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項目管理辦公室(PMO)和CSDL科學數字圖書館

時間：2018-12-28　　 來源：《圖書情報工作》作者：中國科學院文獻情報中心 毛軍
統的培訓等。2004年底以來,它將戰略情報研究作為新的重點,通過科技動態監測快報、中國科學院院情分析和所情分析等產品化、系列化情報研究產品,輔之以專業化的數據分析軟件“德溫特分析家”,針對全院知識創新工程試點三期的“創新跨越、持續發展”目標,面向“10+1”研究基地的建設,支持和建立了“國家科學思想庫”,提供戰略情報研究和學科發展分析服務。
2.4.1 數據庫組團采購按照“資源到所、服務到人”的數字信息資源建設方針,CSDL一PMO通過網絡將文獻資源直接推送到科研第一線,切實保障科研人員在自己的實驗室和辦公室就能方便地使用所需要的資源與服務。具體建設目標是:充分保障文獻檢索能力,重點保障核心期刊的全文獲取能力,建立其他資源的可靠的共享使用,逐步調整印本文獻資源,初步形成可靠的文獻信息資源保障體系。建設方式
是統籌規劃、集團采購、多元投入、協同保障。建設的組織機制方面由CSDL文獻資源采購協調小組進行宏觀決策,文獻資源協調工作小組進行具體操作,CSDL項目管理中心提供運行支持。
2.4.2 招投標管理CSDL的所有建設項目均采用招投標機制進行建設,但采購國內外專業數據庫和組織有關培訓除外。建設項目按國家和科學院的法律法規進行公開招標,通過專家評審確定項目的建設單位,CSDL委派專門的項目聯系人,對項目進行日常監督和管理。
項目的評審專家組由CSDL一PMO根據項目的性質在評標前產生,其中院內的專家嚴格控制在30%以內,一般院內的專家不會超過2個。CSDL一PMO和院出版圖書情報委員會領導還定期作為專家進行項目的評審,了解項目評審的過程。CSDL一PMO參考專家評審結論,進行例會討論后確定項目。
CSDL一MPO對所有的項目進行分類管理,每類項目由專門的聯系人負責聯系。項目聯系人根據項目招標指南、項目任務書和標書對整個項目的進度、經費以及評審活動進行全程的監督與管理,項目聯系人并不參與具體的項目,而是對項目的整個流程保持密切的聯系,協調項目建設單位之間的各種關系,保證項目按照任務書的要求和進度按時完成。
2.4.3 資源和服務百所行為使全院科研人員能夠充分了解和使用CSDL資源與服務,CSDL一PMO組織院文獻情報中心和四個地區文獻中心,在研究所圖書館員和數據庫出版商的配合下,開展了“服務百所行”—資源與服務推介和培訓活動,并通過此項活動,了解一線科研人員的反饋意見,推進全院文獻情報系統的整體化建設與服務創新,完成為“一流”科學研究建立“一流”信息支撐體系的戰略任務。
3、PMBOK框架下的PMO運行模式
CSDL在2001年成立之初,并非按照國際通行的PMO模式來建立管理模式,同時PMO的成功案例也多出于跨國企業管理的多個項目的實踐。如今以CSDL一PMO來命名數字圖書館建設的管理實踐,是為了從管理理論的角度分析CSDL建設的經驗和教訓,以求在今后的數字圖書館建設實踐中,將項目管理提升至與技術、標準相匹配的水平進行全面的考量。下面試從項目管理的知識體系(porject man-agement body of knowledge,簡稱PMBOK)的框架探討CSDL-PMO的實踐。
3.1 PMBOK
PMBOK由美國項目管理學會于1984年提出(2004年修訂第3版),成為項目管理的國際公認標準。它總結了項目管理實踐中成熟的理論、方法、工具和技術,也包括一些富有創造性的新知識,把項目管理知識劃分為9個領域(集成、范圍、時間、成本、質量、人力資源、溝通、風險和采購),每個知識領域包括啟動、計劃、執行、控制和結束等項目管理過程。
3.2 PMBOK框架下的CSDL一PMO
3.2.1 項目管理的利益相關者CSDL一PMO不是一個實體組織,而是針對CSDL設立的“臨時”機構。領導委員會、專家委員會和PMO的成員來自中國科學院機關、研究所和院文獻情報系統,對PMO的工作人員實行項目聘用制。CSDL一PMO對上由中國科學院出版圖書情報委員會管理,聯絡全院近百個研究機構和植物園、天文臺等支撐機構的圖書館;對外則代表全院文獻情報系統,組團同國內外數據庫提供商進行談判。CSDL并不全額支付數據庫的采購費用,而是通過補貼和價格談判的方式調動全院有關研究所進行經費的匹配,在文獻服務系統平臺建設方面,csDL一PMO通過招投標和軟件開發與供應商、系統集成商、設備提供商建立聯系。在圖書情報行業,CSDL一PMO亦作為中國科學院數字圖書館的代表,同NSTL、CALIS等數字圖書館
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