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PMO和項目經理必備的七大項目管理軟技能(下篇)

時間:2023-11-02   來源:一個醬缸 阿醬

3、協同的前置條件
想要達成協同的目標,創建協同的氛圍,促成協同的合作更多發生,需要搞清楚以下幾件事:
(1)定位
定位是協同的基礎,如果一個組織或個人搞不清楚自己要做什么,應該做什么,為什么這么做,那也無法產生任何良好的協同配合。定位包含三方面:
1)自己:自己應該做什么
2)他人:自己應該為他人做什么
3)組織:自己應該為組織做什么
(2)協作
協作是個人/組織間的協同合作,是基于業務、職責和目標產生的關鍵工作任務。協作包含三方面:
1)自己&組織:自己能為/應為組織做什么
2)自己&他人:自己能為/應為他人做什么
3)他人&組織:他人在組織中具體做的
(3)期望
好的協同要滿足所有關鍵相關方的期望。
1)自己的期望:自己想要完成什么、做到什么、主要別人配合做什么
2)他人:他人需要自己做什么
3)組織:組織中其他相關方的期望和要求是什么
 其實歸根結底是在說,需要搞清楚定位以及定位的根源,基于位置和要求,在同一目標下,才能去談達成共識和協作推進,否則即使有協同,也是無效的,低效率的,是組織整體試錯而已。
4、協同的基礎設施
同樣的,協同建立在一套基礎設施上,即體系的建設。協同,就是在體系內的一種協作,體系是協同的基礎設施。一般包含四個方面:
(1)體系文件
體系文件:標準/方針/目標。指指導整個公司參考的體系材料,對標行業、領域的各項標準(比如ISO系列),規定了組織管理或質量的方針、方向以及未來將要關注的模塊,是公司層級組織需要參考的質量文件。
(2)標準規范
標準規范:規范/職責/管理辦法。指具體業務模塊的制度規范和管理辦法,基于公司標準文件分解下來的,規定了業務管理或質量的目標、范圍、要求、涉及的角色以及相應的模塊規范,是指導具體業務開展的參考質量文件。
(3)程序文件
程序文件:流程/方法/審批。指具體的流程,包含業務流的階段、步驟、人員角色以及輸出文件,并考慮涉及的子流程,是具體工作組或個人需要參考的質量文件。
(4)過程文件
過程文件:具體的執行過程。指具體執行的過程文件,可以看到具體是誰在每一個環節如何工作,完成目標,業務流上都有哪些角色互相配合去完成的實際材料。
以上是協同的基礎設施,也是整個公司的規則基礎。在體系的角度上,公司、各組織。業務組以及個人都有明確的定位,并且知道各個相關方的期望,更能促進公司內部可以達成共識。
此外,在公司內部,公司文化建設、工作氛圍、精神目標、團隊個人特質以及其他無法具象的規則(隱性規則)也是影響協同的關鍵要素,因此也需十分注意。

5、協同團隊建設
建立一個協同的組織,是每個管理者建立團隊的初衷。真心希望團隊成員可以團結友善,協同一致,配合良好,高效發揮,為了降低事與愿違的概率,管理者應該重點關注以下幾方面:
(1)整體管理。建立業務模塊的制度規范、流程體系,并在內部推廣實施,保障組織內及緊密職能部門能夠理解一致,明確去配合什么、怎么配合、質量要求是什么。
(2)定位配合。在每一次需要協同的業務模塊(按實際裁剪切割),明確組織、角色的定位,對照流程同步、并行開展工作,并且隨時保持溝通,信息共享。對于較為模糊的工作或一開始無法順暢配合的工作,可以不用一次拆分到位,漸進明細,逐步磨合。
(3)互相賦能。好的組織應該具備互相賦能的思維模式,保持開放的心態接納各種不同的聲音,并重視有積極性、建設性建議的沖突。工作中各取所長、取長補短,快速復用成功經驗,提升組織思維能力,才能保障持續協同的態勢。
以上就是關于協同的討論,日常生活、工作中其實還有更多的策略,心理學、數學(模型)以及項目管理模型(能夠快速幫助達成共識的)都會對協同有良好幫助。另外還需要調整一下心態,一次無法協同(達成一致)也是很正常的,畢竟每個人都要不斷打破固有認知,重新接受并且做出決策需要一定的時間和精力。保持耐心,漸進明細,想要得到好的協同,不妨先從能夠配合別人(各類不同特質的職場人員)做起。
三、復盤
復盤這個詞,雖然是專業術語,但是相信大家都不會陌生。以下的復盤場景你肯定經歷過。
舉個栗子:
小王正和同事聊著正在追的網劇,身后傳來領導一聲,快過來開會,叫上小李、小強還有小張。小王習慣的回了一句好的。心里想著:又要去聽領導自己講故事了;果然,人到齊后領導說:前端上周項目上線,線上出了BUG,導致了客戶的投訴,電話直接打到我這里,你們都是干啥吃的?來,都給我說說,你們都干了啥,小李說:我也不知道為啥出BUG了 ,還在查問題;小強說:測試用例都覆蓋了,沒發現問題,小張說,產品方案大家一致評審完成,當時也沒有任何問題;小王心想我一個項目經理,項目按時上線了,出BUG不是很正常的嗎,沒敢直接說,隨口說了一句:領導,這個風險我們可以放在風險案例庫里;最后,辦公室傳來了熟悉的領導罵人聲音......
很明顯,這是一個失敗的項目風險復盤會,變成了“吵架”、“甩鍋”、“推諉”,這自然無法達到我們的目的。
那么我們如何能真正達到復盤的真正目的呢?是從“復盤會”入手,讓會議更規范、更高效?要搞清楚這些問題,還是得從復盤的目標說起。

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