摘 要：本文從項(xiàng)目管理辦公室（PMO）的基本內(nèi)涵出發(fā)，探討了PMO在以“項(xiàng)目”為主要工作組織方式的H研究所應(yīng)用過程中發(fā)揮的作用、具有的優(yōu)勢、取得的成效與存在的不足，從而實(shí)現(xiàn)為企業(yè)培養(yǎng)專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)，為業(yè)務(wù)部門定制化提供專業(yè)的項(xiàng)目管理流程，對(duì)各業(yè)務(wù)部門不同項(xiàng)目提供指導(dǎo)，進(jìn)行多項(xiàng)目管理，達(dá)到提高H研究所項(xiàng)目總完成率的目標(biāo)，同時(shí)也對(duì)存在的問題給出解決方法。H研究所屬于典型的科研院所，通過對(duì)其PMO模式的實(shí)踐研究和總結(jié)，能夠?yàn)橥惪蒲性核峁M向的借鑒。
關(guān)鍵詞：PMO；多項(xiàng)目管理；組織結(jié)構(gòu)；科研院所
一、項(xiàng)目管理中的PMO
（一）項(xiàng)目管理辦公室的定義
項(xiàng)目管理辦公室（PMO，Project ManagementOffice）是企業(yè)設(shè)立的一個(gè)職能機(jī)構(gòu)名稱，也稱作項(xiàng)目管理部、項(xiàng)目辦公室或項(xiàng)目管理中心等。PMO是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過程、運(yùn)作形式化和標(biāo)準(zhǔn)化的部門，是提高組織管理成熟度的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實(shí)踐和公認(rèn)的項(xiàng)目管理知識(shí)體系，并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)和行業(yè)特點(diǎn)，以此確保項(xiàng)目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹執(zhí)行。大多數(shù)PMO流程、方法和最佳做法都基于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)[1]。
（二）項(xiàng)目管理辦公室的職責(zé)
PMO關(guān)注與上級(jí)組織或客戶的整體業(yè)務(wù)目標(biāo)相聯(lián)系的項(xiàng)目或子項(xiàng)目之間的協(xié)調(diào)計(jì)劃、優(yōu)先級(jí)和執(zhí)行情況。其功能和作用可以分為日常型智能和戰(zhàn)略性智能。
1.流程制度建立
PMO負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理體系的建設(shè)和推廣，即項(xiàng)目管理的支撐環(huán)境，包括結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與組織的實(shí)際情況制定適合的體系架構(gòu)，建立并完善所需的標(biāo)準(zhǔn)、流程、方法、檢查表、模板、工具等，推行并指導(dǎo)項(xiàng)目管理體系使用。通過項(xiàng)目審計(jì)監(jiān)督項(xiàng)目管理體系的遵守程度和適用性，持續(xù)優(yōu)化項(xiàng)目管理體系，掌握行業(yè)項(xiàng)目管理專業(yè)工具，并選擇合適的工具進(jìn)行引入及運(yùn)用[2]。
2.財(cái)富累積和知識(shí)傳遞
PMO應(yīng)促進(jìn)資源、方法論、工具和技術(shù)的共享，包括在各個(gè)項(xiàng)目之間分享實(shí)踐案例、方法論、工具，在企業(yè)內(nèi)提供項(xiàng)目管理相關(guān)技能的培訓(xùn)，培養(yǎng)項(xiàng)目管理人員，使其不僅僅掌握相關(guān)流程、文檔、實(shí)施過程，也包括項(xiàng)目管理的各種軟技能，并對(duì)項(xiàng)目管理實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行積累，對(duì)組織資產(chǎn)進(jìn)行整理總結(jié)。核心是教會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理如何在PMO環(huán)境制度下統(tǒng)一進(jìn)行工作和歸檔。
PMO的跨項(xiàng)目職能使其接觸到更多的項(xiàng)目案例、優(yōu)秀實(shí)踐、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、工具等，PMO有責(zé)任將這些財(cái)富整理、積累并形成財(cái)富庫，在組織內(nèi)分享和推廣實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從專家角度影響整個(gè)企業(yè)的項(xiàng)目管理體系等。
3.咨詢服務(wù)
咨詢職能指PMO作為項(xiàng)目咨詢顧問，向各層級(jí)項(xiàng)目管理人員提供專業(yè)的咨詢服務(wù)，包括指導(dǎo)項(xiàng)目管理的最佳實(shí)踐和方法論的應(yīng)用，提供知識(shí)技能培訓(xùn)，對(duì)具體項(xiàng)目管理問題提供咨詢和指導(dǎo)等高級(jí)別的支持和服務(wù)。
4.項(xiàng)目全生命周期監(jiān)控
為了保證項(xiàng)目符合組織的業(yè)務(wù)目標(biāo)，PMO有權(quán)在每個(gè)項(xiàng)目的生命周期中充當(dāng)重要的相關(guān)方和關(guān)鍵決策者，包括監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展、識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和問題；向組織和項(xiàng)目提出建議；向管理者報(bào)告重要風(fēng)險(xiǎn)和問題；推動(dòng)項(xiàng)目交付，保證項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成；對(duì)跨項(xiàng)目的溝通進(jìn)行協(xié)調(diào)；對(duì)PMO所轄的全部項(xiàng)目的共享資源進(jìn)行管理；協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理解決遇到的問題；必要時(shí)終止項(xiàng)目。
PMO要深入了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，利用自身的管理經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目數(shù)據(jù)的偏差等去發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)和問題，提醒項(xiàng)目關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)，幫助項(xiàng)目分析影響、制定對(duì)策。PMO不能只置身于項(xiàng)目之外提要求，應(yīng)盡量幫助項(xiàng)目跨職能、跨項(xiàng)目協(xié)調(diào)資源，對(duì)于無法解決的問題可以尋求上層管理者的支持。推進(jìn)項(xiàng)目交付、幫助項(xiàng)目達(dá)成目標(biāo)。
5.人員培養(yǎng)
項(xiàng)目經(jīng)理必須深刻理解以五個(gè)項(xiàng)目過程組和四個(gè)項(xiàng)目生命周期為框架的項(xiàng)目管理流程。PMO應(yīng)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涉及項(xiàng)目策劃、范圍管理、成本管控、進(jìn)度把控等部分，進(jìn)而提升組織內(nèi)成員的管理能力。除了在硬核技術(shù)方面的培養(yǎng)，PMO也應(yīng)注重軟實(shí)力方面的培養(yǎng)，包括項(xiàng)目經(jīng)理的人際溝通能力、團(tuán)隊(duì)管理能力、問題解決能力等。通過“軟硬”結(jié)合，有助于支持更長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)，以實(shí)現(xiàn)贏利。
6.考核體系
在組織層面建立一套對(duì)項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理的考核體系，以便樹立標(biāo)準(zhǔn)、提升人員能力水平。對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的考核評(píng)價(jià)不僅僅包括項(xiàng)目管理方面，還包括技術(shù)能力、領(lǐng)導(dǎo)力、戰(zhàn)略意識(shí)等。PMO可以配合組織要求，提供項(xiàng)目管理方面的評(píng)價(jià)項(xiàng)和考核。