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企業多項目協調管理的復雜性分析及協調機制研究

時間：2020-03-31　　 來源：《中國管理信息化》 曾東
約束等關系，貫穿企業各項目實體和職能部門。知識、信息、資源等“物要素”的流程是否協調將直接影響多項目管理的成功率。多項目實體間緊密合作，信任關系、倫理關系等“人要素”的流程是否協調將間接影響多項目實體的行為和智能性的發揮。
1.3對象復雜性
1.3.1資源－資源調度水平
在多項目環境下，企業資源具有動態、有限、共享的特點。在有限資源的動態變化下，項目的并行或交疊運作導致其要同時競用企業的人、財、物、時間等資源，在資源上通常相互約束，存在激烈的競爭關系。資源調度水平會影響資源沖突強度和浪費程度，企業要依據組織的系統目標、項目本身的權重和資源流的變化情況，采用動態、靈活的方法進行合理的優化配置。
1.3.2信息－信息非對稱性
信息的無縫流動與透明傳輸是多項目實體理性行為和協調的基礎，及時的信息分享有助于消除他們之間的誤解并降低決策的不確定性。隨著信息技術和網絡的發展，信息高效、快速地交換以及為共享而實行信息集中化管理成為可能。但事實上，企業內部和項目實體間實現信息的透明、順暢交換卻很困難。因此，由于信息的私密性、實時性和動態性，各項目實體掌握的信息是局部的、非對稱的，導致多項目協調管理效率降低。
1.3.3知識－知識管理模式
知識由與項目相關的隱性和顯性知識構成，能夠在項目實體間流動，實現知識的共享、學習、轉化和創新，獲得知識的協同效應。一方面，項目成員在諸多的項目實踐中，增加了技能、經驗、洞察力、人際關系等隱性知識資產，成為隱性知識資產的主要載體；另一方面，組織成員從個人利益出發，可能不愿意把他們在不同項目中獲得的實踐知識與他人進行分享，導致知識不能在項目實體間共享。因此，建立有效的知識管理模式，提高知識的協同效應，對企業多項目協調管理具有積極意義。
2.企業多項目管理的協調機制
企業多項目管理的協調機制是為實現各項目有效協作、高效運行、確保組織目標全面實現而建立的原則和方式。科學的協調機制，不僅可確保協調活動規范化、程序化，而且能夠提高企業的工作效率和敏捷度。
2.1目標與效率機制
對多項目企業來說，組織總目標應層次性地分解為事業（項目）目標、項目團隊目標和個人目標。企業通過層層分解目標，在內部建立縱橫關聯的目標體系，能夠使各項目均嚴密地嵌于目標體系中，并直接或間接地聯系起來，成為協調組織實現既定目標的必要條件。其中，協調工作將隨之變為實現目標而采取的管理措施，即實施目標管理。目標管理機制協調的主要內容有：通過層層制定目標、明晰責權，使成員看清個人目標和企業目標的關系，了解自己的工作價值；通過協商加深對目標的理解，消除各層次、各團隊的意見分歧，取得目標一致性；目標的完成情況作為績效考核的主要依據。此外，建立效率管理機制是目標機制的必要補充。效率管理把工作重心更多地轉移到整個管理過程中，強調過程管理和事先控制，時時監控目標的進展情況，一旦出現偏差和不協調，企業就能及時發現并進行動態處理。
2.2共享與激勵機制
企業多項目的協調運作離不開知識、信息、資源的高度共享，因此，建立共享機制的內容包括以下幾點。第一，基于知識－信息－資源協同管理平臺，通過組織學習，建立和諧、開放的知識共享與協調溝通的氛圍，激勵員工參與知識共享和知識轉換。第二，增強信息的收集和分析能力，實現各種子系統之間的互通和信息透明傳輸。第三，充分考慮項目本身的特點以及項目與組織目標之間的約束關系，依據多項目環境的變化以及實施過程中遇到的問題，動態調整資源共享方案，做到隨機應變，實現項目運作的收益最大化。第四，共享需要合適的激勵機制進行強化。其中，激勵的內涵是：充分肯定那些為共享做出首要貢獻的團隊和成員，樹立分享的理念；明確規定企業價值分配的依據不僅包括才能、貢獻，還有協作的態度與共享的承諾；采用諸如轉化為資本的形式，使共享的效益積累得到體現和報償。
2.3信任與文化機制
在多項目企業中，在多項目實體之間信任關系的基礎上建立的合作機制是一種高效、低成本的協調機制，有助于多項目實體的自我組織和自我調節，促使其在實現共同目標的基礎上采取積極行動，減少矛盾和沖突。建立信任機制的具體措施有：激勵有利于信任關系的行為、加強溝通和交流、盡可能尋求共識、促使已有信任向第三方或多方轉移、采用動態契約的方式進行任務分解和評價等。此外，和諧的企業文化是企業多項目協調管理成功的前提。其中，建立企業文化機制的途徑是：創造一種強勢的企業理念，將努力的方向集中于共同愿景，使多項目協作不斷內化為各成員的內在需要。
2.4協商與仲裁機制
協商機制能夠實現協調管理，主要指各項目實體通過協商、慣例、互諒的方式解決他們之間可能產生的沖突，從而達到決策的目的。協商機制可以確保參與者通過公開討論，進行充分交流觀點，并由掌握相關信息的參與者共同做出決策。協商機制的好處是通過項目相關參與者共同做出決策，使參與者更易于接受，執行起來阻力較小；缺點是若信息溝通
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