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項目辦公室給項目管理加把鎖

時間：2018-12-28　　 來源：《知識經濟》作者：繆開
務和技術專家。只有擁有了這些專家,項目經理在遇到業務和技術困難時,項目辦公室才能夠及時給予必要的支持和咨詢,使項目工作能夠正常開展。在開篇的案例中陳主任的項目部門不是由項目管理專家和業務專家組成,所以算不上是公司的精英部門,難以服眾的結果也是必然。
如何建造項目辦公室——打造大鎖
知道了鎖的模樣以及為什么要靠加鎖才能控制住項目管理,相信眾多企業項目經理和陳主任一樣都想知道要設立一個優秀的企業項目辦公室具體是如何操作的,那就讓我們跟著下面幾個步驟來打造一把適合自己企業的好鎖。
第一、基礎環境的建立
首先要給項目辦公室確定工作范圍和工作職權,對企業現有的資源和能力進行恰當的評估,基于項目管理成熟度的方法,確定企業內部的項目基準線,來計劃將來的任務和活動。然后組織一系列由關鍵項目干系人參加的工作會議,專門組織分析企業現有的能辦,面臨的挑戰、問題和目標,并形成系列的評估報告,確定企業的現狀以及未來的戰略,同時撰寫一份包含短期一計劃和長期解決方案的發展計劃。
最后根據發展計劃確定項目辦公室的職能和人負,準備溝通策略,申請啟動資金,從而使項目辦公室具有開展工作的資金和能力,完成項目辦公室的本階段目標。同時,項目辦公室要針對不同領域制定不同的項目管理策略,比如IT的項目管理策略,新產品開發項自管理策略,工程項目管理策略。畢竟每個領域的項目管理都有自己應由的特點,所以在制定這些策略時,項目辦公室必須和相關領域的專家一起共同制定,這樣制定出的項目才有可行性。
第二、執行短期計劃
在這個階段,項目辦公室的主要任務是實現短期計劃,并開始項日指導。短期計劃和項目指導兩項工作可以向企業項目辦公室帶來立竿見影的效應。短期計劃是為滿足當前需要的解決方案,專門解決項目干系人相關的問題,然后立即實施這些作,它能夠滿足較高優先級的利益。短期計劃工作包括項目清單(包括新產品開發計劃,信息技術項目,業務增長項目等)、項目管理方法體系的配置、總結報告和考核體系、項目回顧、針對項目的培一訓會、對新項目和緊急項目的支持和指導等等。在制定出項目管理策略以后,可以用這些策略對幾個典型項目進行實施,并且在實踐中進一步改進項目策略,不斷優化項目策略,提高整體項目管理水平。在這個階段最關鍵的是項目指導,項目指導是最能體現項目管理價值的優秀方法,一般在項目啟動和項目需要緊急支持的時候實施,通過一系列的項目指導和其他項目支持工作,使我們項目的短期日劃走上軌道,也為下個階段實施長期的項目解決方案做好準備。
第三、實施長期解決方案
企業的項目管理能力變得成熟會帶來持續的增值,在這個階段項目辦公室的主要工作是改進和理順工作和培訓人員,建立一個更加持久的項目獲得成功必備的支撐體系。由于此時項目管理策略已經基本成熟,故本階段的主要任務是加強對人的管理,提高人員的項目管理意識,使項目人員接受新的項目管理方法。因此必須要有一套相關的培訓計劃,通過一系列的培訓提高人員的項目管理素質。
第四、支持和改進
在這個階段,項目辦公室持續運轉,為企業提供支持。它指導日常活動,優化項目管理活動,必要時擴大工作范圍,開展各種項目培訓和項目指導活動。項目干系人也可以提供對項目辦公室工作和活動的反饋,使其不斷地優化和改進。
完成了上述四個步驟,一把合適的大鎖—項目管理辦公室就誕生了。但是,筆者也要提醒大家,從項目管理角度看待項目力、公室,它只是作為可擴大項目成功機率的重要因素而出現,將來的項目可能會繼續加大難度,給項目團隊施以更大壓力。
項目力、公室在成功完成項目過程中的起到的控制作用顯得更加重要。當項目辦公室逐漸能完全的為項目管理服務時,組織便可回收打造大鎖的效益了。
“項目管理通過項目辦公室向整個組織延伸。”這就是企業級項目辦公室這把大鎖的真正價值所在。
建設項目管理辦公室的注意事項
在項目辦公室建立的工程中,很多的企業因為沒有合適的方案和程序而陷人困境。就像陳主任的故事,原因就在于首先公司高層對于設立項目管理的目的不明確。這就給我們的項目辦公室埋下了最大的隱患。其次是項目辦公室的權力之爭。通常項目組應該直接向項目辦公室匯報工作,退一步講至少要對
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