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怎樣把PMO的工作開(kāi)展起來(lái)

時(shí)間：2019-10-18　　 來(lái)源：FreePMO 鄒文
無(wú)錫小露最近給我聯(lián)系發(fā)來(lái)一個(gè)案例。她是在一個(gè)國(guó)有企業(yè)的PMO里工作，項(xiàng)目管理是近兩年開(kāi)始運(yùn)營(yíng)的，公司今年剛剛由傳統(tǒng)的樹(shù)狀組織架構(gòu)改成了有產(chǎn)品經(jīng)理的矩陣式，但是是弱矩陣，因?yàn)楫a(chǎn)品經(jīng)理沒(méi)權(quán)力，大概有40個(gè)不到，而她是由文員升上來(lái)的，以前負(fù)責(zé)技術(shù)圖紙的發(fā)放工作，去年12月份剛剛被提成做項(xiàng)目管理專員，目前從事的是內(nèi)外部項(xiàng)目的進(jìn)度匯總工作。小露本身對(duì)項(xiàng)目管理流程還不是很熟悉，現(xiàn)在pmo就她一個(gè)，她感覺(jué)快跟項(xiàng)目管理搭不上邊了，更多的像個(gè)秘書(shū)。她的問(wèn)題是怎樣盡快地把PMO的工作正規(guī)地開(kāi)展起來(lái)。眾所周知，項(xiàng)目管理辦公室在項(xiàng)目管理中所起作用非常大。其中最重要的一點(diǎn)是，項(xiàng)目辦必須制定一套完善的、可操作的項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)和方法，然后在公司內(nèi)部推廣，讓公司所有項(xiàng)目都按這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
 
有了管理流程后，項(xiàng)目經(jīng)理的行為就有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)作為參考。如果放任每一位項(xiàng)目經(jīng)理按自己的方式管理項(xiàng)目，那PMO就基本沒(méi)事可做了，要做的就只有統(tǒng)計(jì)工作和聽(tīng)聽(tīng)匯報(bào)了。PMO“干瞪眼”，不能干涉具體項(xiàng)目的任何東西，也只能干著急。雖然有些時(shí)候這種方式可能會(huì)在一定程度上提高某一個(gè)項(xiàng)目的效率，但由于不可控、無(wú)法指導(dǎo)，存在的風(fēng)險(xiǎn)相當(dāng)大。整個(gè)公司的項(xiàng)目就像隨意生長(zhǎng)的野草，不在可管理的狀態(tài)，導(dǎo)致公司運(yùn)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)增加。所以，我建議小露的當(dāng)務(wù)之急是建立這套標(biāo)準(zhǔn)和方法，然后通過(guò)公司對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，所有項(xiàng)目都按這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)走。這樣，公司的項(xiàng)目管理才有章可循，公司管理才能走上正軌。但我和小露電話交流到這里時(shí)，她告訴我，實(shí)際上他們公司已經(jīng)做了這件事情，一個(gè)副總帶領(lǐng)一個(gè)小組，開(kāi)發(fā)了一套項(xiàng)目管理的流程。接下來(lái)問(wèn)題是，很多項(xiàng)目經(jīng)理并不喜歡用這套流程。通過(guò)交流，我們大致可以想象很多項(xiàng)目經(jīng)理就喜歡自己處于不可替代的角色。如果按照規(guī)范的流程工作，自己的特殊性就不能被體現(xiàn)出來(lái)，因而出現(xiàn)這樣的情況。
 
此時(shí)，僅僅依靠PMO來(lái)推行這套流程應(yīng)該是不現(xiàn)實(shí)的。作為一項(xiàng)公司的標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程，企業(yè)的老總應(yīng)該有相應(yīng)的動(dòng)力來(lái)促進(jìn)PMO的工作。根據(jù)很多個(gè)公司的實(shí)際案例來(lái)看，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)PMO的鼎力支持或老總在初期兼任PMO的直接領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)起到事半功倍的作用。最后，PMO一定要成為大家都愿意尋求幫助的部門(mén)。比如資源的協(xié)調(diào)，項(xiàng)目時(shí)間重新調(diào)整后的協(xié)調(diào)，新進(jìn)員工的項(xiàng)目流程培訓(xùn)等等。要讓項(xiàng)目經(jīng)理打消“PMO是項(xiàng)目管理監(jiān)督部門(mén)”的這種印象。所以PMO的角色應(yīng)當(dāng)是管理流程的制定、推廣、協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理的角色。PMO的作用不是向老板報(bào)告做錯(cuò)的事情，而是為項(xiàng)目經(jīng)理提供相關(guān)工具和幫助。
 
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