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基于資源整合的項目辦公室構建

時間:2018-12-28   來源:《時代經貿(中旬刊)》作者:浙江工業大學經貿學院 李林蕊 施放
【摘要】:本文通過企業中各單元組織間資源協調的問題,闡述項目辦公室在企業資源分配中起到的作用。
【關鍵詞】:單元組織;資源項目管理;項目辦公室
全球化經濟時代,較高的質量、較高的生產率、較低的成本和對顧客需求的快速響應能力比以往任何時候都重要。為了實現對市場變化和顧客需求的即時響應,企業的單元組織間的資源分配與協調問題也就顯得尤為重要。
1、企業在資源分配中面臨的問題
一個企業,可以看作一個組織。組織又是由各個相對獨立的單元組成。單元,作為基于合攏系統理論及生物機理構造的一種組織形式,其基本涵義是,整體組織中的每一部分都是完整和獨立的實體,這些實體都可以獨立地進行工作,并作為一個群體向著共同的方向前進。同樣,企業中任何一個獨立的可用資源都可看作單元組織,各單元組織共同努力,實現企業的整體目標。單元組織間不存在固定的結構關系,而是通過協調來形成目標明確、邏輯獨立的組織。單元組織的表現形式多樣,可以是某個具體的企業組織形式,也可以是超越個體企業的網絡組織、虛擬組織。
單元組織,作為一個獨立決策的自主管理實體,有自身的利益,他們會以自身的利益最大化為出發點,做出各種決策。單元組織雖然能夠獨立完成某項/些特定的任務,但作為企業的一部分,單元組織間的協作是否協調就顯得尤為重要。單元間協調的合作,歸根結底,是企業的有限資源在單元組織中的合理分配,以達到企業整體目標最優。解決單元組織資源掠奪和不合理分配的沖突,不應只寄托在權威或個人信任的基礎上,而應通過制度或規范機制來實現。
2 、企業的資源分配實現途徑———項目辦公室的提出
項目辦公室是項目管理中的一種管理理念。在項目管理中提到的項目辦公室的概念,主要是針對對外的項目業務,為項目經理和項目組提供各種關于項目的支持、指導和輔助管理,如進度報告、項目計劃、風險管理、第三方參與管理、動態控制和質量控制等,以減少項目實施的風險,并努力保證項目能夠按照預定的計劃完成,使企業在項目實施中得到最大的效益。
由于項目管理理論和方法體現了集約管理的原則,有助于企業實現優化配置資源的內在要求,項目管理技術已為越來越多的人所認可,被認為是對項目進行管理的更有效工具,并且在企業整體運作方面的效果也很明顯,因此運用項目管理進行戰略管理已經成為眾多企業的選擇。目前很多企業已經在自身的管理和各項改革中普遍引入項目管理的思想,即“按項目進行管理”。
企業項目管理就是站在企業高層管理者的角度對企業中各種各樣的任務實行項目管理,是一種以“項目”為中心的長期性組織管理方式,其核心是基于項目管理的組織管理體系。
項目辦公室可以認為是制定企業發展戰略的支持機構和戰略實施的執行機構。作為一種新型的組織管理形式,項目辦公室處在企業整體的平臺和角度上,可以改善企業對各種資源利用的計劃、組織、執行和控制方法。它不僅可以在以項目業務為主的企業中,協助項目經理解決因內部原因造成的項目進展中出現的各種問題;還可以解決企業內部的管理問題。如果能正確實施,項目辦公室可以成為以保證目標實現為目的的企業內部資源協調和合理分配的一個重要組織。
3、項目辦公室的構建
項目辦公室如何構建,能實現企業整體資源合理分配的職能呢。
首先,應明確項目辦公室具體的工作職責:充當信息交流中心,進行企業整體的聯系和溝通;對企業日常管理和改革方案中的各項工作進行綜合,回避風險和不確定的因素;確保各項計劃能順利執行,使其與目標要求相符。有了這樣的職責定位,才便于項目辦公室的構建。
其次,是企業對項目辦公室的整體定位問題。
既然希望項目辦公室能夠在企業管理中起到整體協調、資源分配的作用,那么它在企業中的定位應該不低于其他任何部門,這樣才可以站在企業的整體高度上審視公司的各個單元組織之間出現的任何問題;能夠通過行政手段調用到企業中的所有資源,以達到合理的資源分配的目的。單元組織也會積極配合項目辦公室,向其提供單元組織內部的資源,以達到單元組織間資源共享的目的。此外,項目辦公室的定位不止要在組織形式上站在一個高度上,也應該使企業各個單元組織成員尤其是所有管理者達到認識上的統一,只有從思想上認識到,才有可能
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