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項目辦公室給項目管理加把鎖

時間：2018-12-28　　 來源：《知識經濟》作者：繆開
A司準備上一個信息化項目,需要有相應的部門對此項目進行管理。而公司卻沒有任何人有項目管理的經驗,正在讀MBA的原信息、科的陳主任就被任命為這個項目部門的部門經理。公司要求新成立的項目部門不僅需要對項目總監負責,還需要對總經理負責,同時需要監控各項目經理。但各項目經理又直接歸屬項目總監或總經理管轄。可這樣一來,項目經理只聽從項目總監或者總經理的話,根本就不把新項目部門的話當一回事。陳主任成了鉆風箱的老鼠一一兩頭受氣,而這個項目部門也變得形同虛設,以至于高層領導認為這似乎是一個多余的機構。
為了讓公司認為自己的部門是有用途的,陳主任決定自己寫一套項目管理規范。但由于自身沒有多少項目管理經驗,部門內的人員更是臨時一拼湊來的新手,所以寫出來的東西不太實用,再加上缺乏公司高層的強力支持,別的部門仍然不把這個項目規范當一回事兒,自然很難協同工作了。
新成立的項目部門形同雞肋,撤與不撤都是領導一句話。最關鍵的是項目的管理權和控制權也會隨之喪失。公司到底該怎么辦呢陳主任的出路又在哪兒呢?
項目辦公室是什么?
您想知道陳主任的公司最后怎么上述問題的嗎答案其實也很簡單,他們設立了一個項目辦公室,所有問題都逐一得到解決,項目不到1年就成功地實施了,而且取得了良好的成績。
那什么是項目辦公室呢?最近,有很多成功的公司,如IBM、朗訊、惠普等公司都將項目管理重點轉移到研究企業項目辦公室上來,以使項目管理更有競爭優勢。因為它們知道市場份額與未來增長依賴于有效的項目辦公室的保障。項目辦公室就像項目管理的一把大鎖,它被定義為一個協助項目經理達到項目目標的組織實體,其目的是對項目進行計劃、估計、安排行程、監控與控制。當前企業要打造的是信息化時代的項目辦公室,其與傳統項目管理時代的項目辦公室有著不同的特征,且讓我們看看一個合適的項目管理辦公室的廬山真面目：
項目辦公室是與項目管理相對應的科學操作方法。要打造項目辦公室,必須準確理解項目管理與日常的目標管理、企業管理的區別（見表1）。
企業只有準確理解信息化時代項目辦公室的這些特征,才能打造出真正適合企業的大鎖。
 

 
為什么設立項目辦公室？
也許有人會問了,設立這樣一個機構就能解決問題嗎加把鎖就能控制好項目管理嗎可以說項目辦公室是企業對項目管理誤解的產物。項目辦公室正是為解決企業在項目管理中出現的問題而誕生的。很多企業目前還沒有正式的項目辦公室,有項目辦公室的企業也往往因為對項目管理認識不清,無法發揮應有作用。沒有項目辦公室的運作,導致很多企業沒有用項目管理相關方法對企業項目進行管理,與2002年底全球項目投資額10萬億美元相比,國內企業相應規模實在是微乎其微。所以設立項目辦公室的原因就在于：
1、引起企業高層重視
要建立一個企業級的項目辦公室,有兒個環節是必不可少的項目可行性報告、立項中請、項目建議書、項目章程。這些環節對于項目辦公室在企業中發揮作用有舉足輕重的影響,但目前在國內企業中恰恰得不到許多企業高層領導的重視,往往使企業項目管理陷人困境,從而對企業造成不可估量的損失。對項目建議書企業高層往往不給予足夠的重視,從而導致對項目情況了解不夠,最終使項目無法正常運作而企業高層對項目章程的不重視,又往往使項目辦公室的正確評估無法落實,最后造成項目的失敗。
2、避免項目計劃粗淺、組織工作簡單
項目計劃是整個項目的核心,任何一個項目無論大小和復雜程度,都要有相應的計劃來指導項目組開展工作,打造項目辦公室的重要原因就是確保每個項目都有一個合理的項目計劃,從而使項目工作順利展開。很多企業在做項目管理時也都有做計劃的想法,但由于缺乏必要的項目管理理論和項目模板支持,做出來的計劃往往不能滿足項目的實際需要。在沒有項目辦公室的企業中,項目計一劃往往是項目經理做給高層領導看的,應付領導對項目進度的詢問,而不是真正指導項目運作,相關工作粗淺、簡單。
3、專業人才的質量保證
一個企業項目辦公室要開展工作必須要有資深的項目管理人員來確保企業項目工作以合適的項目管理方法來開展,從而保證項目工作順利進行。
其次,僅有項目管理人員項目辦公室還是不能展開工作,還需要企業項目所涉及行業的相關業
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