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項(xiàng)目管理辦公室(PMO)——實(shí)現(xiàn)企業(yè)化項(xiàng)目管理的戰(zhàn)略選擇

時(shí)間：2018-12-28　　 來(lái)源：《項(xiàng)目管理技術(shù)》作者：天津理工大學(xué) 楊侃 中國(guó)建筑發(fā)展有限公司 羅江
可以被組織利用?項(xiàng)目計(jì)劃和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃如何統(tǒng)一?這些都是要求被調(diào)和的交又部分。另外,我們可以看到PMO不僅可以確定預(yù)期的項(xiàng)目是否符合公司全部的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和目標(biāo),它還可以評(píng)估項(xiàng)目利潤(rùn)、組織付出的能力和資源與項(xiàng)目投資回報(bào)的對(duì)比等。
PMO的功能
要想理解當(dāng)今的PMO,首先必須理解它所履行的職責(zé)和PMO在組織內(nèi)部是如何為項(xiàng)目管理服務(wù)的。這里我們大致把PMO的功能做了如下分類,當(dāng)然因?yàn)槊總€(gè)組織都是不同的,所以具體到每個(gè)單獨(dú)的PMO,有可能其履行的功能會(huì)有一些不同。
1.進(jìn)行項(xiàng)目報(bào)告
PMO在這個(gè)方面的主要職責(zé)是收集和整理項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn),提供給其他項(xiàng)目分享。通過(guò)參與各個(gè)項(xiàng)目的會(huì)議,總結(jié)和分享不同領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)、技術(shù)及經(jīng)驗(yàn),形成可再利用的支持能力,讓知識(shí)管理在日常運(yùn)作中能被落實(shí)。進(jìn)行項(xiàng)目報(bào)告這一職能又可進(jìn)一步分為 :
(1) 項(xiàng)目信息的起草與發(fā)布。
① 立項(xiàng)之初的信息發(fā)布。一個(gè)項(xiàng)目一旦立項(xiàng)后或者合同簽訂后,一般會(huì)給各職能部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布關(guān)于此項(xiàng)目的信息。在項(xiàng)目管理中通常叫做項(xiàng)目章程的發(fā)布。它包括項(xiàng)目的名稱、來(lái)源、目標(biāo)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的主要成員、合同號(hào)等。不同的組織和個(gè)人可能需要不同的信息,如領(lǐng)導(dǎo)層可能關(guān)注項(xiàng)目的目標(biāo)和合同額,財(cái)務(wù)部門(mén)可能只關(guān)注項(xiàng)目用錢(qián)的日期和合同號(hào)等。
② 實(shí)施過(guò)程中的信息發(fā)布。根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況隨時(shí)向各項(xiàng)目干系人通報(bào)項(xiàng)目的狀況。這里的項(xiàng)目狀況可能包括項(xiàng)目的狀態(tài)如計(jì)劃、成本、質(zhì)量、時(shí)間等,也包括產(chǎn)品的狀態(tài),如技術(shù)、方案、問(wèn)題等。
(2) 項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告。
這可能是PMO最主要的職能之一。它包括項(xiàng)目計(jì)劃的索取、跟蹤以及跟蹤結(jié)果的發(fā)布。
① 項(xiàng)目計(jì)劃的索取。一旦項(xiàng)目立項(xiàng)之后,那么項(xiàng)目經(jīng)理就會(huì)制定一份項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)交給PMO,這一份項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)可能很粗糙,但必須包括幾項(xiàng)最重要的東西,即項(xiàng)目主要交付成果、項(xiàng)目的里程碑、完成的時(shí)間、預(yù)算的成本、主要的項(xiàng)目成員。有了這幾項(xiàng)就有了跟蹤的依據(jù)。
