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項(xiàng)目管理辦公室(PMO)——實(shí)現(xiàn)企業(yè)化項(xiàng)目管理的戰(zhàn)略選擇

時(shí)間：2018-12-28　　 來(lái)源：《項(xiàng)目管理技術(shù)》作者：天津理工大學(xué) 楊侃 中國(guó)建筑發(fā)展有限公司 羅江
第二階段的PMO能力。在這個(gè)模型中,處于任何一個(gè)階段的PMO都可以在組織的任何級(jí)別上開(kāi)展活動(dòng),滿足相關(guān)組織的需求,這比按照所分級(jí)別一級(jí)級(jí)提升PMO能力要重要得多。此外,識(shí)別相關(guān)組織所需要的大致的PMO能力是至關(guān)重要的。不是每一個(gè)組織都需要達(dá)到第五階段。事實(shí)上,對(duì)于大多數(shù)組織來(lái)說(shuō),第三階段的PMO即標(biāo)準(zhǔn)的PMO可能就已經(jīng)可以勝任了。
 

1.第一階段:項(xiàng)目辦公室(Project Office)
第一階段的PMO是項(xiàng)目監(jiān)控的基本單位。PMO是作為項(xiàng)目經(jīng)理的工作基地創(chuàng)建的,項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)實(shí)施一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目。它為組織提供專業(yè)的方法,在項(xiàng)目中廣泛應(yīng)用公認(rèn)的原則和首選的項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐。
第一階段的PMO執(zhí)行多種項(xiàng)目管理的基本職能,包括 :
(1) 通過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理的知識(shí)和技能,應(yīng)用最新的原則和技術(shù)去確保項(xiàng)目的成功完成。PMO致力于完成與項(xiàng)目目標(biāo)一致的可交付成果,并且管理每一個(gè)項(xiàng)目的成本、進(jìn)度和資源的利用。
(2) 作為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)執(zhí)行管理的直接界面。因?yàn)槎鄶?shù)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都可能有自己的技術(shù)核心,所以PMO會(huì)介紹項(xiàng)目管理的原理。這樣,PMO可以幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)結(jié)合他們的技術(shù)方法制定出確保項(xiàng)目和業(yè)務(wù)成功的項(xiàng)目管理方法。
(3) 從組織指導(dǎo)的角度應(yīng)用方針政策、標(biāo)準(zhǔn)和行政決定等方式對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行管理。在項(xiàng)目管理中,PMO同樣擔(dān)當(dāng)管理項(xiàng)目執(zhí)行和整合業(yè)務(wù)流程的角色。
(4) 作為最初級(jí)的項(xiàng)目監(jiān)管單位和最高級(jí)的技術(shù)監(jiān)管單位。雖然更高階段的PMO可以以命令推行的方式提出技術(shù)方法和流程,但執(zhí)行這些方法的還是項(xiàng)目辦公室。確實(shí),在這一級(jí)別下,對(duì)業(yè)務(wù)成果的強(qiáng)調(diào)較少,除非項(xiàng)目經(jīng)理有雙重職責(zé),同時(shí)服務(wù)于子項(xiàng)目管理和項(xiàng)目群總的管理。
2.第二階段:基礎(chǔ)PMO
第二階段的PMO即基礎(chǔ)PMO是涉及多重的項(xiàng)目管理和控制的PMO。它有整體的管理和控制多個(gè)項(xiàng)目的能力。
在有些行業(yè)中,這個(gè)階段傳統(tǒng)地被認(rèn)為是“項(xiàng)目群辦公室”,3M公司的一些大型的職能中心下面也設(shè)立了這樣的項(xiàng)目群辦公室。這些項(xiàng)目群辦公室可以作為項(xiàng)目經(jīng)理的工作基地。在相關(guān)的組織中可能存在多個(gè)基礎(chǔ)PMO一一一個(gè)基礎(chǔ)PMO有一個(gè)項(xiàng)目群經(jīng)理。然而,不是每一個(gè)項(xiàng)目群經(jīng)理都有獨(dú)立監(jiān)督項(xiàng)目建設(shè)的能力。因此,基礎(chǔ)PMO被假定為一個(gè)最高的項(xiàng)目管理體的權(quán)力中心,它在領(lǐng)導(dǎo)層和指派的項(xiàng)目群經(jīng)理的指導(dǎo)下完成它的任務(wù)。
