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項(xiàng)目管理辦公室在研發(fā)組織中的應(yīng)用研究

時(shí)間：2019-11-28　　 來(lái)源：《項(xiàng)目管理技術(shù)》 卜倩倩等
領(lǐng)域是什么。在研發(fā)組織中，由于項(xiàng)目和業(yè)務(wù)組織的復(fù)雜性，兼職的項(xiàng)目管理工作已無(wú)法滿足需求，傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方法雖然能夠有效跟蹤并在一定程度上控制已制訂計(jì)劃的項(xiàng)目，但是在處理突發(fā)事件、適應(yīng)技術(shù)和領(lǐng)域不斷變化的情況等方面能力較弱，對(duì)于提升研發(fā)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)成功率的作用是有限的。在研發(fā)組織中引入PMO，可以為組織提供最好的工具、技術(shù)、企業(yè)共享經(jīng)驗(yàn)及項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)。因此，PMO能夠提供專業(yè)的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)與豐富的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)是研發(fā)組織中需要引入PMO的最主要的原因。
4.研發(fā)組織中搭建PMO的步驟
在確定需要在研發(fā)組織組織中搭建PMO后，下一步就是著手PMO的搭建。搭建組織PMO的過(guò)程本身就可以被視為一個(gè)具有啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾的項(xiàng)目過(guò)程(圖2)。每個(gè)階段都需要有交付成果的輸出，作為其他階段的輸入。
4.1啟動(dòng)階段
啟動(dòng)階段定義了一個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)始。此階段需要制定一份文件，即項(xiàng)目章程，且需得到正式批準(zhǔn)。該階段旨在明確項(xiàng)目邊界、確立項(xiàng)目經(jīng)理的地位、授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理可以動(dòng)用的組織資源。
4.1.1定義研發(fā)組織對(duì)PMO的需求
相較于關(guān)注方法、過(guò)程和模板，應(yīng)當(dāng)首先關(guān)注理解組織的遠(yuǎn)景、戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)目標(biāo)。通過(guò)對(duì)組織的項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行深刻理解，PMO可以確定需要實(shí)施的最佳方式，以確保使用有效且高效的項(xiàng)目管理手段，適應(yīng)組織戰(zhàn)略。同時(shí)，項(xiàng)目章程中需明確規(guī)定PMO與組織戰(zhàn)略的結(jié)合，并獲得高層管理者的支持。
4.1.2定義PMO的成功標(biāo)準(zhǔn)與可測(cè)量的項(xiàng)目目標(biāo)
定義一組可以度量PMO性能的標(biāo)準(zhǔn)非常重要。度量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該以組織的使命和戰(zhàn)略的目標(biāo)驅(qū)動(dòng)為依據(jù)，確保一致。可測(cè)量的指標(biāo)一般包括進(jìn)度評(píng)估、成本評(píng)估、管理團(tuán)隊(duì)評(píng)估、PMO類型評(píng)估、交付成果評(píng)估等。特別地，在研發(fā)組織中的PMO更應(yīng)在創(chuàng)新激發(fā)、創(chuàng)新指標(biāo)確保等方面進(jìn)行特別定義。在定義項(xiàng)目指標(biāo)時(shí)，PMO項(xiàng)目發(fā)起人與高層管理人員應(yīng)該參與，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)向其匯報(bào)機(jī)制、工具及進(jìn)度。
4.1.3確保獲得高層管理者的支持
在研發(fā)組織中建立PMO組織，其成功的一個(gè)關(guān)鍵因素是項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)與各職能部門特別是研發(fā)部門的協(xié)調(diào)與合作。這就要求PMO建設(shè)項(xiàng)目得到最高管理層的承諾，并支持PMO項(xiàng)目。
在研發(fā)組織中，建立PMO的初衷是提高研發(fā)效率，并在范圍、時(shí)間、預(yù)算范圍內(nèi)成功交付研發(fā)成果。因此，在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，應(yīng)該在項(xiàng)目章程中明確項(xiàng)目的各種假設(shè)條件與可能的制約因素，提前進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理、預(yù)算管理及里程碑管理。同時(shí)，了解組織的文化和規(guī)范將有助于建立更好的溝通機(jī)制，推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程。因此，需要深刻理解組織過(guò)程資產(chǎn)及事業(yè)組織因素。
4.2規(guī)劃階段
規(guī)劃階段是在項(xiàng)目章程的基礎(chǔ)上進(jìn)一步明確項(xiàng)目范圍、定義和優(yōu)化項(xiàng)目目標(biāo)，為項(xiàng)目的順利完成制定具體的行動(dòng)方案。
4.2.1定義具體PMO的結(jié)構(gòu)
不同的PMO類型提供了不同標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理方法、過(guò)程及管理支持的服務(wù)。且根據(jù)企業(yè)對(duì)PMO的戰(zhàn)略需求進(jìn)一步明確PMO類型，以保證PMO功能與組織的戰(zhàn)略和目標(biāo)保持一致。在研發(fā)項(xiàng)目初期，可以使用簡(jiǎn)單的PMO類型，其服務(wù)僅限于特定的項(xiàng)目;隨著組織項(xiàng)目管理實(shí)踐的逐漸成熟，則可以切換到更為成熟的PMO類型。但是在PMO建設(shè)階段，應(yīng)該確定組織所需的PMO模型及必要的切換周期與方式。總之，構(gòu)建一個(gè)具體的PMO邏輯結(jié)構(gòu)對(duì)于組織的成功至關(guān)重要，因?yàn)槠涠xPMO運(yùn)行的具體方式以及PMO架構(gòu)下如何與其他部門的人相互交流。
4.2.2定義PMO的項(xiàng)目管理方法與流程
包括項(xiàng)目管理過(guò)程、模板、指導(dǎo)方針和策略。方法和過(guò)程不必特別嚴(yán)格，但必須能夠適應(yīng)業(yè)務(wù)和組織不斷變化的需求。方法需要能夠?yàn)轫?xiàng)目增加價(jià)值，且考慮其與現(xiàn)階段過(guò)程和方法之間的集成。在研發(fā)項(xiàng)目中，尤其需要定義流程和方法在研發(fā)體系框架下的實(shí)現(xiàn)方式，再通過(guò)若干個(gè)服務(wù)項(xiàng)目部署到組織中，進(jìn)而對(duì)研發(fā)項(xiàng)目的結(jié)果進(jìn)行監(jiān)控與評(píng)估。
4.2.3確定PMO的人員及數(shù)量
PMO需要根據(jù)所需服務(wù)的人員類型、數(shù)量和已確定的PMO類型，確定PMO所需的人員。PMO人員類型包括項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目管理人員。隨著PMO職能范圍的擴(kuò)大，所需PMO人員的數(shù)量與層次也在增加。
4.3執(zhí)行階段
執(zhí)行階段通過(guò)協(xié)調(diào)項(xiàng)目資源，整合并實(shí)施項(xiàng)目活動(dòng)，完成規(guī)劃階段確定的工作。在PMO搭建的執(zhí)行階段，通過(guò)向研發(fā)組織所有成員提供培訓(xùn)，確保搭建PMO的任務(wù)、目標(biāo)、過(guò)程及需要推廣的模板和框架得以整合，組織內(nèi)成員相互連接，確
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