② 實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)行。根據(jù)項(xiàng)目的緊急程度制定跟蹤周期。對(duì)于時(shí)間比較長(zhǎng)的項(xiàng)目可能一個(gè)月檢查一次,對(duì)于時(shí)間比較短的,可能一周檢查一次。檢查的根據(jù)是項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)和客戶提交的資料。掙值分析是主要的方法之一。
③ 當(dāng)項(xiàng)目已經(jīng)超時(shí)或者超支或者接近危險(xiǎn)狀態(tài)時(shí)及時(shí)地通知相關(guān)人員。
④ 對(duì)一些特殊情況下的跟蹤。如原來(lái)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目市場(chǎng)人員的離職,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的解散,項(xiàng)目經(jīng)理的更替,項(xiàng)目從一個(gè)部門(mén)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)部門(mén),客戶的項(xiàng)目經(jīng)理的變更等。
(3) 項(xiàng)目的總結(jié)陳述。
總結(jié)陳述本來(lái)是必須做的,但在項(xiàng)目管理的實(shí)踐中,除非是非常大的項(xiàng)目,基本上是很少做的。其主要原因還在于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的臨時(shí)性,一個(gè)項(xiàng)目到最后,可能會(huì)指定一個(gè)人來(lái)維護(hù),他只參與了其中一部分工作,是不可能來(lái)做這個(gè)項(xiàng)目總結(jié)的。而設(shè)立PMO可以解決這一問(wèn)題,PMO可以根據(jù)自身掌握的資料來(lái)做這部分工作。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行很好的總結(jié),并幫助同類項(xiàng)目提高成功率和效率,降低成本。
2.進(jìn)行項(xiàng)目管理培訓(xùn)
培訓(xùn)是PMO的核心服務(wù)之一。實(shí)際上,在很多組織中,PMO的主要職責(zé)就是整理項(xiàng)目報(bào)告和進(jìn)行項(xiàng)目管理培訓(xùn)。一般來(lái)說(shuō),培訓(xùn)必須是全面的,并隨同PMO的其他服務(wù)一起提供。
在正常情況下組織內(nèi)應(yīng)該有較多的項(xiàng)目工作人員作為開(kāi)展培訓(xùn)的基礎(chǔ),并且需要把培訓(xùn)作為項(xiàng)目管理能力戰(zhàn)略投資的一部分。如果PMO所在的組織是小型的,可以對(duì)自己的培訓(xùn)模式和內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏p少。根據(jù)PMO setp提供的建議,PMO在組織中提供項(xiàng)目管理培訓(xùn)的步驟應(yīng)該是遵循下面的建議 :
(1) 定義、開(kāi)展、繼續(xù)和提高PMO的培訓(xùn)戰(zhàn)略。
(2) 定義、開(kāi)展、繼續(xù)和提高項(xiàng)目管理培訓(xùn)課程。
(3) 定義、開(kāi)展、繼續(xù)和增設(shè)項(xiàng)目管理培訓(xùn)課程必要的種類,并且從外部資源中識(shí)別和獲得這些課程。
(4) 確定培訓(xùn)的進(jìn)度表。
(5) 修訂和儲(chǔ)備培訓(xùn)工具。
(6) 適當(dāng)?shù)貫轫?xiàng)目管理分類。
(7) 必要時(shí)協(xié)調(diào)三方的培訓(xùn)課程。
(8) 評(píng)估培訓(xùn)成果、價(jià)值和效力。
(9) 提供相關(guān)參考資料。
(10) 保存關(guān)于培訓(xùn)的歷史記錄。
3.制定項(xiàng)目管理方法
項(xiàng)目管理方法是引用有關(guān)在項(xiàng)目的工作中某些方面的流程、方法、模塊、最佳實(shí)踐、標(biāo)準(zhǔn)、指導(dǎo)方針和政策等制定而成的。所有這些用來(lái)定義和管理項(xiàng)目的“方法”都會(huì)成為項(xiàng)目管理方法中的一部分。這個(gè)方法必須是能適應(yīng)業(yè)務(wù)變化需要的,并且必然要增加使用它的項(xiàng)目的價(jià)值。另外,隨著有利于項(xiàng)目管理流程的新的技術(shù)和方法的
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