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企業項目辦公室的職能研究

時間：2018-12-29　　 來源：《工業工程》作者：西北工業大學 歐立雄 機電學院 肖勇
摘要 : 初步驗證了項目辦公室的4個主要職能對項目實施績效有著重要的影響。通過對國內外企業中項目辦公室的建立和實施的情況以及它在項目實施過程中的狀況的調查,運用現代統計分析的方法對4個主要職能的相關數據進行統計分析,結果表明4個主要職能中:國外企業PMO標準和方法(ST)對實施績效顯示出了較高的相關度,而國內企業PMO的項目管理咨詢和支持(CN)對實施績效顯示出了較高的相關度。國內外的差異反映了國內外國情的不同,同時國外企業發展的成熟經驗給我們指明了以后發展的方向和目標。
關鍵詞 : 項目辦公室;項目實施績效;標準和方法(ST);項目管理咨詢和支持(CN)
在企業組織中,項目管理(Project Management,PM)已經成了項目中變更管理和開發項目的重要工具[1]。Gareis [2]和Lundin [3]建議更廣泛地利用項目管理,目前企業需要在項目驅動組織中給項目管理一個新的定位和一個更有效運作的新模型。Munns和Bjeirmi [4]認為應該全面改進組織的實施,通過加強項目實施的探索減少項目失敗的可能性,有效的項目管理能提供企業巨大的潛力。不過盡管項目管理方法有很多的優勢,但是Jessen [5]卻認為項目管理方法本身也是一個重要的問題。由于項目的一次性屬性,一個組織可能經常獲得早期成功的少量的受益和有效的知識轉移帶來的失敗。
項目辦公室最低限度是開發項目管理方法論,它可能負責的其他過程包括:系統開發生命周期、軟件開發生命周期、過程開發生命周期以及產品開發生命周期。項目辦公室中的這一領域也起到了標準保管者的作用。創建一套世界級的過程和方法論,還需要利用項目經理在從事項目工作中所學到的經驗和教訓。有關經驗教訓、方法和過程穩當的檔案文件是項目辦公室使整個組織、方法論標準化的主要貢獻之一。項目辦公室還應建立并管理局域網或廣域網,通過它們,標準和模板可以被交換、計劃、估算、進度安排,可交付成果和項目狀況,可通過項目辦公室的網站或局域網站被綜合、溝通[6]。
項目辦公室是目前最受歡迎的項目組織結構,項目辦公室對項目的實施起著非常積極的作用。但是與其他組織一樣,它不可避免地碰到一些困難,項目辦公室的失敗也是常見的事情,因此研究項目辦公室對項目實施績效的影響是非常有意義的。項目辦公室的失敗,通常由多方面因素造成,例如缺乏高層支持、低估了組織變革的必要范圍、方法體系欠缺、培養合格項目專業人才方面的努力不足、糟糕的進度計劃、缺乏對變更進度的管理。上述任何一項都可以使努力付之東流。只有在項目辦公室實施過程中遇到困難時,人們才會想到首先應該建立一套變革管理辦法。筆者通過國內外的數據分析我國項目辦公室未來發展中應該注意的問題。
1、項目辦公室產生及主要職能
項目管理最初應用在建筑行業和工程行業,與組織并無瓜葛。項目辦公室開始就在工地旁的拖車上,由于計劃評審技術(PERT)的引入使項目管理在組織中得到應用。項目管理在軟件項目和其他新產品開發項目上的應用從根本上推動其向前發展。經過不斷發展,或者說經過了多次徹底的失敗,事實證明項目管理是一種重要技能,組織可以通過充實完善項目管理避免失敗。許多組織著眼于未來,已經開始將項目管理技能看作組織的競爭優勢。許多考察項目情況的小組紛紛成立,20世紀80年代末90年代初,項目辦公室開始出現。美國電話電報公司(AT&T)的情況就是非常有代表性的例子。
從項目管理的的組織發展來看項目辦公室發展的必然性。項目管理的職責從組織結構上來看,目前最能被大家所接受的形式如圖1所示。
 

 
鑒于這種項目管理的職責,一種固定的項目組織也就必然會產生。由此產生的項目組織也很多,比如項目管理創新團隊(ProjectManagementinitia2tive)、項目管理改進中心(Project Management Center of Excellence)、項目支持辦公室(Project Support Of-fice)以及值得沿襲使用的項目辦公室(Project Of-fice)等等。
項目辦公室主要職能如下。
1)開發并且維持PM標準和方法
一個項目辦公室能開發和維持一套標準和方法,在組織中形成一套專門的項目管理技術標準和方法。這些標準過程應該提供足夠詳細的指導,但不過分詳細到抑制創造力。比如下面列舉的包括了具有代表性的范圍,每個方面都反映在調查方法里:制定計劃、變更管理、風險評估、文檔標準和項目收尾[7]。
2)提供PM咨詢和支持
隨著項目管理中組
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