高效項目管理辦公室的建設

時間：2019-02-21　　來源：《河南水利與南水北調》作者：許繼電氣股份有限公司高春林

理處于同樣級別與權限，無法跨部門進行資源協調和項目優先級排序。

（六）誤認為項目管理辦公室應該對項目負責

通常來說，項目責任應該由項目發起人或者作為發起人代表的項目經理承擔。項目管理辦公室對組織中項目管理的專業化程度負責，但對單一項目的交付并不承擔責任。項目管理辦公室可以設置項目群經理，由其領導項目經理負責項目的具體執行。項目中的技術問題應由技術支持和項目經理負責，項目管理辦公室不應涉及技術問題。

三、建設高效項目管理辦公室的措施

設立項目管理辦公室需要有充分的理由，若只是為了跟蹤項目，那么一個簡單的項目跟蹤應用軟件也許就足夠。如果一個企業每年只有一兩個項目，那就不需要在項目管理辦公室上浪費有限的資源。對于一個有眾多項目的企業來說，通常項目經理比較多，每一個項目經理都具有不同的技能和經驗，這些項目經理經常不會意識到其他項目的成功，甚至不知道其他項目經理在做什么。如果出現類似的情況的話，就應該建立項目管理辦公室。一個成熟的項目管理辦公室的作用與功能非常強大，但是，如何成功建立高效的項目管理辦公室是一項非常復雜和專業的工作，可首先從以下幾項措施入手。

（一）明確項目管理辦公室的職能責任

項目管理辦公室這一概念本身還在發展之中，對于其職能還沒有形成一致的意見。但總體來說，項目管理辦公室主要包含以下職能：

一是在項目間共享和協調資源；二是確立和開發項目管理方法論、最佳實踐和標準；三是建立和管理項目制度、規范、流程、模板；四是在項目管理實踐中，給予項目經理以指導和專家意見；五是監控各個項目的情況并確保項目整體處于正常狀態；六是對項目的完成情況以及項目經理的業績進行考核；七是建立和管理項目資源數據庫；八是提供項目的活動分析和報告，如狀態報告、問題管理；九是為客戶和最高層管理者提供準確的項目信息、績效報告；十是培養項目經理，在企業內提供項目管理相關技能的培訓。

項目管理辦公室的職能又可概括為：標準化中心、監控中心、協調中心、決策支持中心、知識管理中心、學習中心。

（二）確立項目管理辦公室的組織模式

1.根據企業現狀為項目管理辦公室選擇合適的級別

根據企業所從事的行業以及企業的內外部環境，可將項目管理辦公室選擇設置在3個層級上，分別是：執行級項目辦公室、業務單元項目辦公室、戰略性項目辦公室。

2.根據企業現狀為項目管理辦公室選擇合適的組織結構

任何組織內項目管理辦公室的結構、職能和運用都基于組織所涉及的應用領域及其項目的變化而變化。組織利用項目管理辦公室進行項目管理存在著普遍公認的價值和有效性，然而，在項目管理行業，還沒有一個普遍公認的項目管理辦公室結構。結合多年的工作經驗，筆者認為以下組織結構能夠較好的發揮項目管理辦公室的職能。

（三）遵循項目管理辦公室的建立步驟

建立高效的項目管理辦公室是一項非常復雜和專業的工作，應該將其作為一個項目來進行管理，具體可按建立基礎平臺；實施短期計劃；實施長期方案；持續完善改進4個階段進行實施。

在項目管理辦公室成立的初期，其工作應該集中在如下幾個方面:

一是創建項目管理氛圍，可組建企業內部的項目管理俱樂部，開展形式多樣的討論與交流；二是收集和整理項目經驗，并在內部進行分享；三是制訂項目計劃書、項目周報、項目總結報告等過程文檔模板；四是建立項目執行關鍵的制度、規范、流程、標準。

四、結語

要建立高效的項目管理辦公室，企業需要改變的第一件事就是需要具有整體、系統性視野，組織的各個組成部分必須具有明確的角色定位，只有建立了規范的組織級項目管理體系，才能使項目管理辦公室真正植根于企業，將公司的戰略通過項目的分解來實現。(本文2010年發表于《河南水利與南水北調》)

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