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從天士力管理實(shí)踐探討項(xiàng)目辦公室的作用

時(shí)間：2018-12-27　　 來(lái)源：《項(xiàng)目管理技術(shù)》作者：天士力制藥股份有限公司 李丹
，對(duì)于A級(jí)、B級(jí)、C級(jí)項(xiàng)目，各自有不同的要求。
企業(yè)推行項(xiàng)目化管理經(jīng)常會(huì)遇到的一個(gè)問(wèn)題就是“變化”。有時(shí)項(xiàng)目計(jì)劃尚未完成，變化已接踵而至，而項(xiàng)目辦公室收到抱怨最多的就是對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃這一過(guò)程的抱怨，在推行項(xiàng)目化管理的初期，很多人，特別是B級(jí)、C級(jí)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，認(rèn)為計(jì)劃并不是項(xiàng)目真正的工作，傾向于跳過(guò)計(jì)劃階段而直接開(kāi)始他們所認(rèn)為的項(xiàng)目真正的工作。針對(duì)這種情況，通過(guò)組織相關(guān)的會(huì)議與培訓(xùn)，闡明了項(xiàng)目辦公室的觀點(diǎn)，即計(jì)劃是項(xiàng)目管理的基本組成部分，沒(méi)有有效的計(jì)劃，任何項(xiàng)目的失敗幾率都將大增，計(jì)劃事實(shí)上是一張道路交通圖，指引人們從當(dāng)前的位置到達(dá)想去的地方。在某種程度上，好的計(jì)劃能夠減少完成項(xiàng)目的時(shí)間，即使算上計(jì)劃本身花去的時(shí)間。好的計(jì)劃減少了項(xiàng)目工作本身的不確定性，雖然項(xiàng)目工作不一定完全按照計(jì)劃進(jìn)行，但對(duì)工作進(jìn)行計(jì)劃可以考慮到可能的結(jié)果并給出必要的糾正措施。計(jì)劃可以使員工增加對(duì)工作的理解，提高效率。另外，通過(guò)提高員工的計(jì)劃能力，為組織培養(yǎng)了人才，在管理大型項(xiàng)目時(shí)可以應(yīng)用相應(yīng)經(jīng)驗(yàn)。
在計(jì)劃階段應(yīng)特別注意，項(xiàng)目計(jì)劃的制訂必須有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參與，而不是項(xiàng)目經(jīng)理獨(dú)自一人在辦公室做出來(lái)的。同時(shí)，當(dāng)項(xiàng)目計(jì)劃被制訂出來(lái)后，最好由項(xiàng)目中關(guān)鍵的利益相關(guān)方簽字確認(rèn)，以便于獲得項(xiàng)目成員的承諾及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持。當(dāng)項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)得到這些利益相關(guān)方的認(rèn)可后，項(xiàng)目經(jīng)理須將項(xiàng)目計(jì)劃報(bào)至項(xiàng)目辦公室進(jìn)行審批，并視項(xiàng)目的具體情況報(bào)總經(jīng)理審批，經(jīng)批準(zhǔn)后的項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)為正式的計(jì)劃書(shū)，項(xiàng)目辦公室將依據(jù)該計(jì)劃書(shū)與項(xiàng)目經(jīng)理簽訂內(nèi)部合同。多項(xiàng)目計(jì)劃階段的工作流程，如圖4所示。
 

