 ,并確保企業有限的資源在多個項目中充分的利用, 其確保企業多項目管理目標的實現。
三 、企業多項目管理中 PMO發揮的主要職能
項目管理辦公室是一個規模不大 ,但卻是高端的核心戰略層次的工作組, 它將企業所進行的項目管理工作與企業的戰略、商業目標、高層的管理思想聯結在一起。它既具有傳統的項目管理職能 ,又具有戰略性的管理職能。 多項目管理中PMO的職能(如圖 2所示 )。
 

 
圖 2 PMO在多項目管理中的主要職能
 
(一 )PMO在項目組合管理方面的職能
 PMO通過選擇合理的項目組合, 根據項目對組織戰略的貢獻程度制定項目的優先度 ,根據優先度配置組織資源, 并根據戰略的變化及時調整項目組合,對組合進行平衡和有效的管理 。同時 ,從組織戰略角度對項目組合進行分析和評估 ,確保組織戰略被貫徹實施 ,保證組合中的項目與組織戰略目標的一致性 ,將項目與戰略聯結起來 ,同時還能優化組織的資源配置。一般情況下, PMO進行組合管理包括三個階段[ 5] :
(1)項目選擇和排序階段 :PMO根據企業指定的標準來選擇項目并為它們制定優先度 ;
(2)項目組合管理和控制階段 :PMO對項目組合持續地監控和控制,動態調整;
(3)項目組合評價階段 :PMO評估項目組合的項目組成績管理過程的有效性。
(二 )PMO在項目群管理方面的職能
PMO通過對項目群內的多個項目進行計劃 、控制、協調等方面的管理以及對項目間的關系進行管理 ,來有效利用共用資源, 保證項目群內項目的成功實施 ,實現項目群目標, 并保證戰術層的戰略目標的實現[ 6] 。它通常是作為上級主管部門的身份進行監督和檢查并負責解決多個項目群之間可能存在的資源沖突 , 而并不參與項目群日常管理工作 ,只是輔助進行項目群管理。
(1)項目群識別階段 : PMO根據企業戰略制定項目群的目標以及其在企業運營和發展戰略中的地位 ,并給出項目群的邊界。
(2)項目群計劃階段 : PMO通過項目群管理機構的設置 、實施方案設計 、人員職責分工 、資源配置等來實現第一階段定義的項目群管理目標具體化 。
(3)項目群實施階段 : PMO中由項目群經理負責監督和控制項目群中的各個項目的完成進度,進行必要的項目間的協調和管理工作,并對項目群的風險和爭端進行處理以確保項目群整體戰略目標的實現 。
 (4)在項目群收尾階段 : PMO通過對項目群完成后的收益和戰略目標的實現情況進行評估和總結 。
(三)PMO在項目管理支持方面的職能
(1) 建立一套企業組織的項目管理標準及流程,包括開發出各種輔助工具 ;開發項目管理所需要的各種模版 、表格和文檔,改進項目的計劃工作和溝通。
(2) 提供或組織開展項目管理培訓, 提供項目管理咨詢;開展項目評審,確保項目管理標準及流程被很好地貫徹 。
(3) 收集和總結項目管理的經驗和教訓 , 改進和維護項目管理標準及流程 ;
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