在傳統的工業設備制造行業,針對以訂單項目為驅動的業務模式,建立一套成熟完備的項目管理機制十分重要,同時也是企業提升自身管理水平精細度的內在要求。項目管理作為外企普遍應用的成熟管理模式,如何將其引入并與民企現存的傳統職能型管理模式融合,實現成功嫁接,值得大家思考并嘗試在企業內部實施和落地。
一、項目管理背景
項目管理是西方企業管理方法的舶來品，出現和生長的背景是西方企業上百年的發展，內部組織結構先后經歷了不同時期的變革創新，從最初的部門職能管理，到流程化和標準化管理，再到矩陣式、強矩陣及項目化的組織結構等。其中項目化的出現就是為了打破傳統的職能部門墻，因為外部環境一直在變。如何適應環境變化，企業有迫切的內在變革動力。如白云電器在軌道交通行業的產品技術要求符合不同客戶的個性化需求，而且執行期間還需快速響應。這些項目特點使得傳統的職能部門無力應對，對外沒有一個全面掌握信息、能快速有效做出決策的項目決策機制；對內沒有一個能協調組織如此多部門橫向溝通、協同作戰的項目負責人，無法滿足業主對大型工程建設項目的要求。此時，企業要成立一個臨時的、跨部門的、能橫向協同且靈活響應外部聲音的團隊。為解決這個問題，項目管理應運而生。
現階段，特別在傳統工業設備制造行業，國內絕大多數的民企和國企仍處于傳統的部門職能管理階段，還沒有形成完善的項目管理機制和文化，沒有意識到項目組織結構是否科學合理將會對項目的成敗造成致命性影響。因此，很多項目在啟動之初沒有建立科學、結構化的項目組織團隊，并且沒有為項目團隊成員定義清晰的角色和職責，團隊中來自不同職能的同事們在一片混沌中找不到自己在項目中的定位，團隊成員之間也缺乏共識，只能參照原有職能部門中要求來指導自己參與項目工作。這就導致項目實施過程中出現各種責權不清、無人負責和重復管理等問題，進而造成項目延期、現場反復補鍋救火及后期資源成本的失控浪費現象，此類問題已經困擾企業很長時間。
二、項目組結構的導入
在企業項目管理機制還不成熟的情況下，如何找到一個突破口，引入外企成熟的項目管理機制，且快速顯現成效，這是筆者加入廣州白云電器設備股份有限公司（后簡稱“白云”）后不斷思考的問題。在項目啟動階段，花精力討論和研究項目組織結構，并為項目團隊成員定義清晰的角色和職責，絕對是一項磨刀不誤砍柴工的環節。PRINCE2（英國商務部項目管理資質認證）也提到，項目管理成功的七大重要原則之一就是“明確定義的角色和職責”。所以筆者正式發布了公司內部管理文件《項目組織的角色、職責管理辦法》，項目組織結構如圖1所示，為在各部門間推行項目管理工作機制建立了最基礎的保障準備。 圖1中，項目管理團隊分為三個層次。最高的是指導層，即項目管理委員會，是組織內部項目管理的最高決策機制。這個角色對項目的成功至關重要，在組織內項目決策慢或無人決策時，是項目各利益相關方的目標能否統一，利益沖突和矛盾能否快速解決的關鍵，也是項目經理強大的后盾支持和影響力的來源。項目管理委員會確保項目的資源合理投入，在關鍵點上確保項目大方向不偏航，并作出最符合企業利益的決策。
第二層是項目經理，是整個項目日常運轉的核心，負責項目日常的組織協調和上傳下達，在時間、成本、范圍、質量及風險等約束下完成項目最終交付。項目經理一定是站在企業整體而非本部門的角度思考問題，承上啟下，以此來協調和組織項目團隊。項目執行過程中，項目經理在第一時間獲取并輸出最關鍵、最準確的信息，協助項目管理委員會作出對項目最有利的決策。在此，結合了白云在軌道交通行業項目中的實際特色，為項目經理搭配前端銷售經理，作為同一層結構相互配合。因為軌道交通項目的周期長且地域分布廣，需要在項目現場設置長期駐地銷售經理，目的是為了更貼近客戶，能夠及時獲取并響應客戶需求，更好地維護與客戶的長期關系。對項目經理的角色和工作范圍做出收縮調整，更專注于組織內部的資源協調和溝通，為前端銷售和客戶提供有力支持。
第三層是交付層，結合了白云事業部制的特色，按照各事業部、高中低壓各類產品來確定各自技術經理和交付經理。支付經理不僅代表自己，而且代表其負責的各子產品交付的小組或團隊。支付經理是具體產品交付的關鍵人物，主要源自于對該產品的專業性。近年來，白云的總包集成項目越來越多，各產品交付經理/團隊之間的協同愈發重要，項目經理要建立和維護好各產品團隊之間的溝通渠道。
此外，根據項目合同大小和規模、產品種類和組合及重要性程度的不同，將項目組織結構分為A、B兩類。B類組織結構針對小項目，指導層（項目管理委員會）人數更少，設置更簡單，目的是提升小項目的決策效率，體現組織對項目支持的靈活性。
國內很多企業等級觀念比較重，與我國的文化背景不無關系。筆者在外企經歷的項目經常是跨產品、跨地域的，項目成員涵蓋瑞典、瑞士等國家。作為項目經理，可以隨時找任何級別的人直接溝通，電話或當面提出問題和交流看法，討論如何將項目順利推進，實現最終目標。所以，在項目初始就要讓大家明白，項目組織結構與日常各職能部門的職位是有區別的。因為項目是臨時性的，交付完成后臨時團隊就解散，這個項目組織結構也不存在了，但大家在各職能部門的職位沒有變化，仍舊繼續。