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項目管理辦公室(PMO)和CSDL科學數字圖書館

時間：2018-12-28　　 來源：《圖書情報工作》作者：中國科學院文獻情報中心 毛軍
項目以及專業圖書館組織建立業務協作紐帶。
CSDL一PMO盡管不是實體,但也通過資源聯合采購經費補貼和全院服務系統建設等手段樹立了“威望”。首先,中國科學院文獻情報中心是全院文獻情報系統的“龍頭”,引領和指導全院文獻情報機構的業務發展,CSDL一PMO的領導由中國科學院文獻情報中心的領導擔任,有助于利用現有的渠道聯絡全院文獻情報機構;其次,在數據庫采購方面采取補貼機制,由CSDL、中國科學院文獻情報中心和中國科學院各地區文獻中心以及全院研究所的圖書館3方共同承擔西文全文數據庫的采購,CSDL還爭取和吸引院外研究機構參與采購,并獲得了NSTL的經費資助;最后,CSDL一MPO通過建設全院性質的文獻服務系統,逐漸整合全院的文獻服務流程機制,提高了全院的整體服務能力。如全院原文傳遞服務平臺吸引了院內84個單位參加,盤活了全院的印本文獻資源。
3.2.2 運行模式表1是根據PMBOK,結合CSDL的實踐整理的項目管理范圍。CSDL一PMO只對項目的預算、時間等進行宏觀管理,具體某個項目由項目負責人管理該項目具體運作,并與CSDL一PMO指派的項目聯絡人建立日常溝通渠道,定期匯報項目的進展,實施項目檢查和結題評審。CSDL一PMO根據規劃、協調、組織和維護的模式對所有項目進行管理,下面重點對整體管理、溝通管理和質量管理進行說明 :
 

 
● 整體管理即保證各種項目要素協調運作,對沖突目標進行權衡折衷,最大限度地滿足項目相關人員的利益要求和期望。CSDL通過制定年度工作計劃來總體規劃年度建設項目和數據庫采購計劃,并通知有關研究所和文獻情報機構。
● 溝通管理就是保證及時準確地產生、收集、傳播、貯存以及最終處理項目信息。CSDL一MPO定期發布項目建設通訊和簡報,向領導小組、專家組和有關單位通報項目建設進展,項目通報也通過CSDL網站公布;定期召開項目例會,由聯系人向項目管理中心領導通報項目的最新進展,而后討論目前建設中存在的問題,并形成辦法;通過下屬的原文傳遞、參考咨詢等工作組,負責日常的項目聯絡和溝通,并形成工作通訊。
● 質量管理保證滿足承諾的項目質量要求。CSDL一PMO定期評估項目整體績效,以確信項目可以滿足相關質量標準。該活動貫穿項目的始終。它包括兩種類型:內部質量保證是由項目工作組提供的組織保證;外部質量保證是由CSDL一PMO請專家對項目進度和結果進行評審,以保證質量。
項目完成并交付使用后,CDSL一PMO通過與有關廠商簽署服務協議來保障服務系統在服務期內持續可靠地運行〕必要情況下,還可通過啟動延續項目建設來保障系統平臺的維護和更新。而根本的解決方法是逐漸將系統平臺的服務工作融人到全院文獻情報系統的日常工作中去,具體措施就是建立若干工作小組。經過4年資源聯合采購、服務系統建設和兩次全院服務和資源百所行活動,CSDL一PMO已初步在全院建立了資源和服務的協調聯絡機制,建立了館際互借和原文傳遞工作組、聯合編目和聯合目錄工作組、ScienceChina工作組等5個工作組,并在CSDL一PMO和項目領導小組的智慧下對具體業務和服務平臺進行日常維護,推動了全院文獻情報系統業務流程的優化和組合。
CSDL一PMO已對近70個項目進行了項目管理,在中國科學院領導的大力支持下,依托中國科學院文獻情報中心和全院文獻情報系統,在軟件公司、系統集成公司和數據庫提供商的配合下,通過項目工作組、協調組、中國科學院文獻情報中心的有關部門等多種方式開展全院數字圖書館的建設,以平均10人/年的項目管理工作投人,完成了中國科學院5年共計1.4億元的數字圖書館專項投入,在全院建立了“資源到所、服務到人”的科研支撐環境,成為中國科學院科技創新的有力支撐、文獻情報服務的基礎設施的和中國科學院在國家科技文獻資源與服務體系中的競爭品牌。
4、經驗和結論
CSDL一PMO的經驗可歸納為:劃清“裁判”和“運動員”的界限,積極穩妥地建設科學數字圖書館。同時,CSDL一PMO也對建成項目的可持續發展進行了積極探索和有益嘗試。CSDL投人到全院文獻情報系統平臺建設的經費僅占總經費的1/4左右,但為了有效盤活全院文獻情報系統的文獻資源存量,持續推進文獻服務的業務創新,CSDL一PMO大力引進社會專業化公司參與數字圖書館的系統建設,通過招標與投標降低建設成本,加快建設進度,本身并不直接介人項目的開發和運行,而是由項目的具體
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