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高效項目管理辦公室的建設

時間：2019-02-21　　 來源：《河南水利與南水北調(diào)》作者：許繼電氣股份有限公司 高春林
摘要：項目管理的價值和作用早已得到企業(yè)的普遍認可，越來越多的企業(yè)也開始意識到項目的成功應該被提升到組織層面上來進行管理。目前很多企業(yè)已經(jīng)建立了項目管理辦公室，然而由于項目管理辦公室在國內(nèi)發(fā)展時間較短，大部分處于摸索階段，在項目管理辦公室的運營與管理過程中，常常遭遇很多問題與困境。本文從項目管理辦公室的概念入手，分析了項目管理辦公室存在的問題及失敗原因，進而討論了如何建設高效的項目管理辦公室。
關鍵詞：項目管理辦公室；項目管理；高效；建設；項目經(jīng)理
項目是企業(yè)發(fā)展的載體，但是項目管理的現(xiàn)狀卻很難令人滿意。調(diào)查顯示，所有項目中有28%失敗，而另外46%也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，例如超期、預算超支或最終產(chǎn)品的特性和功能不足。這些失敗和挑戰(zhàn)可歸咎于未文檔化的項目管理方法、不受控的被動交付、不現(xiàn)實的預算或預期時間、多項目執(zhí)行無法有效監(jiān)控等。
隨著企業(yè)中項目數(shù)目的增加，項目失敗的風險也在增大，定義項目管理流程以及制訂指標和制度規(guī)范，以確保項目在預算內(nèi)按期保質(zhì)完成變得越來越重要。對于很多企業(yè)來說，那就意味著需要創(chuàng)建一個項目管理辦公室（Project Management Office, PMO）。如果部署得當，一個有效的項目管理辦公室可在戰(zhàn)術與戰(zhàn)略之間取得平衡，它能順暢地管理全部項目，并巧妙地利用資源，以最大限度地創(chuàng)造項目的價值。
項目管理辦公室已經(jīng)成為大部分企業(yè)不可或缺的職能部門。在西歐、澳洲等地，已有越來越多的企業(yè)設置了項目管理辦公室，世界500強企業(yè)更是如此。因為有了項目管理辦公室，組織將不再只是追求單個項目的成功，而是致力于追求全部項目的成功以及由此帶來的組織戰(zhàn)略的成功。研究表明，與已建立項目管理辦公室的公司相比，未能建立的公司有著雙倍的項目延期、超支以及失敗的惡果。
一、項目管理辦公室概念
 項目管理辦公室（Project Management Office, PMO）起源于20世紀50年代末至60年代初。在早期，項目管理辦公室的作用是對承包商進行管理，也是客戶交流的中心，其作用主要是為項目制訂一系列的標準和指導。而進入20世紀90年代，當人們意識到項目的成功應該被提升到組織層面上來進行管理時，作為組織的常設機構——項目管理辦公室就越來越多地承擔起組織級項目管理的工作，將組織戰(zhàn)略目標通過一個個的項目執(zhí)行并加以實現(xiàn)。
項目管理辦公室是提升企業(yè)項目管理能力的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實踐和公認的項目管理知識體系，負責制訂適合企業(yè)自身的項目管理流程、培養(yǎng)項目管理人力資源、建立項目管理信息系統(tǒng)、對具體項目提供管理指導、幫助組織開展多項目管理等，以此確保項目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹執(zhí)行。
二、項目管理辦公室建設存在問題及失敗原因
現(xiàn)在，許多企業(yè)在考慮建立項目管理辦公室，或已經(jīng)建立，但由于項目管理知識體系20世紀90年代末被引進中國，21世紀初才開始逐步建立，大部分項目管理辦公室均處于摸索階段，除少數(shù)大型規(guī)范化管理企業(yè)取得一定的成績外，其余都沒有取得預期的成效或以失敗告終。
項目管理辦公室建設存在的問題及其失敗的原因主要有以下幾個方面：
（一）項目管理辦公室變成了一種官僚機構
有些企業(yè)用項目管理辦公室來管制項目經(jīng)理，而不是為他們提供項目管理的指導，項目管理辦公室被當作管理層的政策制定機構，制定了許多以控制為目的的程序。
（二）項目管理辦公室未獲得管理層的足夠支持
設立項目管理辦公室、制訂相關的項目管理流程，需投入大量的時間和資金，可能需要幾年才能見成效，有人會排斥，對項目管理辦公室的作用產(chǎn)生質(zhì)疑，此時若得不到管理層的足夠支持，項目管理辦公室必然失敗。
 （三）項目管理辦公室職責界定不清
企業(yè)設置了項目管理辦公室而沒有及時調(diào)整組織結構，項目管理辦公室與原有的職能部門經(jīng)常發(fā)生職責與權限劃分不明的情況，影響項目管理辦公室工作的正常開展。
（四）項目管理辦公室人員配備不足
很多項目管理辦公室的人員是由其他崗位轉崗而來，缺乏項目管理知識體系和項目管理經(jīng)驗，還有些項目管理辦公室人員兼職其他崗位的工作，不能全身心的投入項目管理辦公室工作。
（五）沒有賦予項目管理辦公室主任相應的權限
項目管理辦公室主任與其他職能部門經(jīng)
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