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項目管理辦公室與項目文化研究

時間：2018-12-29　　 來源：《基建優化》作者：中國石油大學 黃友全 張在旭 張倩倩
摘要 : 項目管理現已成為國內外管理學科研究的熱點之一,項目管理的重要性也越來越得到人們的認可。在項目管理中,項目管理辦公室和項目文化都具有極其重要的地位,遺憾的是迄今為止還很少有人認識到了它們的重要性,把項目管理辦公室和項目文化結合起來探討研究的就更少了。本文正是基于這樣的現實,在分別探討項目管理辦公室和項目文化的基礎上,分析二者的關系,提出相應的對策建議。
關鍵詞 : 項目管理;項目管理辦公室;項目文化
1、項目管理辦公室與項目文化概念內涵
目前各界對于項目管理辦公室的爭議一直沒有間斷,對于項目管理辦公室的定義也不完全相同,但目前普遍接受的一種定義是:項目管理辦公室是在組織內部將實踐、過程、運作形式標準化的部門,這些標準化的程序應該能形成一致和可重復的結果,同時項目成功率是上升的。項目管理辦公室是組織內部項目管理最優實踐的中心,是組織提高項目分析、設計、管理、檢查等方面能力的關鍵資源。
項目文化則是項目實施過程中體現企業形象、宗旨、價值觀和作風的一種共識,它以多種形式形成、存在和發展。項目文化是企業文化的具體滲透和延伸,同時也豐富和發展了企業文化。項目文化作為項目人共同累積的價值觀、信仰、習慣、知識、工作方法和行為的一種綜合體來體現,貫徹于項目實施始終,使項目動作更為有效,以期達到項目的最終目的。
2、項目管理現狀
在激烈的市場經濟條件下,項目已經成為企業成長必不可少的推動力,項目管理能力也已是企業競爭能力的重要體現。然而,現實中項目的實施效果卻并不樂觀。
據Standish Group集團對1994年以來的技術項目情況統計顯示:46%的信息技術項目超出了預算并且已過期;28%的信息技術項目完全失敗。另外一個調研得出了更為嚴酷的成功率:由財富500強公司承擔的信息技術項目中,只有24%能被成功地完成。針對這些情況,Standish Group集團對項目失敗的原因做了調查,表1顯示的統計數據可以看出,由于項目組織問題造成項目失敗所占的比例很大的。
 
3、項目管理辦公室與項目文化解析
從項目管理的現狀我們不難發現,現階段項目管理還存在很大的問題,要想提高項目的成功率,絕不能忽視項目組織方面的因素。而要想更好地解決項目組織方面的問題,成立項目管理辦公室是必然的選擇。此外,另一個容易被大家忽略的問題就是項目文化,盡管現在人們已經認識到了項目管理的重要性,但是卻極少有人關注項目文化,忽視項目文化往往是造成項目失敗更為深層次的原因。
3.1 項目管理辦公室的功能及作用
3.1.1 項目管理辦公室的功能
PMO的功能主要有以下6種:開發和維護項目管理標準和方法、項目歷史文檔管理、提供項目行政支持、提供人力資源協助、提供項目管理咨詢和指導、提供或安排項目管理培訓。
3.1.2 項目管理辦公室的作用
項目管理辦公室是給項目進度報告、項目計劃、風險管理、第三方參與管理、動態控制、質量控制提供指導和輔助管理,使得項目計劃能夠得到切實有效的執行,減少項目風險。其邏輯結構圖如圖1。
 

從圖1可以看出,項目管理通過項目組的工作來完成。項目組包括項目經理、項目管理辦公室和職能部門分派到項目中工作的人員。其中,項目經理是核心,對整個項目負責,主要進行協調項目跨職能部門的工作,讓各部門朝著共同的目標努力,以及處理諸如經營上的問題、供應商的問題、員工的問題等一些項目中經常變動的情況。而涉及到項目的整體優化、個別計劃的研究、對項目現狀的分析等一些技術性的問題可以完全依賴于項目管理辦公室去實現。這樣,項目管理辦公室才會給項目經理提供最得力的支持,使其集中精力做好項目上的重大決策,引導項目達到預期的目標。
3.2 項目文化的功能及現實作用
3.2.1 項目文化的功能
在項目組織中,組織層級較少,管理幅度增寬,結構趨于扁平化,授予團隊成員更大的權力;同時,項目團隊的正規化程度較低,具有較小的組織剛性。這些都要求文化提供共同的價值觀體系,從而項目成員朝共同的目標努力。項目文化的功能主要體現在以下方面:(1)導向功能。指通過項目團隊成員行為的價值取向、行動目標和建立規章制度,使成員的個體思想觀念和追求與項目目標相一致,把實現項目目標變成項目團隊成員的自覺行動;(2)凝聚功能。以項目目標為凝聚點,團體意識為凝聚力,共
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