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聊聊PRINCE2項目管理方法論及實踐應用

時間:2023-12-01   來源:項目管理躍遷 徐州起航
2、項目指導流程的實際應用
PRINCE2流程中提到的項目指導流程,在實際項目中,更像是一個項目管理委員會的職責,全程給予項目指導、授權和決策。
比如我們工作室,在項目正式啟動的時候,在搭建項目管理體系的時候,就會組建一個核心管理組。這個核心管理組其實就是由部分高層領導,項目的領導和各職能的leader以及項目經理共同組成。主要的職責就是為項目推進過程中提供一切指導,并對項目最終結果負責。
所以,項目指導流程,其主要的活動就是授權(包括項目的啟動、項目計劃的確定、項目的收尾)、并且給予整個項目特別的指導。我們從上面的流程模型也可以看到,項目指導流程是在項目準備流程之后,貫穿整個項目生命周期。
3、項目啟動流程的實際應用
為了獲得項目成功,項目啟動旨在奠定基礎。換句話說,項目在準備階段,確定了項目可以立項,則進入項目啟動流程。
在項目經理被任命之后,項目經理需要帶著團隊做好項目啟動相關的各項準備:
1)詳細了解項目的背景,并明確目標。事實上,如果項目經理在項目準備階段就已經被確定的時候,那么在項目準備階段就需要詳細了解項目的背景并明確項目的目標。我們在實際項目開展的過程中,很大一部分項目經理是在項目確定立項之后才會被任命,所以,進入啟動流程時,首要的任務就是詳細了解項目的背景并明確項目目標。
2)分解目標并對目標進行論證。我們在實際開展項目的時候,一開始的目標并不會太清晰,所以,當項目進入到啟動流程之后,項目經理要對目標進行分解,并進行初步的論證。論證的過程,其實就是初步推演如何實現項目目標。
我們可以設想一下,在現在及未來,大都是體量比較大,短則1年,長則2-3年,甚至更長的時間。對于周期一年以上的項目,自然是需要花一定的時間對目標進行分解,分解的過程也就是論證的過程。
之所以要先分解并論證目標,是因為在沒有充分理解如何實現項目目標的情況下,組織可能要被迫承諾在項目中投入大量的資源,包括人力和物力。
3)建立項目控制。項目管理的本質是管控,也即要讓項目的整個過程在可控范圍內逐步推進。具體來說,項目控制包括但不限于:項目管理層各層次間的溝通頻率和模式;項目的評估體系(比如以版本為例,版本的交付標準和要求);問題反饋機制;變更流程和機制;團隊間的協作模式;授權的容許偏差(也即項目可允許的buff范圍);溝通和匯報機制(包括管理層-項目經理-團隊彼此間的匯報機制和模式);制定應對風險和突發危機的策略等。
4)搭建溝通體系。項目在推進的過程中,溝通體系的建立尤為重要,尤其是一些中大型項目,良好的溝通體系,是項目有序運轉的潤滑劑和催化劑。下圖是我們當前項目的一個溝通體系:
溝通體系的建立包括對內和對外兩個維度。很多項目經理在做項目的過程中不被認可,得不到有效的支持,很大程度在于對內、對外的溝通體系出了問題,因為混亂的溝通體系,會直接影響項目信息的上傳下達,而干系人的滿意與否,有時候可能并不在意項目問題的本身,而是在于是否進行了充分的且有效的溝通。
5)制定項目計劃。在項目即將落地執行時,制定項目計劃是必需的事項之一,也是最重要的事項之一。在制定項目計劃的時候,要特別注意,項目計劃的制定,不是項目經理一個人的事情,項目經理需要帶著團隊成員一起參與到計劃的制定當中。
6)匯總項目啟動文件。項目有關“什么、為什么、誰、如何、哪里、什么時間和多少”等問題的信息應該收集到一起以得到核心干系人的認可;同時,為參與項目的人員和組織提供指導和信息。
4、階段控制流程
PRINCE2其中的一個原則就是按階段管理,也就是說項目需要劃分為多個階段來進行,在階段控制流程中,是定義項目經理如何處理日常管理工作。這點其實和敏捷所提倡的版本交付流程是相類似的。
作為項目經理,需要有一個清晰的認知,即項目最終成功的關鍵是對項目工作進行日常控制。比如我們當前在做的一個項目,就劃分了以下幾個重要階段:
當項目劃分為多個階段之后,對于每個階段的管控,其主要的活動包括:
1)授權工作包;2)評審工作包狀態;3)接收已完成的工作包;4)評審階段狀態;5)報告要點;6)捕獲并檢查問題和風險。
在我們實際的應用中,可以將階段控制流程,更傾向于理解為整個版本管理的流程。作為項目經理,直接對版本的交付負責,需要清楚地界定整個版本的管理流程。階段控制流程是從項目經理視角來看待項目的。
5、產品交付管理流程
P2和其他項目管理方法論不同的地方在于,產品交付管理流程是由項目經理授權小組經理,由小組經理全權負責的。
當項目劃分為多個階段,進行階段控制時,在產品交付管理流程中,實際應用的時候通常有兩種模式:一種是有足夠的項目經理,對每個階段的管控具體到每個迭代的開展,都是由執行項目經理來全權負責;另一種是沒有足夠的項目經理,這個時候可以通過在項目組內部選拔具備項目管理意識的成員來承擔FO(Feature OWner:特性負責人)。
在產品交付管理流程中,實際的應用更像是迭代版本的交付,其整個過程也是接受、執行和交付,不斷地循環。
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