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互聯網+時代 PMO管理革新

時間：2019-10-18　　 來源：wangwanyong 王萬勇
【PMO背景】
隨著社會的發展，科技的進步，市場的需要，單項目管理越來越少，項目集、項目組合管理成為行業管理的發展趨勢。為了更好地管理這些項目集、項目組合，許多組織陸續成立了項目管理中心（PMO），旨在合理調派資源、提高組織效益。
然而，PMO面對組織中成熟的質控部門、規范化推進部、工程管理部門，以及其他職能部門，如何平衡各職能部門對項目工作的管理權重，如何開展PMO的項目管理工作，如何發揮PMO的組織、協調、管理、領導作用，這些問題成了許多PMO管理者最頭痛的事情。
原因也比較簡單，因為管理工作交錯復雜，經常出現資源瓶頸和沖突，甚至存在多頭領導現象，有時候項目執行者舉棋不定、無所適從、朝令夕改。
那么，如何在互聯網下提升PMO管理能力，本文將為您揭開這個謎團。
1、PMO發展歷程
近年來，國內比較流行PMO這個叫法。其實，PMO這個職能部門，并不是近年來才有，只是以前不這么叫。
在計劃經濟體制下，PMO這個職能部門被稱為工程組、工程委員會、工程辦公室等。那時，組織基本以職能型組織結構存在，工程管理辦公室需要統一調配資源，并協調各職能部門的工作，和現在的PMO具有相同的職能。
在計劃經濟體制剛轉為市場經濟體制時，許多國營企業和事業單位紛紛解體，個體企業、私營企業如雨后春筍般閃亮登場。多數企業認為職能型組織結構束縛項目管理者的能力，紛紛采用了項目型組織結構，即一個企業里有多個項目組或項目隊，各項目組都獨立擁有一套體系和資源，項目經理全權負責項目，項目管理辦公室無權干涉項目，項目管理辦公室也就不復存在。
隨著社會的發展，科學技術的進步，工作效率的提高，越來越多的企業，沒有足夠多的項目來分攤給各項目組。這樣，部分項目組有閑置現象，可是他們的固定費用還在支出。比如人員工資和福利、設備材料折舊。此時，一些企業再次選擇了職能型組織結構，不同的是總經理親自管理項目。
人的精力總是有限的，長期由總經理管理項目，勢必影響企業的上層決策和管理。相繼推出了矩陣型組織結構，由弱矩陣、平衡矩陣和強矩陣組織結構形式。矩陣型組織結構的推廣，需要有專門的部門來協調各職能部門，因此企業再次選擇了PMO。
如今，在互聯網時代，PMO也需要與世界接軌，也需要用互聯網的思維開展工作。
2、PMO成長過程
既然社會再次選擇了PMO，面對組織中的其他職能部門，PMO如何才能走上正軌、發展壯大呢？
正確分析PMO的處境，逐步提升自己在組織中的地位，適時合理開展PMO工作，科學建設PMO文化，最終實現PMO的管理目標。為此，筆者將PMO的成長過程分成四個階段，即融入階段、排憂解難階段、規范階段、管理領導階段。在不同的階段，建議PMO采取不同的手段和方法，開展不同的工作，逐步提高自己的管理效益。
2.1 融入階段
新員工入職，對環境陌生，需要熟悉環境。新組建的PMO要協調各職能部門的工作，更需要熟悉環境，融入環境。尤其是互聯網時代，更應該融入到這個互聯網的云端管理。
首先，從事PMO工作者，要向各部門學習。比如，和人事部門學習公司規章制度，戰略決策，人事情況；和財務部門學習費用審批、報銷流程和規定；和市場部學習行業動態和項目背景；向技術部學習項目的實施流程和工作量；向采購部學習設備、材料性能和供貨信譽等。了解各職能部門的工作流程和相關制度，便于以后協調工作。
然后，PMO管理者要收集這些部門與PMO管理工作的切入信息，分析優勢、劣勢，準備相應的工作。
同時，PMO管理者要收集所有項目文檔、資料和信息，結合互聯網的優勢，最好能建立一個完整的管理系統。比如項目合同、實施方案、測試報告、驗收報告、培訓資料等。
目標：PMO管理者，與各職能部門溝通通暢，不討人厭煩，需要時能及時得到對方的支持和配合。
2.2 排憂解難階段
PMO管理者，當達到融入階段的目標后，需要繼續推進工作。此時，開展項目管理工作，可能會遇到一些問題，需要我們協調解決，幫助實施者克服困難，創造機會，保證項目工作的順利進行。甚至，有人故意難為，我們要施展自己的才華，敢于在別人面前亮劍。
在此階段，多組織一些培訓會、協調會、報告會，也可以通過互聯網組建虛擬團隊、虛擬會議室等。目的是提高各自技能，凝聚項目團隊力量，激發項目成員，建設項目文化。
目標：PMO管理者，能解決項目管理工作中的問題，協調、處理項目沖突，推進項目管理工作。
2.3 規范階段
在排憂解難階段開展工作的同時，要盡可能地加速進入規范階段。在此階段，主動協調各職能部門開展項目管理工作，形成相應的流程和制度。在流程管理方面，更應該引入互聯網技術，實現領導外出流程正常運轉。同時，著手開展ＰＭＯ文化建設。比如，精細、深化人事管理制度，結合項目特征，形成項目人事管理制度；結合財務制度和項目特性，出臺項目經費管理辦法，審批、報銷流程和權限等；發布項目管理流程和制度；部門間工作交接流程和制度；網上申報、審批制度等。
常見的流程有啟動大會、開工通知、申報流程、審批流程、發布流程、驗收流程等。常見的制度：考勤制度、文檔管理制度、
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