在第二階段,由于強(qiáng)調(diào)對(duì)多個(gè)項(xiàng)目建立控制機(jī)制,基礎(chǔ)PMO執(zhí)行多種項(xiàng)目活動(dòng),包括 :
(1) 在相關(guān)的組織中,基礎(chǔ)PMO主要的職責(zé)是建立怎樣進(jìn)行項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)流程,這包括介紹普通項(xiàng)目管理工具、可重復(fù)的流程和最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),以及提出進(jìn)行全面項(xiàng)目管理的方法。
(2) 提供工具,以匯編總體成果,分析項(xiàng)目狀況,并在此基礎(chǔ)上識(shí)別項(xiàng)目進(jìn)展,進(jìn)行項(xiàng)目變更,評(píng)價(jià)項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理的成績(jī),確保項(xiàng)目目標(biāo)成功達(dá)成。
(3) 基礎(chǔ)PMO把項(xiàng)目管理作為一個(gè)專門的學(xué)科來(lái)介紹,包括描述可應(yīng)用標(biāo)誰(shuí),委派合格的項(xiàng)目經(jīng)理,授權(quán)和培訓(xùn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),以及對(duì)項(xiàng)目管理環(huán)境中主要利益相關(guān)者的職責(zé)進(jìn)行詳述。
3.第三階段 : 標(biāo)準(zhǔn)PMO
標(biāo)準(zhǔn)PMO由早期的基礎(chǔ)PMO演化而來(lái)。第三階段的PMO是PMO成熟度模型的核心,它描述了一個(gè)全面的完整的PMO的核心能力。雖然它繼續(xù)從事項(xiàng)目管理的監(jiān)督和控制工作,但是同時(shí)引入了一個(gè)新的焦點(diǎn),即在項(xiàng)目管理中優(yōu)化個(gè)人和項(xiàng)目績(jī)效。它的范圍涵蓋管理多個(gè)項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理,以及監(jiān)管或聯(lián)合一個(gè)或更多項(xiàng)目群經(jīng)理。
第三階段的PMO的職能是解決:①組織中如何把項(xiàng)目管理作為業(yè)務(wù)成熟的核心②提高項(xiàng)目管理能力③提高項(xiàng)目管理成熟度的問(wèn)題。第三階段的PMO有必要解決PMO中專職經(jīng)理的問(wèn)題,至少要有兩個(gè)額外的專職人員和有資格的兼職人員去協(xié)助PMO的計(jì)劃和執(zhí)行。此外,標(biāo)準(zhǔn)PMO的職能可以授權(quán)給一些兼職人員,可以讓項(xiàng)目中的其他參與者和有關(guān)組織業(yè)務(wù)單元的潛在參與者執(zhí)行PMO的職能。
標(biāo)準(zhǔn)PMO完成整個(gè)的項(xiàng)目管理的監(jiān)督和控制工作,同時(shí)強(qiáng)調(diào)在項(xiàng)目管理環(huán)境中引入流程和實(shí)踐支持。這些活動(dòng)包括 : 
(1) 作為項(xiàng)目管理的中心服務(wù)于相關(guān)的組織,它的定位是:業(yè)務(wù)單元的項(xiàng)目管理資源中心,專業(yè)的實(shí)踐推動(dòng)者和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員,項(xiàng)目參與者(資源經(jīng)理、客戶和賣主)的協(xié)調(diào)者和合作者。
(2) 作為業(yè)務(wù)環(huán)境和項(xiàng)目管理環(huán)境之間的界面。標(biāo)準(zhǔn)PMO應(yīng)該制定適當(dāng)?shù)恼吆蛨?zhí)行向?qū)б源龠M(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行成果到項(xiàng)目目標(biāo)的轉(zhuǎn)化。
(3)作為項(xiàng)目管理流程設(shè)計(jì)的推動(dòng)者和優(yōu)秀項(xiàng)目管理的催化劑。這類活動(dòng)包括:探索用來(lái)確保項(xiàng)目成功的項(xiàng)目
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