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充分發揮項目辦公室的作用

時間：2018-12-28　　 來源：《廣西商業高等專科學校學報》作者： 王悅 周影
漸發展,還可以具備其它職責,如JIT訓練、行政管理、項目經理席位、監督、咨詢、方法和標準。在這一階段,項目辦公室可以提供全部服務。
項目辦公室具體職能包括以下幾方面 :
1.充當內部控制和外部客戶的信息交流中心,進行內部和外部的聯系和溝通 ;
2.實施有效的控制,即控制時間、成本和績效,使其與合同要求相符 ;
3.對項目中的各項工作進行綜合;回避風險和不確定的因素 ;
4.確保各項計劃能順利執行,并確保各項工作的執行在授權范圍內以及得到財務支持。
項目經理和項目辦公室的最主要責任是對項目跨職能部門的工作進行綜合。各職能部門,如工程部門、研究開發部門、生產部門以及特定公司的分包商們,必須按同樣的要求、方案,朝著同樣的目標共同努力。而缺少這種跨部門的綜合正是導致項目失敗的最常見原因。
三、項目辦公室的作用
很多管理者試圖使運行不好的項目改變現狀,他們所面臨的問題大同小異:項目進度情況不清楚;最后結果不確定;擔心成本會增加等等。仔細分析導致這些問題的原因,主要有以下幾方面 :
1. 缺少綜合計劃;
2. 解決問題的程序差;
3. 工作標準不明、進度監督不利;
4. 用戶管理不當等。
這些因素看似屬于基礎項目管理領域,因而在日常的工作中并沒有得到應有的重視。項目經理整日忙于處理項目中各種變動的情況諸如經營上的問題、供應商的問題、員工的問題等等,不會有足夠的時間來優化整體計劃,研究個別計劃,聯系所有用戶或理清項目的現狀。這時便可以依賴項目辦公室,因為這些正是項目辦公室的職能和責任,項目辦公室做好這些事情就是對項目經理的最有力支持,使其能夠集中精力做正確的決策,引導項目達到預期的目標。
我們強調項目辦公室的作用,并不是要用這個組織來代替項目經理,項目辦公室與項目管理層的區別在于:項目辦公室的作用是促進績效的改善并使其得以實現,而項目經理則負有使項目產生收益的責任。項目辦公室提供框架而項目經理則依靠這個框架進行項目實施和控制。
項目辦公室還可以在以下方面提供指導和輔助管理:進度報告,項目計劃,風險管理,第三方參與管理,動態控制,質量控制等,項目辦公室這些方面的工作在于完成項目計劃并減少項目風險。
很顯然這些原則適用于不管大小所有的項目。雖說設立一個較大的項目辦公室支持一個小項目不合理,但項目辦公室的關鍵原則和目標仍然適用。(見圖二、圖三)
 

 

 
實踐中,項目經理和項目組會向項目辦公室提供各種信息,項目辦公室則與項目經理和項目組共同工作以識別工作中的問題和風險。比如項目辦公室可幫助避免如下問題 :
1. 雖然有信心及時執行項目計劃,結果卻沒有做到;
2. 項目組各自為政,沒有綜合計劃,發現問題為時已晚;
3. 工作完成的標準不清,導致項目拖期;
4. 因缺少指導標準而導致的盲目性。
可以看出,項目辦公室是項目管理中非常重要的一個環節,我們不能忽視和低估項目辦公室的工作,而應把它看作達到項目核心目的的復雜工程的重要手段,杰出的項目經理很少,不可能也不應該全部依靠項目經理。如果讓項目辦公室充分發揮其作用,配合項目經理和項目組中職能部門的人員把項目進行的各個方面、各個階段的工作綜合起來,協調起來,則項目在規定時間內,在預算范圍內高質量地完成就有了更切實的保證。
四、對項目辦公室的新要求
在信息時代和經濟全球化的今天,對項目辦公室的要求也在逐步增加。這主要體現在以下幾個方面 :
1. 根據美國斯坦迪集團對項目失敗情況的調查,80%的項目失敗都使人們更加關注項目辦公室對項目經理的幫助。
2. 項目的復雜性隨技術的發展而增加。用臺式電腦調出用戶服務器中的解決方案要遠比將固定的終端連接到主機上復雜得多。調出解決方案的細節要求協調、計劃并安排日程,項目辦公室協助項目經理完成這一重要的任務,而不致使項目經理們陷入細節的漩渦。比如,一家聯邦代理公司最近在項目承包書中要求承包人在兩年內在一百個以上的地點提供一千九百個局域網,四萬八千臺不同型號的服務器。該代理公司還要求施工只能在周末完成,而且設備不能在現場進行裝配,這更增加了工程的難度。項目經理需要項目辦公室協助處理這樣的規劃細節問題,否則他手中其它重要的任務就無法完成了。
3. 項目經理必須在項目的生命周期中履行一系列職責,最重要
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