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基于PMO的企業項目管理組織結構的構建

時間：2019-02-13　　 來源：《時代經貿(中旬刊)》作者：武漢大學經濟與管理學院 陳鵬
【摘要】在過去的40年間,項目管理經歷了巨大的發展。面對眾多的項目,企業對其進行集成化的管理成為了項目管理領域研究的熱點,項目管理辦公室應運而生。然而,新的管理模式必然需要有適應的組織結構相配合,這就要求我們從新的角度(PMO模式)對企業的組織結構進行構建。
【關鍵詞】項目管理辦公室 企業組織結構
1.項目管理辦公室的產生
企業內有組織的活動分為兩類:一類是連續不斷、周而復始的活動,人們稱之為“作業”,它的運行規則是按照既定的規章制度簡單的、重復性的運行,雖然在每次運行中可能會遇到新的問題需要解決,但只是少量的。另一類是臨時性、一次性的活動,人們稱之為“項目”(projects)。根據美國項目管理協會(PMI)的定義:項目是一種被承辦的旨在創造某種特殊產品或服務的臨時性努力。而項目管理則是在項目活動中運用一系列的知識、技能、工具和技術,以滿足或超過相關利益者對項目的要求而進行的活動。
盡管項目管理被賦予科學的含義才短短四十年,作為一種先進的管理思想與方法,它已在實踐中顯示出強大的生命力。由于消費者需求的個性化增強、技術更新換代的提速、以及企業間競爭的加劇,直接導致了產品的多樣化程度大大增加,產品的生命周期大幅度縮短,以及企業對市場信息的反應速度也必須更加的迅捷。在這樣的背景下,一個企業動輒有十幾個項目在同時運作已經成為一種常態;然而,企業的資源往往是有限的,如何對這些項目的重要程度進行正確的甄別,并把有限的資源在這些項目間進行合理的分配,取得和公司戰略要求最相符合的績效,便成為了一個亟待解決的問題。
正是出于這種對項目進行集成化、系統化管理的迫切需要,項目管理辦公室(Project Management Office,PMO)應運而生,并且成為近年來學術研究以及企業實踐的熱點。
2.PMO的定義及其職能
由于對PMO的研究與實踐尚且處在不斷的發展之中,國外不同的組織對PMO的概念有不同的定義和理解。PMI把PMO定義為:PMO就是為創造和監督整個管理系統而負責的組織元素,這個管理系統是為項目管理行為的有效實施和為最大程度達到組織目標而存在的。美國Gartner公司認為PMO是一個組織為了集成所有的項目經驗而設計的一個共享資源,這種資源可以為組織的各個部分服務。筆者認為,PMO是一個企業的內部管理組織,它可以計劃和評價一個項目和項目群,并從本質上加強項目和項目群的控制和管理,與企業內部和業務部門溝通協調,確保項目獲得足夠的資源、實現既定的目標并實現與企業戰略目標的協同,確保企業向項目型的成功過度。
項目管理辦公室作為組織內部的一個共享部門,其發展歷程是一個不斷改進的進程,其形式對于它在組織中的職能將產生很大的影響:
2.1第一階段支持式PMO
在這種形式中,PMO作為項目管理制度和項目最佳實踐的收集者,將這些信息形成知識庫,供項目經理使用;為項目設計、管理、報告提供一套方便的工具和方法,但它不參與到項目的具體實施和控制中,也不為項目實施提供更深層次的支持服務;是作為項目的支持者和部分項目戰略決策者的角色出現的。
2.2第二階段標準PMO
它是支持式PMO的延伸,在這種形式中,PMO是一個持久的部門,有固定的員工。除了提供知識庫外,還為項目經理提供培訓和教育;開始負責一部分項目監督工作并管理高級別項目檢查與報告;采取一些主動的行為來共享一些跨職能部門的項目管理實踐,加強他們之間的溝通;開始嘗試實行多項目管理,但通常沒有能力進行決策建議。
2.3第三階段管理式PMO
管理式PMO是最持久和穩定的組織,它作為監控項目的內部顧問,擁有一些權威人士來評價、批準和監控企業的項目實施。此時,PMO的職能最全面,對于企業項目管理的影響也越大。企業中所有的項目都將被PMO直接管理和監控,甚至有時所有的項目經理都是共享的,PMO會根據企業項目的需要,將項目經理分配到項目中去。
在這種形式中,PMO對企業所有的項目進行管理,包括:評定項目范圍、分配項目資源、核實項目進度、費用、風險等。項目管理辦公室還進行高層次的項目群管理,根據企業的目標、資源狀況、收益預期等條件有效選擇項目等。
類似的,Gerard的PMO成熟度模型也能很好的解釋和展示PMO在職能上的這種漸進發展關系,是目前最流行的PMO成熟度模型。如圖1所示所示:
 

3.構建基于PMO的項目組織結構
綜上所述,PMO是為了滿足企業
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