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基于資源整合的項目辦公室構建

時間:2018-12-28   來源:《時代經貿(中旬刊)》作者:浙江工業大學經貿學院 李林蕊 施放
在行動上給予積極的配合,這也便于項目辦公室企業資源整合工作的順利開展。
第三,是項目辦公室對自身的定位。
項目辦公室的人員應正確的認識項目辦公室自身的定位,項目辦公室應該不僅僅是管理部門,用行政手段調用單元組織中的各種資源,它也應該是一個服務部門。項目辦公室應該在涉及企業管理的各個方面,積極的向各單元組織提供幫助、支持或指導。比如,將本身得到的信息向企業的其他單元組織分享,向單元組織提供關于管理方面的指導等等。單元組織如果從項目辦公室中得到了幫助和支持,獲得了自身效益的提高,也可以促使各單元組織愿意分享自身的各種資源。
第四,是人員配置問題。
既然為項目辦公室定了如此高的定位,那么這個組織的成員也應該有一定的職業素養。既要有精通企業業務的,又要有精通企業管理的人組成,當然在做具體的單元組織資源協調的工作時,也應該有在企業中有一定威望、協調性強的人來實施,效果會更好。除此之外,做一些信息收集、數據處理等基礎工作的,只需要有一定業務基礎的人員來做就可以了。
當然,項目辦公室也可以充分利用自身的組織優勢,充分利用企業的人力資源,比如企業需要做一些專項改革時,項目辦公室完全可以臨時調用一些相關組織的人員,通過虛擬項目組的組織形式來完成,不必在項目辦公室設置這樣的專職人員。這樣,既不會使項目辦公室的人員配置過于臃腫,也可以使單元組織了解企業的改革內容和目的,提高單元組織在改革中參與的積極性。待改革完成步入日常管理時,這些人員可以再回到原來的崗位上。
4、項目辦公室運作中需要注意的問題
首先,要注意在企業的資源分配上抓住重要的要素。
在實際工作中,管理者總會發現一些要素比其他要素更重要。認識到這一事實有助于管理者抓住重點,比如,這個要素可能與企業的戰略關系密切,那么這樣重要的工作,就應該被分配相對多的資源,有助于企業的發展。
其次,不能一味的做企業資源的調度員,而要通過制度的不斷完善,盡量使各單元組織之間進行自協調。這樣,項目辦公室可以向企業戰略執行者的角色進行轉變。做到上情下達、下情上達,熟知企業的基層運作,向企業的決策者提供真實可靠的企業運作情況報告,便于企業決策層能夠做出正確的決策。
再次,要注意信息的收集與反饋。資源配置的組織過程就是通過有所側重的資源配置,為實現系統目標提供支持;通過反饋控制,糾正各種偏離系統目標的行為,保證系統工作的效果。這些資源包括:人力、物力、財力和信息。對它們進行控制的根本方法是把握系統的人流、物流、財流和信息流狀態。通過把握這些流的流量、速度、流向和形式等關鍵因素,一方面可以從總體上分配和利用資源充分發揮規模優勢,另一方面可以保證企業在常規的狀態下安全運轉。
5、結語
企業管理者的主要職責之一是有效的使用該企業的資源,對組織中有限資源的合理分配,以達到在有限的資源范圍內實現利益最大化的目的。通過建立項目辦公室,綜合組織的各種資源、加強單元組織的協調性是必要和重要的。如果讓項目辦公室充分發揮其作用,配合管理者把各單元組織的各種資源綜合起來,協調起來,使各個單元組織間的協調性、合作性加強,改善企業整體的績效,則企業的各項改革會在計劃內實現既定的目標,使企業的日常管理更加規范、有序,從而達到企業在有限的資源范圍內實現收益最大化的目的。
參考文獻
[1] 王悅等.充分發揮項目辦公室的作用[J].廣西商業高等專科學校學報,2001(9).
[2] 劉群慧.單元組織的協調問題與協調機制[J].現代管理科學,2007(2).
[3] 趙寧謙.試論企業發展戰略與項目辦公室的運作[J].河北煤炭,2006(3).
[4] 張康之.論組織整合機制中的信任[J].河北學刊,2005(1).(本文于2007年發表于《時代經貿(中旬刊)》)
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