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基于建立 PMO 的科研項目管理機制探索與實踐

時間：2019-11-21　　 來源：《價值工程》 趙晨安 宋學峰 白銳
摘要：隨著我國對科研越來越重視，投入不斷增加，當前科研機構承接的科研項目呈現來源渠道多、類型差別大、多個項目同時開展等特點，伴隨出現項目延期、預算執行偏差較大等問題。針對此類問題，以“分析問題-提出方案-案例實踐-結論”的思路，提出在以項目管理辦公室（Project Management Office ,PMO）為管理主體基礎上，開展科研項目管理的幾種方法，供科研管理工作者參考。
關鍵詞：項目管理； PMO； 科研機構； PDCA 循環
0 .引言
自“十五”以來， 我國的科研項目管理全面實施以課題制為中心的組織管理制度[1]。按照課題制的管理要求，科研項目以“課題-子課題”或“項目-課題”兩種層級的管理模式開展。科研項目的管理既要從戰略上做好規劃立項，又要圍繞科研項目目標，從任務和預算上做好執行工作，按時按質完成，是對科研項目的整個生命周期（申報立項—制定計劃—組織實施—結題）的一個全過程管理。
不同于共性很強的工程類項目，每一個科研項目研究內容往往具有創新性。而從任務方面，科研課題又可以分為不同層級的“子課題”，對應不同的研究單元，研究任務帶有不確定性，這些因素都導致科研項目具有復雜性。由于這些不確定性和復雜性，以及研究的創新性，使整個科研項目目標達成具有風險[2]。而目前多個項目同時開展的情況，又給科研項目的管理提出了新挑戰。如何在多項目共同開展的情況下，保證項目目標按時按質完成，玩轉“拋球雜技”，是當前擺在項目管理人員前的課題。
1. 問題分析
1.1 項目來源渠道多，管理方式差別大
當前國家、部、省、廳、市等各級政府機構下達的科研需求越來越多，不同的項目來源和類型需要不同的研發模式和管理方式。以 CETC13 研究所為例，其在研的縱向課題類型近 20 種，而擔任項目負責人及成員的科研人員并不十分清楚其中的差別，在項目開展之初往往一頭霧水，這給項目順利實施帶來了很多困難，增大了項目管理的難度。
1.2 多個項目同時開展
目前科研機構的科研項目常常同時開展，多個部門共同參與，項目間存在人力資源、設備資源、空間資源等資源利用的沖突，項目交期也比較集中，這使項目內部的溝通和協調增加了難度。項目組與職能部門之間的矛盾也變得更加復雜化，各個職能部門要同時面對多個項目，這就涉及首先為哪個項目服務的問題，并可能導致職能部門與項目組之間的責任推脫和矛盾深化。這些問題都增加了項目管理的難度和復雜程度。
1.3 項目預算執行差
申請科研課題時，預算通常由科研人員自行編制，科研人員的經費預算觀念比較淡薄，忽視了預算編制與執行過程中的偏差，導致后續執行難度加大。而當前各類型的經費管理辦法繁多，要求也不盡相同，對于某些特定的支出科目，在實際操作中容易混淆。而據了解目前大部分科研機構自身的內部財務體系難以跟上日益新增的各類型項目要求，缺少針對性的內部財務制度建設，對科研人員編制預算難以提供指導。這些問題都造成項目立項后，預算執行效果不佳。
除上述幾種情況外，項目團隊往往重視申報立項工作，而對項目研究過程和節點把控不嚴，項目延期現象普遍；科研人員和預算經費執行脫節；此外還有項目立項階段論證不夠充分，導致后續的研究任務難以開展等尷尬情況。
2. 改進方案
2.1 建立健全項目管理辦公室（PMO）制度，統一組織運籌
美國項目管理協會（Project Management Institute，PMI）在項目管理知識體系指南（2008 年版）中對項目管理辦公室（Project Management Office， PMO）下了一個簡單的定義：項目管理辦公室是一個負責對所轄項目進行集中協調管理的組織部門，其職責可涵蓋從提供項目管理支持到直接管理項目[3]。作為一個組織部門，PMO 既可以作為操作性組織存在，也可以作為戰略部門。前者是指 PMO 可以負責不同項目間資源分配的具體執行工作，協助項目經理實現項目目標，后者主要是指 PMO 可以利用執行項目的大量信息協助制定公司戰略計劃。
PMO 的主要職能包括：建立一套符合實際的項目管理制度；編制年度、季度和月項目開展計劃；監督項目計劃完成情況，組織解決發現的問題，定期提供進展報告[4]； 組織對項目負責人項目知識、成本知識和財務知識的培訓；提供專業的財務保障，確保預算編寫規范準確；對計劃內的項目進行考核；從立項階段進行把關，并根據企業戰略確定項目資源利用優先級；項目的成果轉化和管理；檔案管理等等。其中，在確定項目開展優先級方面， PMO 應配合企業戰略部門，以自身的戰略方向，對項目的重要和緊急程度進行劃分，給出部署和建議。
事實證明， PMO 制度的設立可以建立一支項目管理的專業化隊伍，有效減輕組織內項目管理的壓力，排除項目潛在的問題點，提高項目執行效率，縮短項目周期。
2.2 精細化管理
近年來， 越來越多的科研機構將精細化管理引入到科研項目管理中，不少科研院所嘗試將科研項目精細化管理后，都收到不錯的效果。基于目前科研項目類型越來越多，各有各的研制特點，常規的全周期管理已經不能滿足日益增長的項目類型需求，必須對各類型項目進行分類，建立不同
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