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企業多項目協調管理的復雜性分析及協調機制研究

時間：2020-03-31　　 來源：《中國管理信息化》 曾東
［摘要］企業項目一般是在多項目環境下執行的，多項目運作的效率和組織目標的實現，不僅取決于單個項目的獨立運作狀況，還需要多項目之間的合作與協調。本文分析了多項目協調管理的關鍵影響因素的復雜性，探討了多項目管理的協調機制，旨在為企業多項目協調管理提供借鑒。
［關鍵詞］多項目管理；復雜性；協調機制
0.引言
很多企業采用“以項目實施管理”（Management by Project）的戰略，其組織目標和任務通過內部項目實現，項目成為組織目標的載體。由于項目組織具有特性以及在知識、信息、資源等要素上的天然關聯性，使企業多個項目并行或交疊運作，產生了各種復雜的互動關系與協作要求，從而構成了具備功能網絡結構模式的、協作型的系統。但是，其中的子系統——單項目，在追求自身目標優化的同時，往往與系統總目標或其他項目目標產生沖突；多項目之間若缺乏有效的協調與合作，可能造成“零和”或“雙輸”的后果。因此，從企業整體的角度，對多項目進行有效的協調管理就成為企業多項目管理面臨的重要問題。企業多項目協調管理使企業各項目的知識、信息、資源在一定結構下順暢地流通，通過對各項目實體激勵維持決策平衡，使單個項目實體理性行為和多項目整體優化決策相一致，實現各項目的共贏和多項目整體效益的最大化。
1.企業多項目協調管理的關鍵影響因素
本文將影響企業多項目協調管理的10個關鍵影響因素納入3個層次：戰略層、執行層、技術層。其對應3個域：組織復雜性、運作復雜性、對象復雜性，具體見表1。
1.1組織復雜性
1.1.1組織目標關聯性
從組織的層面看，項目是實現組織目標的載體，組織目標需要分解為若干子目標并通過一系列項目來實現。每個項目服務的組織子目標不同，使項目目標存在差異，項目也相對獨立。這種相對獨立性意味著每個項目實體（即項目團隊及其成員）擁有相對獨立的目標、信息及決策權，他們基于各自的目標和信息進行優化決策。然而，局部的優化決策并不意味整體績效的最優化。如項目實體以自身目標為主，一旦實現某項目目標則妨礙實現另一個項目目標，造成內部發生分歧與沖突，形成項目實體之間相互不支持甚至出現對抗的局面，影響多項目管理的整體績效。
1.1.2組織結構動態化
組織結構動態化指企業把項目和項目組合看成執行復雜過程的動態變化的臨時性組織，例如，同外部客戶建立合同、產品開發、市場聯盟或對內部客戶進行流程再造。企業的多項目組合中包含的不同類型的項目越多，差異化越大，管理的復雜度就越高。為保證多項目協調運作，企業需要采用某些特殊的整體結構如多項目協調委員會等進行管理。另外，項目實體具有“自治”和“智能”的性質，使多項目企業的組織縱向等級層次和地域分布在項目的執行過程中具有動態變化的特點。
1.1.3環境不確定性
現代系統理論認為，企業是一個開放的系統，任何企業都在一定的環境下生存發展；環境是不斷變化的，企業是在不斷與環境進行相互作用下生存發展的，是一個動態的過程。由于一些因素，如政府、產業競爭、人力資源、生產成本、國際競爭優勢和社會變革等的共同作用，以及項目利益相關者情況、項目復雜程度、項目時間段、資源狀況、溝通網絡等的動態變化，導致企業多項目管理的組織環境復雜多變，具有不確定性。
1.2運作復雜性
1.2.1項目數量
項目數量指在時序上并行或交疊運作的項目數量，是衡量多項目管理復雜程度和協調難度的最直觀的指標。此外，項目內部并行活動的數量對協調管理的復雜程度具有直接影響。
1.2.2項目間的耦合關系
在多項目環境下，企業的項目是動態激活運作的，可能并行實施多個項目，也可能前后實施的多個項目存在交疊，項目間在資源、知識、信息、進度、費用和組織等方面通常存在耦合關系。比如，項目經理對各自項目的優先權、項目成員（某個項目的成員可能同時也為其他幾個項目工作）調配、項目的重要程度、資金設備、時間調度等資源分配問題都有不同的看法，可能導致沖突。
1.2.3項目管理能力
項目管理能力可以定義為有效執行項目管理過程的能力，與項目管理的任務有關，企業只要有項目管理的知識和經驗，就有了項目管理的能力。項目管理的能力包括個人的項目管理能力、項目團隊的項目管理能力、組織的項目管理能力3個層次。個人的項目管理能力除了項目管理知識和經驗外，還與其在項目中承擔的角色有關，比如，項目經理還需要有關產品、行業、文化意識的知識和創造性的設計項目管理過程的能力；項目團隊除了要具有個人的項目管理能力外，還需要具有解決團隊沖突、對目標達成共識、團隊協調和協作的能力；組織的項目管理能力包括項目組合管理、項目分配和評估、項目和多項目的審核和指導等方面，同時，組織的項目管理能力隱藏在組織系統內，規定企業的運作方式。企業擁有較高的項目管理能力將使多項目的協調運作更加有效。
1.2.4業務流程
在采用“以項目實施管理”戰略的企業中，項目是企業最主要的業務流程，項目活動之間一般存在結構上的層次性、資源共享、執行時序、并發
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