淺析工程項目辦公室工作現狀分析及對策思考

時間：2019-11-28　　來源：《城市建設理論研究(電子版)》趙晶晶

摘要： 在工程項目部，辦公室在項目管理中起著承上啟下的關鍵作用，辦公室人員的素質直接關系到辦公室職能的發揮，關系到能否有效地調節項目各職能部門的有效運轉。因此本文結合當前工程項目辦公室的現狀進行分析并提出對策措施。

關鍵詞： 辦公室現狀分析對策

當前，受傳統觀念的影響，工程項目辦公室存在職責定位不清、人員素質參差不齊、缺乏有效的管理等因素的，嚴重制約了工程項目辦公室的的職能發揮，不能夠有效地調節項目各職能部門的高效運行。

一、現狀分析

當前在工程項目部，綜合辦公室主要負責著輔助領導決策、開展調查研究、收集整理信息、處理和撰寫公文、黨建工作、后勤管理及應急處置等一系列事項，煩而雜亂，無法成系統地進行運轉管理。主要原因一是從人員配備數量上來說，大多數只配備了辦公室主任和1~2名干事，人員數量遠遠不能滿足其實際工作量的要求；二是人員素質不能完全勝任，大多數辦公室人員非專業出生，而是半路“出家”，且非長期從事辦公室管理；三是人員構成復雜，有剛入職的，有快退休的，有電腦不會使用的，有照顧性質的等；四是缺少系統性的培訓，公司雖然每年均組織專項培訓，但培訓時間較短，培訓人數也無法全覆蓋，導致工程項目辦公室人員素質參差不齊，無法較好地調節項目各職能部門。

二、素質要求

綜合辦公室是“縱向到底、橫向到邊”的關鍵性部門，在項目的日常管理中，擔負著輔助領導決策、開展調查研究、收集整理信息、處理和撰寫公文、黨建工作、后勤管理及應急處置等一系列事項，這就要求綜合辦公室人員的具備知識面廣、業務技能嫻熟、溝通能力強等各方面較強的業務素質。辦公室的職能能否有效發揮取決于辦公室人員的個人修養及業務技能，因此，作為辦公室人員應具備如下的素質和能力。

（一）擁有較強的大局意識和較高的政治敏感性。綜合辦公室在工程項目部中發揮的作用是極其重要的，既要為項目管理人員服務，也要為項目各協作隊伍提供協助，同時還得為蒞臨項目檢查的業主、各委辦局提供服務。準確、快速地傳達各委辦局、業主及公司的要求，及時協調落實項目領導班子的各項工作部署，對各部門的工作情況進行督辦，這就要求辦公室人員具備較高的政治敏感性和大局觀，對上級單位、項目領導的要求有深入透徹的理解，只有這樣，才能適應當前工程項目“高、精、尖”的發展要求，助力項目各項管理工作穩步前行。

（二）擁有較強的業務水平和較強的溝通協調能力。工程項目辦公室在日常工作中所涉及到的事項雜而煩亂，對于辦事人員來說，擁有清晰的思維和較強的業務水平，是將所有工作有條不紊地高效率地完成的前提條件。同時工程項目辦公室在項目部起著承上啟下的關鍵作用，需要及時傳達項目領導的意見至相關部門，并及時跟蹤督促相關部門對領導意見的落實情況，因此其所涉及的部門和人員雜而多，這對辦公室人員的溝通協調水平提出了較高的要求。因此，對于綜合辦公室人員來說，沒有較強的業務水平和溝通協調能力，不但造成自己在工作中將會非常被動，而且也會影響領導及相關部門的工作延誤不前，這就要求綜合辦公室人員的個人能力素質要“高”“博”“廣”，同時還能及時協調相關部門對隨時隨地出現的應急事務進行迅速、靈活、妥善的處理。

（三）擁有良好的職業素養。一是良好的職業道德。對于綜合辦公室來說，集體作用的發揮更有利于各項工作的開展，大家都從大局考慮，相互協作，在反映出一個部門的精神面貌和氛圍的同時也能推動部門的工作高效率地前進。二是良好的心理素質。作為辦公室人員必須具備自信、謙虛、謹慎、隨和的處事技巧和態度。在工作中不斷的學習，提升自己的業務技能水平，樹立信心；日常加強與領導和同事之間的溝通，謙虛好學，保持樂觀的心態，對待工作中的挫折要不折不撓，在挫折中不停的成長，對待工作中取得的成績要保持平常心，不恃才傲物，以隨和的心態去對待人和事。

三、對策建議

（一）強化辦公室人員業務技能培訓。工程項目辦公室人員要滿足當前形勢下對業務技能、溝通能力和職業素養的要求，除了本人的努力外，還需要公司和項目領導的關心與支持，除了生活上的關心，工

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