 
3.3 多項(xiàng)目實(shí)施控制階段
該階段的主要任務(wù)是根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行執(zhí)行情況對(duì)比，檢查是否存在偏差，并對(duì)偏差及時(shí)處理。具體包括控制進(jìn)度和費(fèi)用，建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)，定期溝通，處理突發(fā)事件，以及控制項(xiàng)目的變更。在天士力制藥，標(biāo)志著項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)施與控制階段的基本事件是召開(kāi)項(xiàng)目的啟動(dòng)會(huì)議，在項(xiàng)目經(jīng)理組織召開(kāi)的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議上，要求項(xiàng)目組成員全體參加，項(xiàng)目經(jīng)理在啟動(dòng)會(huì)議上再次強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目的意義及項(xiàng)目目標(biāo)，介紹為保證目標(biāo)完成的工作分解的情況，并將每項(xiàng)工作的完成時(shí)間和負(fù)責(zé)人予以公布，明確項(xiàng)目信息的流轉(zhuǎn)及溝通方式。一般來(lái)說(shuō)，啟動(dòng)會(huì)議召開(kāi)之后，項(xiàng)目正式進(jìn)入運(yùn)行。
一旦項(xiàng)目已開(kāi)始，就應(yīng)該監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)展，以確保一切活動(dòng)都按計(jì)劃進(jìn)行。有效的項(xiàng)目控制的關(guān)鍵是及時(shí)、定期監(jiān)測(cè)實(shí)際進(jìn)度，并與計(jì)劃進(jìn)度相比較，如有必要立即采取糾正措施。在天士力制藥是通過(guò)對(duì)各個(gè)工作包的完成情況報(bào)告和各個(gè)里程碑控制點(diǎn)的完成情況報(bào)告來(lái)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃與執(zhí)行偏差分析的，并通過(guò)項(xiàng)目的會(huì)議記錄了解各項(xiàng)目的管理過(guò)程。在該階段，可能會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目偏離了原始目標(biāo)而發(fā)生的變更，也可能會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目因各種原因?qū)е碌闹兄?，公司允許這種情況的存在，只要變更或中止符合要求，并通過(guò)了正常的審批。多項(xiàng)目的實(shí)施控制階段的工作流程，如圖5所示。
 

 
3.4 多項(xiàng)目驗(yàn)收階段
該階段的主要任務(wù)是做好項(xiàng)目的收尾工作，包括管理收尾與財(cái)務(wù)收尾。具體要做好項(xiàng)目的驗(yàn)收準(zhǔn)備，由項(xiàng)目經(jīng)理組織召開(kāi)驗(yàn)收準(zhǔn)備會(huì)議，對(duì)項(xiàng)目的交付成果和項(xiàng)目文檔進(jìn)行自驗(yàn)收，對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中取得的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，并準(zhǔn)備向?qū)＜覉F(tuán)隊(duì)進(jìn)行匯報(bào)。項(xiàng)目辦公室將根據(jù)各項(xiàng)目的完成日期，不定期地組織召開(kāi)項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)議，已完成的項(xiàng)目必須隨時(shí)準(zhǔn)備接受項(xiàng)目辦公室的驗(yàn)收。多項(xiàng)目的驗(yàn)收階段的工作流程，如圖6所示。
 

 
3.5 多項(xiàng)目評(píng)價(jià)獎(jiǎng)勵(lì)階段
由項(xiàng)目辦公室對(duì)每年度獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置提出建議，交總經(jīng)理審核，獲準(zhǔn)后由項(xiàng)目辦公室組織召開(kāi)年度項(xiàng)目及項(xiàng)目經(jīng)理的評(píng)獎(jiǎng)會(huì)議，再對(duì)由會(huì)議評(píng)出的優(yōu)秀項(xiàng)目和優(yōu)秀項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)的目的在于引導(dǎo)員工，鼓勵(lì)其積極參與項(xiàng)目。B級(jí)或C級(jí)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，可能是普通員工，如果沒(méi)有承擔(dān)項(xiàng)目的機(jī)會(huì)，可能永遠(yuǎn)不會(huì)被企業(yè)的高層管理者所關(guān)注，從這種意義上講，精神獎(jiǎng)勵(lì)應(yīng)該高于物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，所以獎(jiǎng)勵(lì)金額并不高。每年度，項(xiàng)目辦公室還會(huì)選擇二三個(gè)已完成半年到一年的項(xiàng)目，組織相關(guān)的專家對(duì)其進(jìn)行后評(píng)價(jià)，后評(píng)價(jià)的目的是為了指導(dǎo)今后項(xiàng)目的
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