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PMO輔導性工作經驗分享

時間：2019-11-26　　 來源：張靖笙講數 張靖笙
大型企業的信息化建設通常會建立項目的項目管理辦公室（Project Management Office，簡稱PMO),有時也可能稱為項目群管理辦公室、項目管理中心或者項目管理部，是在組織內部將實踐、過程、運作形式化和標準化，同時在組織內各機能間，為推動專案前進產生各種工作資源沖突時，負責協調整合的機能，所以是為了提高組織管理成熟度的核心部門，它根據業界最佳實踐和公認的項目管理知識體系，并結合企業自身的業務和行業特點，為組織量身定制項目管理流程、培養項目經理團隊、建立項目管理信息系統、對項目提供顧問式指導、開展多項目管理等，以此確保項目成功率的提高和組織戰略的有效貫徹和執行。
1.  什么是PMO輔導性工作
PMO輔導性工作是指對以業主方企業成員（本文用業主指稱）開展的建設過程和成果進行輔導性的溝通活動安排，輔導性工作主要由PMO專家顧問為業主提供，包括以下內容：
方法體系和模板的宣貫和解讀，PMO制定包括需求管理、技術管理和項目管理的規范、流程、文檔模板和檢查機制，并且伴隨規范制定過程和試行頒布進行知識轉移活動，另外，PMO日常通過與項目組的面對面溝通工作，有效地消除了各項目組在執行各項PMO管理制度過程中的疑惑；
建設成果的檢查、閱讀和指導，PMO針對業主方企業發展戰略與業務發展規劃所映射的需求，依據IT規劃和PMO制度要求，對各項目的建設階段性成果進行常態化的收集、檢查和閱讀，提出針對性的建議，給出相應的意見、措施方案或方向建議；
評審活動的準備和補充，信息化建設項目成果的認定都要根據有關制度安排通過正式的評審活動來進行，正式評審是通過開評審會的方式 , 將涉及到的人員集合在一起 , 通過評審員對成果進行正規的會議評審。很多時候 , 因為成果涉及的內容太多 , 正式的評審會議中不可能將每一個細節都涉及到 , 評審員也有一個理解的過程 , 在短短的會議中不可能發現太多問題。因此, 需要正式的評審活動需要與非正式的輔導性工作相結合；
針對問題的顧問性意見和建議，針對業主難以解決或者定奪而主動提請的一些咨詢性具體問題，顧問提供行業最佳實踐經驗和咨詢方法工具，提供解決問題的候選方案和可行路徑，并且結合業主的實際情況對于各種方案的分析和比較，協助業主做出合適的決策。
2.  為什么PMO需要開展輔導性工作
在PMO的工作職責中，輔導性工作是制度性、管理性工作不可或缺的補充，這一方面由于信息化建設工作的高知識含量性質決定的，PMO的實施過程也是一個知識建構和轉移的過程；另外一方面，開展輔導性工作也是PMO能有效履職的必要補充，其必要性體現在以下幾個方面。
一是，PMO的貫徹實施需要得到各建設團隊的高度理解和接受，PMO相關制度囊括了項目、需求、架構多個知識領域，從業務戰略、組織流程、技術環境的選型和安排都有涉及，由于知識含量巨大所以可能在推行的過程中由于項目組的知識局限性造成理解上的困難，這個時候就需要提供有效的輔導性工作來配合PMO制度的執行；
二是，有效彌補評審活動的局限性，由于時間的局限性，評審活動不能深入到具體的細節，因此作為評審活動前后的有效補充，通過輔導性工作讓很多問題盡量消除在評審活動之前，避免評審活動由于成果質量過于低下而失去權威性和時效性，大量的輔導性工作對于幫助項目組明確目標和建設要求，提升成果的有效性和質量都是必須的；
三是，輔導性工作能幫助PMO和業主建立更好的工作關系，PMO的主要職責定位是建設過程管控和成果質量監理，而通過輔導性工作來補充其管控性工作，以解決問題為導向與各項目組構建更加良好的分工協助關系，形成良好的合作氛圍，輔導性工作發揮了高價值的潤滑和融合作用。
3.  PMO評審工作和輔導性工作的關系
在實際的信息化項目建設過程中 , 各項目的需求工作階段往往是由少部分需求分析人員與用戶溝通需求 , 然后根據自己的理解輸出需求說明文檔，接下來的項目計劃、軟件設計、編碼、測試等各個環節都以此為基準。需求在項目建設傳遞過程中往往存在很大偏差。需求分析過程輸出的需求文檔, 到設計人員、編碼人員、測試人員那里往往又會有不同的理解。因此 , 軟件需求分析說明書的正確性必須得到徹底的驗證 , 利益相關方必須徹底理解需
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