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充分發(fā)揮項(xiàng)目辦公室的作用

時(shí)間：2018-12-28　　 來源：《廣西商業(yè)高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)》作者： 王悅 周影
的就是確保項(xiàng)目的順利發(fā)展并影響他人。項(xiàng)目經(jīng)理不會(huì)有時(shí)間將數(shù)據(jù)輸入到最新的項(xiàng)目管理軟件中去,并對(duì)其進(jìn)行利用與排列,這是項(xiàng)目辦公室的責(zé)任。項(xiàng)目經(jīng)理必須了解行程安排、預(yù)算制訂以及資源配置的工具,必須清楚項(xiàng)目的進(jìn)度,但又不能陷入過細(xì)的數(shù)據(jù)中。如果項(xiàng)目經(jīng)理不把數(shù)據(jù)、情況及變化的創(chuàng)造工作安排給項(xiàng)目辦公室的話,整個(gè)項(xiàng)目都可能歸于失敗。那樣的話,項(xiàng)目經(jīng)理也就要放棄其重要的領(lǐng)導(dǎo)、談判及維護(hù)客戶關(guān)系等職責(zé)。
4. 由于項(xiàng)目管理中培養(yǎng)出越來越多的專業(yè)人員和項(xiàng)目管理專家,越來越多的大學(xué)開設(shè)了項(xiàng)目管理的高級(jí)課程,項(xiàng)目管理軟件層出不窮以及公司規(guī)模小型化等,都使項(xiàng)目管理吸引了越來越多的注意力。很多用戶都提出要求,讓項(xiàng)目管理進(jìn)行反饋。“相信我”的年代已經(jīng)過去了。顧客們要親眼看到詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃與進(jìn)度表,還希望承包商按照所遞交的議程進(jìn)行管理。這些因素增加了項(xiàng)目經(jīng)理的額外負(fù)擔(dān)。項(xiàng)目經(jīng)理需要制訂詳細(xì)的計(jì)劃、進(jìn)程表,規(guī)劃資源分配情況及匯報(bào)各種情況,但這不僅僅是他一個(gè)人的責(zé)任,項(xiàng)目辦公室應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完成這些職責(zé)。
五、全球項(xiàng)目辦公室的出現(xiàn)
近來,跨國(guó)大公司中已產(chǎn)生了虛擬團(tuán)隊(duì),虛擬團(tuán)隊(duì)進(jìn)行的是全球性的項(xiàng)目,其成員分布在不同地區(qū)。項(xiàng)目辦公室必須能夠處理這一日益增多的現(xiàn)象。很多公司的項(xiàng)目辦公室都為虛擬團(tuán)隊(duì)提供了可使其有效運(yùn)營(yíng)的環(huán)境與工具,從而在為虛擬團(tuán)隊(duì)提供原動(dòng)力方面起到很大的作用。
我們將生活在一個(gè)越來越虛擬化的世界中。我們將不必去商店采購,而可通過郵購單定購;我們將不必去銀行排隊(duì),在家里的電腦進(jìn)行電子轉(zhuǎn)賬;我們也已過了鴻雁傳書的年代,使用傳真進(jìn)行聯(lián)絡(luò);在拉丁美洲工作的人可以通過電視會(huì)議與在歐洲的同事會(huì)面。科技為我們提供了與他人交流的機(jī)會(huì),不管對(duì)方在哪里,都可以便宜、迅捷地進(jìn)行聯(lián)系。我們對(duì)于科技利用得越多,我們就越發(fā)認(rèn)識(shí)到地理?xiàng)l件不能真正束縛我們的活動(dòng)。
如今,虛擬項(xiàng)目和全球項(xiàng)目辦公室在發(fā)達(dá)國(guó)家已成為現(xiàn)實(shí)。比如,八十年代后期,美國(guó)數(shù)字設(shè)備公司首先邁出了這方面的第一步,將位于新英格蘭的總部、得克薩斯州的生產(chǎn)部門與加利福尼亞州的設(shè)計(jì)部合為一體,實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的集中,盡管起初技術(shù)條件的限制阻礙了虛擬團(tuán)隊(duì)的運(yùn)行,但現(xiàn)在這些限制已大部分都不存在了。
如今項(xiàng)目的焦點(diǎn)問題已從技術(shù)可行性的競(jìng)爭(zhēng)轉(zhuǎn)到了處理管理問題方面的能力上。有些執(zhí)行虛擬項(xiàng)目所面臨的挑戰(zhàn)是顯而易見的。比如,如何解決居住在不同時(shí)區(qū)的團(tuán)隊(duì)成員的問題?這對(duì)于居于北京與上海的團(tuán)隊(duì)來說問題不大,但對(duì)于分散在重慶、俄羅斯、巴基斯坦和沙特阿拉伯的團(tuán)隊(duì)來說可能就造成很大困難。再者,就是對(duì)在同一地點(diǎn)生活、為統(tǒng)一組織工作的團(tuán)隊(duì)而言,建立一支有效的團(tuán)隊(duì)都是一件很困難的事,考慮一下要在遍布全球的各個(gè)國(guó)家建立起這樣一支隊(duì)伍還要困難多少倍。
其它有關(guān)全球虛擬團(tuán)隊(duì)的挑戰(zhàn)就更加微妙了。舉例而言,如何確定分散在各地的團(tuán)隊(duì)成員有著相同的競(jìng)爭(zhēng)力,并對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)行有著一致的恰當(dāng)理解?在團(tuán)隊(duì)成員來自不同文化背景、分別有著不同的教育水平和不同的世界觀時(shí),這個(gè)問題就更加復(fù)雜了。
技術(shù)的巨大進(jìn)步使全球項(xiàng)目辦公室成為可能。運(yùn)用今天的計(jì)算機(jī)與遠(yuǎn)程通訊技術(shù),跟遠(yuǎn)在一千公里以外的人共事與跟隔壁某間辦公室里的人共事,并沒有多大區(qū)別。電話、電視會(huì)議、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)、企業(yè)網(wǎng)、特快專遞等關(guān)鍵技術(shù)使全球項(xiàng)目辦公室可以正常運(yùn)作。
在經(jīng)濟(jì)全球化的浪潮中,建立現(xiàn)代企業(yè)制度,使企業(yè)的組織和管理制度適應(yīng)于現(xiàn)代的項(xiàng)目管理,這不僅可以使我國(guó)企業(yè)的管理與國(guó)際上先進(jìn)企業(yè)的管理接軌,切實(shí)推進(jìn)企業(yè)管理尤其是項(xiàng)目管理進(jìn)步,而且是面對(duì)加入WTO必須迎接的新挑戰(zhàn)。隨著國(guó)際投資不斷增加,全球經(jīng)濟(jì)一體化的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,對(duì)我國(guó)的項(xiàng)目管理提出了越來越高的要求。聯(lián)合國(guó)的項(xiàng)目投資,世界銀行(亞行)項(xiàng)目,無一例外的都要求用項(xiàng)目管理的方法進(jìn)行管理,我國(guó)目前的項(xiàng)目管理已經(jīng)開始起步,可以預(yù)期在未來幾年會(huì)有較快的發(fā)展。
參考文獻(xiàn) : 
1. Sally Bernstein. Project office in practice. Project management journal; Sylva; December2000; 
2.Project Management : a systems approach to planning, scheduling and controlling Published by John Wiley ＆Sons,inc. U. S. A. in year 2001(本文于2001年發(fā)表于《廣西商業(yè)高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)》 作者：哈爾濱市財(cái)貿(mào)職工大學(xué)
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