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從天士力管理實踐探討項目辦公室的作用

時間：2018-12-27　　 來源：《項目管理技術》作者：天士力制藥股份有限公司 李丹
摘要：很多企業在推行項目化管理時，總會遇到這樣或那樣的問題，解決這些問題的關鍵之處，是必須在企業內打造一個健全的項目化組織系統，而這個組織系統的核心，就是項目辦公室。在此以天津天士力制藥股份有限公司項目辦公室的組織結構和角色職責為例，與讀者共同探討項目辦公室在企業項目化各階段中的重要作用。
關鍵詞：項目辦公室；項目分級；多項目管理生命周期
0. 引 言
項目辦公室（ProjectOffice）是企業項目管理（EPM）中常用的組織形式，來源于20世紀中期的大型軍事項目。今天，隨著各行業努力壓縮產品生命周期、降低成本，并提高其可交付成果的質量，企業越來越多地求助于項目管理，項目辦公室也越來越受到重視。
企業項目管理辦公室的使命是通過成功地管理企業內的多項目，提高企業核心競爭能力，從而比競爭對手更好、更快、更省地推出新的產品或服務，使企業獲得永續發展。在現實中，很多組織的各職能部門并沒有真正地明白自己的使命，而是不斷地追求各自局部利益的最大化，但實際上企業利益的最大化并不是各個局部利益最大化的簡單加和，而是基于整個企業的。因此，不應該把項目辦公室設成一個官僚機構，也就是說，項目辦公室的成員不應該每天坐在辦公室里等待信息，而應該主動地到現場去管理，這一點非常關鍵。
1. 項目辦公室的組織結構
建立項目辦公室的目的是管理好項目，而能夠管好項目則是選擇項目辦公室成員的關鍵。在項目辦公室設計之初就應該考慮其基本工作內容，并為這些工作內容招募相關的人員，運行一段時間后再根據工作內容的變化對人員進行調整，當工作內容增加不多時，應該首先考慮利用現有的人員消化掉這些工作，其次再考慮增加新的人員，以保證團隊的穩定性及和諧性。“做正確的事”和“把事情做正確”兩者都是重要的，而前者是基礎，比后者更重要，基于此對天士力制藥項目辦公室的基本工作進行了定義，即項目的選擇評估工作和項目過程監控工作，而對項目過程的監控，主要是靠信息管理工作。據此，構建了天士力制藥項目辦公室組織結構，如圖1所示。
 

 
圖中陰影部分即是項目辦公室的結構，可以看出：項目辦公室受總經理的直接領導，項目辦主任向總經理匯報工作；項目辦公室分為兩個團隊：項目管理專家團隊和項目信息管理團隊。
項目管理專家團隊是組織中項目管理的智囊團，負責建立和維護企業多項目管理程序，按程序進行多項目的選擇和評估，對項目團隊進行培訓和內部資格認證，為各項目合理配置和協調資源，為各項目提供咨詢與指導，進行多項目驗收和獎勵，并對項目進行后評價等工作。項目信息管理團隊為保證正確的決策提供必要的信息，其成員來自公司中的各個部門，根據公司項目的分級不同，負責收集項目信息，監督項目執行，并作為項目辦公室設置在各部門的信息點，傳達貫徹項目辦公室的各項要求。
天士力制藥的項目辦公室是一個跨越各職能部門的矩陣式組織，對公司所有項目進行管理，向總經理報告工作，其成員均為兼職。
2. 項目辦公室中的不同角色
2.1 項目辦主任
項目辦主任由總經理任命，一般為IPMP/PMP項目管理專家，直接受總經理的領導，負責協調其他項目管理專家以團隊方式開展工作，指導項目信息管理團隊工作，對公司所有項目工作進行管理，向總經理報告工作。具體包括：
（1）負責組織建立、運行和維護企業的多項目管理體系。
（2）負責組織開發各類管理模板，如項目計劃管理模板。
（3）負責組織開發企業多項目管理信息系統（PMIS）。
（4）負責組織開發和實施項目管理分級培訓課程，組織建立、運行和維護企業項目經理內部認證體系。
（5）負責指導信息團隊監控項目運行，根據運行和偏差情況定期向總經理匯報。
（6）負責組織相關專家對項目進行立項評估和項目驗收。
（7）負責組織每年度多項目的評獎工作。
（8）負責對所有項目進行總結和提煉，收集和整理經驗教訓。
（9）為企業提供有關項目管理的一切支持。
（10）對項目辦公室的日常工作負責，同時作為項目管理專家承擔其職能。
2.2 項目管理專家
從某種意義上講，項目管理專家并不受項目辦主任的直線領導，可能某些專家在組織中的行政級別比項目辦主任要高，但單單從項目管理
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