項目管理辦公室(PMO)和CSDL科學數字圖書館

時間：2018-12-28　　來源：《圖書情報工作》作者：中國科學院文獻情報中心毛軍

摘要：結合中國科學院國家科學數字圖書館(簡稱CSDL)實踐,比較國內外數字圖書館的項目管理,闡述項目管理辦公室(PMO)如何通過管理創新來建設和運行數字圖書館,并以項目管理知識體系為主線歸納CSDL一PMO的組織結構、工作內容和運行模式,最后從系統平臺社會化招投標、項目聯合工作組等方面總結經驗。

關鍵詞：項目管理辦公室；項目管理；數字圖書館

1、數字圖書館和項目管理辦公室

數字圖書館的概念演進10年之后,人們尚未對數字化、知識產權、標準規范、研究范式、信息檢索乃至數字圖書館聯盟最終達成共識,而大批“數字圖書館”已建成并投人使用了。2005年,全球數字圖書館產業初具規模,國際商用機器公司(IBM)、荷蘭愛思唯爾公司(Elsevier)、美國湯姆森科技信息公司(ISI)、以色列艾利貝斯公司(ExLibris)乃至搜索引擎巨人Google都開始提供數字圖書館整體解決方案;中國大陸包括清華同方、TRS在內提供數字圖書館方案的廠商不下10家,2002年科技部還立項對我國數字圖書館的標準規范進行研究,3年來已推出元數據、檢索協議和數字資源唯一標識符等若干參考規范。數字圖書館已從1994年的先導研究計劃過渡到大規模的資源數字化,進而形成圖書館聯盟共建共享的合作形式和信息環境。數字圖書館不但需要建設,更需要日常管理和維護,以保證用戶持續、可靠和簡便地利用。繼信息技術、標準規范之后,項目管理成為數字圖書館新的增長點,并將從根本上改變傳統圖書館的業務流程以提升其整體競爭力。

所謂項目管理就是結合系統、方法和人員,在規定的時間、預算和質量目標下完成項目工作,以實現項目預期目標。它將組織中的資源、工具和過程進行重新配置,因此不可避免地要同現有業務流程發生矛盾。數字圖書館建設項目不同于圖書館傳統的文獻采訪、編目和用戶服務等日常業務流程,作為項目,它是為完成某一獨特的產品或服務所做的一次性努力,有明確的開始和結束時間,而不是重復的過程;受制于有限的資源和程序,須通過個人或組織機構來完成。數字圖書館項目建設多以圖書館聯盟和工程方式開展,涉及多個子項目、子課題和不同的組織,只有規劃、協調和組織好多個項目,盡量避免項目拖延和資源沖突,才能實現總體戰略目標。數字圖書館項目管理辦公室(簡稱PMO)作為現代組織中的重要管理技術,通過戰略規劃、戰略和項目關聯與項目組合,能夠有效提高數字圖書館項目建設的成功率和項目建成后的可持續發展。

2、CSDL的PMO

2.1 CSDL的數字圖書館建設進展

CSDL是中國科學院2001年底啟動的基礎設施重大建設項目,其任務是瞄準國際數字圖書館的發展前沿,按照中國科學院知識創新和國家創新體系要求,依托中國科技網,構建科學研究和國家創新體系的科技文獻信息支撐系統。截至2005年3月,CSDL通過近70個項目的建設,為全院研究人員和研究生開通了30多個科學文獻數據庫,并推出了隨易通、文獻傳遞、參考咨詢和跨庫檢索等近10項網絡化服務;同時開展了“資源和服務百所行”活動,深人科研一線,進行數據庫和服務的培訓與宣傳,持續、可靠地支持全院的"數字化科研環境"。CSDL采用開放、集成和以用戶為中心的設計理念,應用了學科信息門戶、開放鏈接和跨庫檢索等先進實用的技術,在項目管理上也引入PMO,通過CSDL項目管理中心(簡稱CSDL一PMO)組織和協調全院文獻情報系統進行科學數字圖書館建設,取得了良好的建設效果。

2.2 CSDL——PMO概述

2001年底制定的《CSDL項目建設管理條例》第六條規定:成立國家科學數字圖書館項目領導小組、專家組,設立國家科學數字圖書館項目管理中心。其中“項目管理中心在項目領導小組的領導下,負責整個項目建設的組織實施工作。項目管理中心設在中國科學院文獻情報中心,成員由項目領導小組聘任”。CSDL一MPO對項目領導小組負責,接受項目專家組的技術咨詢,通過資源建設工作組、原文傳遞服務工作組等若干工作組進行日常的數據庫組團采購和系統維護,并設立辦公室來組織和聯絡系統平臺建設的招投標工作等日常事務。

CSDL一PMO的核心價值是建設惠及全院每個科研人員、研究生和管理人員的數字圖書館服務系統與平臺,營造數字化的科研環境。CSDL一PMO通過項目而不是課題研究來建設數字圖書館,即CSDL一PMO不是研究什么是數字圖書館,不是對國內外數字圖書館的前沿技術和標準進行探索和研

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