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PMO建立的過程和工作開展方法研究--《PMO論文集2016》

時(shí)間：2018-10-16　　 來源：《PMO論文集2016》
摘要：企業(yè)的發(fā)展帶來了多項(xiàng)目管理的問題，尤其在面對(duì)跨職能部門項(xiàng)目，職能部門林立，企業(yè)的管理層無法快速、動(dòng)態(tài)、便捷的獲取信息，PMO的成立能有效的推進(jìn)解決這些問題，文章研究了企業(yè)發(fā)展的一般規(guī)律和建立過程思路，可以給暫未建立PMO以及已有類似PMO的企業(yè)提供一個(gè)借鑒。
企業(yè)發(fā)展到一定程度，項(xiàng)目管理信息存在孤島，企業(yè)管理層無法快速獲取信息。項(xiàng)目信息散布于各職能單位各環(huán)節(jié)，形成了信息孤島。項(xiàng)目信息基本是按職能呈條塊分布，多采用人工收集整理匯報(bào)的方式，但項(xiàng)目詳細(xì)信息不能實(shí)時(shí)透明的呈現(xiàn)。信息孤島不僅增加了溝通成本，更重要的是它給群項(xiàng)目高效運(yùn)作、決策帶來很大阻礙和困難。
其次是項(xiàng)目無法有效地提供跨部門、跨系統(tǒng)的綜合性管理，項(xiàng)目各類問題不能形成有價(jià)值的閉環(huán)管理，局部的推動(dòng)又發(fā)揮不了整體輻射效應(yīng)，因此，支撐項(xiàng)目整體推進(jìn)意義重大。
要逐步改變，就要先從整合項(xiàng)目管理，建立真正的PMO入手。PMO不僅成為企業(yè)實(shí)施和管理項(xiàng)目的關(guān)鍵，也成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目管理的平臺(tái)。其目標(biāo)是在企業(yè)范圍內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目管理持續(xù)改進(jìn)，借助PMO推進(jìn)組織變革，從而使組織更有效地進(jìn)行項(xiàng)目管理。
PMO是項(xiàng)目管理辦公室的英文縮寫，PMO通過對(duì)項(xiàng)目、項(xiàng)目集和項(xiàng)目組合的集中管控，追求組織中所有項(xiàng)目的成功，從而幫助組織實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。PMO的作用主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：
（1）確保通過以項(xiàng)目為導(dǎo)向，達(dá)到組織級(jí)的戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)；
（2）推動(dòng)資源平衡以及資源使用的性價(jià)比最高；
（3）推動(dòng)企業(yè)項(xiàng)目文化和項(xiàng)目化的發(fā)展，提高企業(yè)項(xiàng)目管理成熟度。
不同的組織對(duì)PMO的職能要求不完全相同。初級(jí)的PMO只能對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供單向的支持，比如提供工具模板、組織培訓(xùn)等，主要起到協(xié)助作用。高級(jí)的PMO則直接對(duì)項(xiàng)目結(jié)果負(fù)責(zé)，體現(xiàn)為：監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)施，對(duì)共性問題進(jìn)行分析解決，推動(dòng)和督促項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度，通過關(guān)口管理保證項(xiàng)目有效性并遴選有價(jià)值項(xiàng)目，項(xiàng)目后評(píng)價(jià)等，主要起到主導(dǎo)作用。
對(duì)于PMO該如何定位，并怎么樣發(fā)揮作用，以下為幾點(diǎn)見解。
1、PMO建立的總體組織框架及人員構(gòu)成
為了有效的推動(dòng)項(xiàng)目開展，保證層級(jí)滲透合理，必須同步開始考慮，企業(yè)級(jí)PMO和部門級(jí)PMO的同步建立，并能形成清晰職責(zé)劃分，并形成互動(dòng)。
PMO采取兩個(gè)思路進(jìn)行人員安排，一是駐各核心職能單位的PMO專員，二是PMO機(jī)關(guān)人員。具體見下文：
（1）職能單位專員
PMO專員深入一線，保證對(duì)職能單位信息掌握的及時(shí)性，可以將企業(yè)項(xiàng)目管理要求進(jìn)行無縫傳達(dá)。
（2）PMO機(jī)關(guān)人員
可以依據(jù)產(chǎn)品線和業(yè)務(wù)線進(jìn)行設(shè)置，保證對(duì)企業(yè)核心戰(zhàn)略項(xiàng)目推進(jìn)和項(xiàng)目管理總體體系的建立和推進(jìn)、項(xiàng)目經(jīng)理培養(yǎng)等。
PMO對(duì)企業(yè)要求落實(shí)提供有力支持，并能提供決策支持，PMO建立的基本組織架構(gòu)的思路見下，PMO就在一定程度上成為企業(yè)管理層落實(shí)要求，了解鮮項(xiàng)目信息的重要橋梁，相當(dāng)于行使“秘書處”的作用。
同時(shí)由于規(guī)避了各職能單位的信息壁壘，PMO將可以針對(duì)產(chǎn)品研發(fā)中的問題進(jìn)行深入分析，并及時(shí)將改進(jìn)策略提供給高層，對(duì)企業(yè)的決策提供有力支持。

圖 1
 
在建立PMO初期，為支撐組織架構(gòu)，PMO需要兩個(gè)重要角色：
（1） 項(xiàng)目培訓(xùn)專員:
具有豐富的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，參與過多種類型項(xiàng)目的管理，精通全面的管理技巧，從而能靈活的為項(xiàng)目經(jīng)理們提供全面指導(dǎo)。定期組織項(xiàng)目管理知識(shí)的普及培訓(xùn)，特別是技能培訓(xùn)，打好堅(jiān)實(shí)的群眾基礎(chǔ)。
（2） 項(xiàng)目分析專家:
為了快速的鞏固PMO的作用和地位，為后續(xù)的持續(xù)發(fā)展打下基礎(chǔ)，在確保信息準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目分析專家通過搜集整理所有項(xiàng)目信息，將這些信息加以分類、匯編、整理發(fā)現(xiàn)共性問題，及時(shí)提供決策支持，發(fā)揮PMO的作用。
2、PMO的工作職責(zé)
PMO作為組織級(jí)項(xiàng)目管理的核心，它在企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)中充當(dāng)以下三種作用:
第一種作用:作為項(xiàng)目管理的支持者。主要為項(xiàng)目管理提供管理、行政支持、咨詢顧問、培訓(xùn)和技術(shù)服務(wù)等支持服務(wù)。
第二種作用:作為項(xiàng)目的控制者。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體的監(jiān)管和控制，包括:計(jì)劃審批、資源分配、項(xiàng)目檢查和分析等。
第三種作用:作為項(xiàng)目規(guī)劃的管理者。統(tǒng)籌產(chǎn)品開發(fā)的規(guī)劃，制定整個(gè)企業(yè)的項(xiàng)目管理制度和構(gòu)架項(xiàng)目管理的體系，包括為組織開發(fā)選用適用的項(xiàng)目管理方法論、流程和工具。具體如圖2所示：
 
圖2
 
PMO需建
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