PMO在項目審查和監(jiān)管中的職能分析

時間：2023-05-31　　來源：《項目管理技術》

存在偏差的任務全部列舉出來，并按照偏差的嚴重程度進行排序，把偏差最大的任務排在第一位。采用這種方法能更加具體地向PMO和相關方展示是哪些任務的偏差造成了項目的偏差。如果某個任務的責任人屢次在任務列表中名列榜首，則項目經(jīng)理應幫助任務責任人從各個方面全面分析造成偏差的原因，并幫助責任人制訂個人績效提升計劃。項目存在偏差任務清單報告模板示例見表5。

1.3.2項目審查會議程序和要求

必須嚴格遵循項目審查會議主要程序，完成相應要求，具體示例分析見表6。

1.3.3適時組織項目走查

PMO應按照項目監(jiān)控間隔適時組織項目走查，并最大限度地降低走查過程對項目團隊正常工作的影響。項目走查過程通常包括文檔審查和相關方訪談兩部分。文檔審查內容和要求見表7。

相關方訪談并不意味著需要對所有的項目相關方進行逐個訪談。PMO可根據(jù)項目問題的事前分析評估，有針對性地選擇受訪人員，確定訪談名單。在走查過程中，PMO可根據(jù)實際情況臨時決定增加或減少受訪人員。PMO需要事先確定合適的訪談順序，采用從上到下(從管理層到獨立貢獻者)、從內到外(先項目團隊成員后外部相關方)的訪談方式;也可以采用相反的從下到上、從外到內的方式。后一種訪談方式可以避免權威偏見和先入為主，有利于PMO對項目狀況做出客觀中立的判斷。確定受訪人員名單和訪談順序之后，PMO要制定具體的訪談時間表(細化到小時)，并提前和被訪談人溝通，獲得認可。PMO可把受訪人員分為幾個小組，每個小組由一名PMO專家負責，這樣PMO就可以同時對多個相關方進行訪談，提高訪談工作的效率。

2.PMO在項目監(jiān)管中的職能

2.1監(jiān)管項目選擇過程

PMO擔當項目選擇和決策的角色。針對具體的項目立項申請，PMO舉行專家評審會議，進行小組決策。這種方式的過程較為復雜、費時費力，但具有一定的科學性，也兼顧了員工在組織中的心理安全感。在項目實踐中，PMO需要根據(jù)組織情況，確定合適的項目選擇步驟，并對每個步驟進行指導、管理和監(jiān)控。選擇步驟可與通用項目組合管理標準一致，也可結合項目實際情況進行適應性變動。PMO的項目選擇過程分析見表8。

2.2監(jiān)管項目績效

項目績效包含對過去執(zhí)行情況的總結和對未來執(zhí)行情況的預測。PMO在監(jiān)控項目績效時，既要全面，又要關注重點。比較科學的做法是把項目績效拓展為6個方面，分別是收益、范圍、進度、成本、質量和風險。為了提高決策效率，便于橫向比較，PMO要設置項目關鍵業(yè)績指標(KPI)，要求項目團隊在提交的績效報告中包含KPI。應參照對項目團隊的監(jiān)控周期設定績效報告提交周期。如果項目處于危機整改階段，應按周提供報告。編寫績效報告可以促使項目經(jīng)理和項目團隊更加主動地分析問題和解決問題。手工編寫的

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