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項目管理辦公室的職能和權(quán)限

時間：2019-03-11　　 來源：《經(jīng)營與管理》 作者：江俊龍 尹紅坡 牛靜敏
項目已成為企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略目標的重要工具。企業(yè)在運行多個項目的同時，也引發(fā)了管理問題。設(shè)立臨時性管理組織使得問題日益突出：如何管理多個同時運行的項目？項目之間的目標如何協(xié)調(diào)？項目共享資源如何配置？某項目的經(jīng)驗或教訓(xùn)如何為其他項目所借鑒？項目選擇如何與企業(yè)的戰(zhàn)略相匹配？針對這些問題，企業(yè)在組織框架中設(shè)立項目管理辦公室（PMO）是一個有效的解決方案，既可解決項目的一次性與企業(yè)永續(xù)性之間的矛盾，又可解決快速進入市場與保持市場份額之間的矛盾。
傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)分析
在市場經(jīng)濟中，只有當交易雙方都認為自己能從交易中獲得凈效用，交易才能進行。假設(shè)雙方達成的產(chǎn)品交易價格為P,消費者認為該產(chǎn)品的價值為V，企業(yè)提供該產(chǎn)品的成本為C。對于理性的交易者來說，V-P≥0和P-C≥0同時存在時，交易才可能發(fā)生。
消費者的需求可分為共性化（CD）和個性化（ID）。從需求的滿足順序來說，是先有個性化,然后被市場廣泛接受，變成共性化。個性化為企業(yè)快速進入新市場提供了可能，進而獲得先行優(yōu)勢；而共性化可為企業(yè)保持市場份額，獲得產(chǎn)品成長的利潤。其中共性化的滿足是采取規(guī)模化和標準化的生產(chǎn)方式，主要關(guān)注的是C的降低。相反，個性化的滿足是采取非規(guī)模化和非標準化的生產(chǎn)方式，主要關(guān)注的是產(chǎn)品價值（V）的提升。科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展使個性化成為一種趨勢，企業(yè)只有不斷發(fā)現(xiàn)和滿足消費者的需求才能生存發(fā)展。如何有效配置有限的資源以滿足消費者的需求，便成為企業(yè)永久的問題。
企業(yè)通過組織自身的資源，為市場提供產(chǎn)品。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)是其內(nèi)部各個構(gòu)成要素相互作用的方式或形式。傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)主要有三種：（1）職能式。優(yōu)點是有利于提高專業(yè)技術(shù)水平，可靈活利用資源、降低資源的閑置成本；缺點是不利于職能部門之間的協(xié)調(diào)，責(zé)任淡化。（2）項目式。優(yōu)點是責(zé)任明確，有利于職能部門之間的協(xié)調(diào)；缺點是不利于提高專業(yè)技術(shù)水平，機構(gòu)重復(fù)，資源閑置。（3）矩陣式。優(yōu)點是有利于提高專業(yè)技術(shù)水平，可靈活、充分地利用資源，降低資源閑置成本，責(zé)任明確，有利于職能部門之間的協(xié)調(diào)；缺點是多頭領(lǐng)導(dǎo)，使用共用資源容易發(fā)生沖突。
在傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)中，職能式適于規(guī)模化或標準化生產(chǎn)，能夠有效地滿足消費者的共性化需求；項目式適于非標準化生產(chǎn)，能夠有效滿足消費者個性化需求；矩陣式在兼有兩者優(yōu)點的同時，也存在突出問題。共性化需求與個性化需求共存的局面，使得職能式與項目式的弊端日益突出。而矩陣式的多頭領(lǐng)導(dǎo)等缺點，與項目的一次性特點相結(jié)合，使得項目之間的協(xié)調(diào)、項目與企業(yè)戰(zhàn)略的匹配復(fù)雜化。這種組織結(jié)構(gòu)已無法有效解決項目企業(yè)戰(zhàn)略之間的匹配問題，常會出現(xiàn)以下現(xiàn)象：不同部門會根據(jù)自己的意愿，確定不同項目的優(yōu)先級，可能與企業(yè)的戰(zhàn)略方向相左。共同資源需求往往會造成對資源的無序爭奪、不同團體或成員之間的沖突與隔閡，影響企業(yè)的整體發(fā)展。這就迫切需要設(shè)立一個機構(gòu)，代表這些作為臨時性組織的項目與企業(yè)的各個部門或管理層進行溝通協(xié)調(diào)，而項目管理辦公室就具備這種職能。
項目管理辦公室的職能
項目管理辦公室是組織中集中和協(xié)調(diào)管理其管轄的各個項目的機構(gòu)或?qū)嶓w。隨著企業(yè)越來越多地實施更復(fù)雜的項目，項目管理辦公室也越來越受重視，但在實際應(yīng)用中它的差異極大，目前還沒有統(tǒng)一的模式。
雖然項目具有一次性的特征，但是項目管理辦公室應(yīng)是企業(yè)的一個常設(shè)機構(gòu)，其具體職能主要是：
1.參與制定企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，擬定實現(xiàn)戰(zhàn)略目標的項目流程。定期或連續(xù)地收集和確認信息，為高層管理者準備報告。
2.將企業(yè)戰(zhàn)略的實現(xiàn)過程分解為一系列相互銜接的具體項目，確定項目的原則、標準、方法并進行考核。保存和更新計劃模版，收集和整理經(jīng)驗教訓(xùn)，制定項目進展情況的衡量標準，為預(yù)計項目進度和費用提供咨詢。
3.根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略要求，確定項目的優(yōu)先級別；根據(jù)項目的輕重緩急，合理配置資源，化解資源競爭的沖突。
4.制定項目變更控制的措施和終止項目的條款，確定時間表中的項目，進行項目發(fā)展趨勢分析，對所有項目進行總結(jié)和提煉。
5.參與組建項目團隊工作，對團隊成員進行項目管理技術(shù)訓(xùn)練和指導(dǎo),評估未來項目所需的實施技能，參與項目的績效評價，支持項目
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