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基于組織視角的項目管理辦公室探索

時間：2021-01-19　　 來源：《項目管理技術》付偉江 董平軍
行政人員的權力， 一方面來自組織職能需要， 以落實組織和高級管理人員的目標和決策; 另一方面來自人員本身的專業(yè)知識和技能。組織理論中的強制權力、獎勵權力、專家權力、感召權力適用于 PMO 中的權力結構。
5. 3 PMO 的權力演化
PMO 的權力演化路徑一般為: 參謀職權—職能職權—總控與參與決策職權。PMO 的職能主要有: 收集、整理、分析、發(fā)布項目信息， 為組織高級管理層提供決策參考信息， 主要是一種信息管理職能; 為高級管理層提供支撐組織項目整體運作的方案， 這是一種職能化的表現; 協(xié)助高級管理層整體控制與調整組織的項目體系， 并參與組織戰(zhàn)略制定。
6. PMO 的結構狀態(tài)
地位、職能、職位、權力是 PMO 的內部結構特性， 也是 PMO 組織的內在本質。PMO 組織的外部狀態(tài)特性描述如下。
6. 1 復雜性
PMO 的復雜性， 是指 PMO 的團隊、職位的分化程度， 包括橫向分化和縱向分化。
PMO 橫向分化為團隊、職位的多少， 取決于PMO 職能工作的專業(yè)分化程度。一般來講， PMO職能的專業(yè)分化程度越高， 對人員的專業(yè)資質要求越高， 橫向分化程度也越高。PMO 縱向分化為團隊、職位的層次越多， 縱向分化程度就越高。
PMO 發(fā)展的起步階段， 由于職能不夠健全，復雜度不高。而隨著 PMO 的發(fā)展， 其專業(yè)化程度越來越高， 尤其是專業(yè)化的制度、專業(yè)化的信息系統(tǒng)要求、專業(yè)化的任務與專業(yè)化的資源管理要求極大地提高了 PMO 的復雜度以及 PMO 職能執(zhí)行的不確定性， 并相應提高了對組織整合、溝通、控制、激勵等方面的要求。
6. 2 規(guī)范化
PMO 的規(guī)范化， 是指對 PMO 職能工作目標、工作人員、工作對象、工作原則、工作策略與方法、工作程序、工作工具、工作結果狀態(tài)、溝通與決策路徑等有明確的規(guī)定， 可以是成文的， 也可以是不成文的。
PMO 的事務性工作非常多， 其中包括許多行政管理性質的工作， 這些工作的常規(guī)化、一般化程度很高。因此， 提高 PMO 的規(guī)范化程度， 對提高 PMO 的工作效率非常重要。對 PMO 工作中的非常規(guī)化工作， 起初是通過 “一事一議”的方式解決， 后來逐步走向常規(guī)化、規(guī)范化。
6. 3 集權與分權
PMO 的集權與分權， 主要是指決策指揮權，即在縱向層級向上集中和向下分散 PMO 的權力。PMO 不宜過于分權， 否則會降低 PMO 的整體協(xié)調的管理效率， 進而降低整個項目體系的效率。但也不宜過于集權， 因為專業(yè)的 PMO 需要專業(yè)素質較高的人員， 這些人具有天然的決策權， 過于集權將降低決策的效率和專業(yè)水平。同時，PMO 中有很多工作需要敏捷決策， 如果過于集權， 權力層級將會制約職能發(fā)揮。
7. PMO 結構的影響因素
7. 1 環(huán)境不確定性
隨著內外部環(huán)境不確定性的增加， 需要更多的PMO成員應對這種不確定性。這不僅導致PMO 規(guī)模擴大、復雜性增加、分工細化、分權傾向提升， 還提高了對 PMO 的專業(yè)化要求。
7. 2 戰(zhàn)略
戰(zhàn)略決定組織的結構， 也常常影響 PMO 的結構。例如， 某組織采用成本領先化戰(zhàn)略， 組織追求效率， 那么 PMO 在生產作業(yè)單元就要更加制度化， 并加強成本管理。這些都將影響 PMO的職能以及職位和人員的配置。
7. 3 規(guī)模
組織規(guī)模， 主要是指其能夠調動的投入與產出方面的能力。通常， 組織的規(guī)模越大， PMO 的規(guī)模越大， PMO 分權的傾向也越大， 需提高規(guī)劃管理要求， 進行嚴格管控。
7. 4 技術
PMO 涉及的技術通常可以分為項目建構技術、專業(yè)管理技術、常規(guī)事務技術、信息化技術。
7. 4. 1 項目建構技術
項目建構技術主要指業(yè)務領域技術和工程( 服務) 技術。業(yè)務領域技術， 以業(yè)務領域劃分，如金融信息化項目， 需要金融學、金融工程領域的技術; 紡織工程項目， 需要紡織領域的技術;自來水工程項目， 需要給排水領域的技術。工程( 服務) 技術， 以具體行業(yè)技術領域劃分， 如金融信息化項目， 需要信息化領域的技術; 紡織工程項目， 需要建筑領域的技術; 自來水工程項目， 需要土木工程和建筑施工領域的技術。
項目建構技術的專業(yè)化程度越高， PMO 的人員專業(yè)化資質要求、團隊化和職位化程度、復雜度就越高， 分權的可能性、職能的規(guī)范化挑戰(zhàn)就越大。
7. 4. 2 專業(yè)管理技術
通常， PMO 被認定為技術管理部門， 因為需要用到多個學科領域的科學技術， 如通用管理學、組織學、系統(tǒng)學、心理學、行為學、統(tǒng)計學等。
專業(yè)管理技術的專業(yè)化程度越高， PMO 的人
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