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PMO在項目審查和監管中的職能分析

時間：2023-05-31　　 來源：《項目管理技術》
摘要:如未能建立科學的管理和決策制度及體系，項目組織可能會在項目監管和審查實踐中出現失誤。項目監管和審查活動貫穿項目管理始終，項目管理辦公室(PMO)應在項目的各個階段設置若干個監控環節，對重要項目工作進行監控，及時發現問題，并指導項目團隊解決問題。根據PMO的職能特點，深入分析建議書和可行性報告等重要文檔的審查職能，闡述PMO的監管職能，以期提高PMO項目管理水平和效率。
關鍵詞:PMO;項目監管;項目審查;職能分析
0.引言
項目管理辦公室(PMO)可根據多方面的分析和判斷，綜合做出項目管理決策。PMO負責決策能否啟動下一階段工作，當上一階段工作沒有完成而需提前啟動下一階段工作時更應如此。在階段控制的管理行動中，PMO應執行4個步驟:監督→控制→審查→決策。監督的目的是收集并理解信息;控制的目的是發現偏差，對偏差程度做出判斷;審查的目的是整合多個關注面的信息、挖掘問題原因、整合利益相關方利益、對項目情況做出判斷、形成結論或解決方案;決策的目的是就結論或解決方案達成共識并正式發布。
1.PMO在項目審查中的職能
1.1項目建議書評審
項目建議書評審重點關注的問題見表1。PMO根據評審意見決策是否正式立項，需要把評審會議的結果提交給公司決策層，得到決策層的簽字確認后方可正式宣布決策結果。如果決定不立項，則項目就此止步，組織不再為項目投入任何資源。不管是否立項，PMO都需要收集和記錄所有的項目信息，如立項申請、項目建議書、評審報告、決策理由等。同時，PMO還負責向項目發起人就決策結果進行解釋。
1.2項目可行性研究報告的評審
與立項評審相比，項目可行性評審關注的范圍更加廣泛，評審過程更加細致。PMO可把評審拆分為多個不同的評審專題，為每個專題組建專門的評審小組。項目可行性研究報告評審專題見表2。
1.3項目管理計劃評審
PMO在項目啟動和計劃階段的主要評審活動是針對項目管理計劃的評審，評審會議內容和評審結果分析見表3。
1.3.1項目績效報告審查
在項目實踐中，應按照PMO要求的績效管理方法表示項目績效信息。項目團隊可把項目中最嚴重的十大問題列舉出來，由PMO對十大問題清單的內容進行分析，判斷項目團隊是否有能力自己解決問題、糾正偏差;是否需要來自PMO的指導和建議。項目十大問題清單報告模板示例見表4。
PMO還可以把十大問題清單擴展為更為詳細的TOP10清單。TOP表示Threats(風險)、Opportunities(機會)和Problems(問題)。項目團隊應提交十大問題清單、十大風險清單和十大機會清單，目的是促使項目團隊前瞻性地看待項目，提醒項目團隊仔細甄別項目中潛藏的機會，擴大項目的預期價值。
最后一種方法就是項目團隊不能籠統地把項目中的十大問題列出來，而應把
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