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從天士力管理實踐探討項目辦公室的作用

時間：2018-12-27　　 來源：《項目管理技術》作者：天士力制藥股份有限公司 李丹
這一方面，項目辦主任有權組織該團隊開展與項目管理有關的工作。項目管理專家協助項目辦主任開展工作，在企業項目生命周期的各個階段均起著重要的作用。具體包括：
（1）協助項目辦主任建立、運行和維護企業的多項目管理體系。
（2）參與多項目的選擇和評估工作，建議項目級別以及同級別項目的優先權順序，并就跨項目的資源分配提出建議。
（3）參與項目團隊的組建工作，指導項目經理按項目目標要求制訂項目的執行計劃，為時間和費用估計提供咨詢，協助項目團隊進行風險評估和量化。
（4）開發和實施項目管理分級培訓，參與項目經理的內部認證工作，為項目提供咨詢。
（5）參與多項目的驗收、評價及獎勵工作，提出候選的年度優秀項目清單。
2.3 公司項目信息員
公司項目信息員由項目辦主任任命，負責公司級（A級）項目的信息收集、傳遞與處理，負責組織協調各部門項目信息員開展信息管理工作，向項目辦主任匯報。具體包括：
（1）負責收集A級項目信息，管理A級項目檔案，制定A級項目里程碑的檢查表，監督A級項目的執行情況，向項目辦主任匯報。
（2）負責組織各部門項目信息員定期召開會議，了解各部門項目進展情況，收集建議和意見，并就各級項目的信息定期向項目辦主任匯報。
（3）按要求完成項目辦主任交辦的臨時事務。
2.4 部門項目信息員
公司各部門均設有部門項目信息員，這些成員的確定是由項目辦主任與每位職能部門經理進行協商后選擇的結果，部門項目信息員主要負責自己所在部門的部門級（B級）和小組級（C級）項目的信息收集、傳遞與處理，有關項目信息管理方面的工作直接向項目辦主任匯報，或在項目辦主任授權下向公司項目信息員匯報。具體包括：
（1）負責收集本部門的B級和C級項目信息，管理本部門B級和C級項目檔案，在項目驗收前向公司項目信息員移交項目檔案，制定本部門B級、C級項目里程碑的檢查表，監督本部門B級、C級項目的執行情況，向項目辦主任或公司項目信息員匯報。
（2）作為項目辦公室設置在各部門的信息點，協調項目辦公室與各職能部門之間的關系，傳達貫徹項目辦公室的各項要求。
（3）按要求完成項目辦主任交辦的臨時事務。
3. 項目辦公室在多項目管理各階段的作用
項目辦公室按照多項目管理生命周期的不同階段和項目的不同級別，開發了項目信息管理流程圖，明確了企業項目信息管理的工作程序和具體方法，實行標準化運作，采用表單的形式對項目立項、計劃、實施進度、關鍵點、變更、完成與驗收等方面進行統一管理和控制，如圖2所示。
 

3.1 多項目立項階段
該階段的主要任務是進行項目選擇、論證和優先權的評價。在這個階段，定義問題顯得特別重要，要解決什么問題，解決這些問題是為什么，一定要傳達深層次的含義，這樣有利于在項目執行過程中保持清醒的頭腦和允許一定的偏差。各級項目的申請程序可以向組織內的任何人開放，申請人提出立項需求后，由申請人所在部門的經理自行組織項目粗論證后上報各個系統，由系統組織預論證后報項目辦公室，最后，由項目辦主任組織召開公司年度的項目論證會，特邀總經理主持，采取擬任項目經理匯報的方式來確定該項目是否立項，匯報的內容包括：項目立項的意義及效益評價，項目的目標（包括交付物、交付物的性能描述、預計的工期和預計的費用），為達到項目目標而制訂的執行計劃（可以是初步的），項目的風險分析與應對措施等，項目只有在論證會上獲得半數以上專家的認可，才可以立項。對于已立項的項目，公司將給予資源支持，為了保證資源的合理配置，項目的優先級別必須清楚定義，原則上按A級、B級、C級的順序遞減，但是并不排除有些B級、C級項目由于涉及到企業的技術問題，而使其優先權上升的情況出現。多項目立項階段的工作流程，如圖3所示。
 

3.2 多項目計劃階段該階段的主要任務是項目經理通
過分析項目的目標及特點，確定資源需求，組建項目團隊，并組織項目團隊的關鍵成員對項目制訂詳細的執行計劃，執行計劃應該包括范圍計劃、組織計劃、進度計劃、資源計劃、風險計劃和溝通計劃等幾個方面，同時項目辦公室為了減少項目管理人員文檔操作的麻煩，在對全員進行項目計劃方面知識培訓的基礎上，提供相應的模板
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