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企業如何應用PMO

時間：2018-12-28　　 來源：《項目管理技術》作者：北京華泰科信科技有限公司 郭斌
式(支持式PMO)作為起點,當發展到一定程度時(運作的成熟、項目管理價值的認可、模式限制的顯現等),再進行改進,擴展其職能,升級PMO的組織模式。如果組織的決策層對于項目管理的重視程度非常高,給予PMO的權限也足夠,也可以直接采用第三種模式(管理式PMO),但直接采用這種模式會對組織產生比較大的沖擊,碰到的阻力也會很大。
對PMO所需員工的數目及技能要求,將根據PMO在組織中扮演角色和職能的不同而發生變化。在支持式PMO中,方法論專家或一個項目助理將是足夠的。在一些復雜的模式下,可能還需要加入一些項目經理和行政人員。在一些大型的組織中,可能會有幾十個項目經理直接或間接隸屬于PMO,但PMO的大小一般會在5一20人的范圍內。
在某些情況下,當難以由專職的專家組成時,也可以采用一些虛擬組織(間接隸屬于PMO的專家)來執行某些功能,如:項目管理方法論的開發和選用,項目的審批等。PMO必須是靈活適合當前的組織結構,除非有很強大的資源、充裕的時間和巨大的支持來改變當前的組織結構。
PMO如何成功地發揮作用
在建立好了PMO之后,就需要讓PMO按照預定的權限和流程進行運作,在運作的過程中,應該注意以下事項 :
◆ 應該使項目管理在組織內部具有連貫性和穩固性,不能夠只是作為口號的宣傳或者是階段性的工作突擊。
◆ 能夠向組織的決策層、職能經理及員工展示項目管理的價值。這些人是PMO運作的利益相關者,只有這些人的真正支持,才能夠配合PMO的運作,起到PMO的作用。
◆ 能夠在項目經理和決策層之間,站在中立者的角度,客觀地來審視項目。
◆ 能夠平衡其作為項目控制者和項目支持者角色之間的關系。PMO的目的是為了保證項目實施的成功,而不是實現對項目人員和項目決策的控制機構。因此PMO不應該作為政策的強制執行機構出現,來管制項目的執行。應提供給項目經理一些可以使項目成功的經驗,預見性地去發現一些項目管理中的問題,來配合項目經理成功地完成項目。
◆ 可以根據情況,進行項目群管理,保證項目是按照最優化的方式來安排和選擇,能進行項目優先等級的排序,以實現組織的整體目標。
◆ 重視培訓和教育的作用。PMO應該為項目管理和實施人員提供系統的教育和培訓,以提高他們的項目管理水平。
◆ 應加強項目經理之間的溝通。可以采用定期的經驗交流會、研討會、問題解決會、時事通訊、富來兒(FLYERS—Fun Loving Youth En Route to Success)等多種形式,來加強項目經理間的溝通,提高項目經理的管理水平。
◆ 重視知識管理。PMO應該收集和管理項目執行的經驗和教訓,作為項目的歷史數據信息,作為今后組織的決策依據和項目執行的參考。
◆ 持續改進。應該根據現有方法論、流程、制度的應用情況和反映出來的問題,對其進行改進。這個過程應該是持續的,同時需要與其他組織進行比較(基準比較),發現自己的差距,以更加完善組織的項目管理標準。
在實施PMO時,上述事項是大家必須關注的。另外還有一些可能會導致運作失敗的內容,也不容忽視。下面我列舉一些PMO實施失敗的公司的經驗,供大家參考 :
(1) 不清楚什么是成功。
(2) 目標太高。
(3) 缺乏執行流程的管理層支持。
(4) 沒有區分清楚內部和外部的焦點。
(5) PMO的人員技能差。
(6) 缺乏資金的支持。
我們相信,經過大家的努力,PMO會在組織內部有一個健康和持續的發展,組織整體的項目管理水平能夠有所提高,組織能夠在當今激烈的競爭中脫穎而出,實現組織的目標。(本文于2004年發表于《項目管理技術》)
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