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項(xiàng)目管理辦公室PMO實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

時(shí)間：2019-11-25　　 來(lái)源：鑫吾人生
PMO如果在管理中樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，明確自己提供的產(chǎn)品與服務(wù)，通過(guò)建立組織級(jí)項(xiàng)目管理體系，可為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造較大的無(wú)形價(jià)值與效益。然而，在很多企業(yè)，研發(fā)人員及項(xiàng)目經(jīng)理常常對(duì)PMO有反感情緒，認(rèn)為其不熟悉業(yè)務(wù)流程與技術(shù)、經(jīng)常要求項(xiàng)目經(jīng)理和研發(fā)人員提交形式化的材料，只審批和監(jiān)控，不能為項(xiàng)目提供良好的服務(wù)。公司領(lǐng)導(dǎo)層也認(rèn)為PMO人員做事務(wù)性工作，只是消耗成本的管理部門，不能創(chuàng)造效益。一方面與研發(fā)人員觀念有關(guān)，同時(shí)很重要的是PMO人員沒(méi)有樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，提供自己的產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)PMO的價(jià)值。
(1)高級(jí)管理者的支持
這一條不管怎么夸大都不過(guò)分。PMO作為高級(jí)管理層的眼睛和耳朵，必須以以總經(jīng)理為核心的高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層作為堅(jiān)實(shí)的后盾，才能實(shí)現(xiàn)自已的目標(biāo)。PMO在一個(gè)組織中，作為一個(gè)專業(yè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，其人數(shù)跟從事生產(chǎn)的團(tuán)隊(duì)相比是比較少的，這就好比一只貓要牽著一頭大象往前走，其天平向何處傾斜是顯而易見(jiàn)的，但是如果加上高級(jí)管理層這個(gè)千斤墜，則會(huì)極大地加重PMO的份量。
不過(guò)，雖然大多數(shù)組織的領(lǐng)導(dǎo)都樂(lè)于宣稱其對(duì)于PMO工作的支持，PMO也要明白：天下沒(méi)有免費(fèi)的午餐，領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)毫無(wú)條件地支持你的工作。因此PMO要向領(lǐng)導(dǎo)層明確地展示出PMO為組織所做的不可替代的貢獻(xiàn)，只有這樣，PMO才能得到領(lǐng)導(dǎo)持續(xù)不懈地支持。領(lǐng)導(dǎo)的支持是爭(zhēng)取來(lái)的，領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)將支持主動(dòng)地送到你的手上。
(2)建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)
隨著企業(yè)內(nèi)并行項(xiàng)目的增多，項(xiàng)目信息流數(shù)據(jù)的加大，對(duì)于項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)分析、工時(shí)統(tǒng)計(jì)、過(guò)程管理等提出了較高的要求。尤其是多人異地開(kāi)發(fā)同一項(xiàng)目時(shí)，急需一套分布式的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)進(jìn)行任務(wù)的統(tǒng)一分發(fā)、完成情況的反饋，將信息流、資金流以項(xiàng)目為單位統(tǒng)一匯總、多項(xiàng)目數(shù)據(jù)分析等。目前大連百易公司的PMUP統(tǒng)一項(xiàng)目管理平臺(tái)，已在銀行業(yè)得到實(shí)踐應(yīng)用。該系統(tǒng)集集成性，實(shí)用性，易用性，可視性，靈活性于一體，既具有大型系統(tǒng)的全面，又具有小系統(tǒng)的簡(jiǎn)約，并且以CMMI和PMBOK為理論架構(gòu)，可以說(shuō)是當(dāng)前市面上不可多得的一款項(xiàng)目管理軟件和管理平臺(tái)，甚至可以說(shuō)是獨(dú)一無(wú)二的。
(3)深入到項(xiàng)目中去
PMO成員不是去檢查項(xiàng)目，而是要幫助項(xiàng)目組解決實(shí)際地問(wèn)題。要解決問(wèn)題，就要發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，而發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的重要方法就是走到項(xiàng)目里面去。不存在“我只要和項(xiàng)目組接觸2分鐘，就能發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中存在的所有問(wèn)題。”這種神仙級(jí)的大仙。因此PMO成員不但要與項(xiàng)目經(jīng)理交流，還要經(jīng)常和項(xiàng)目組工作在一起，參加項(xiàng)目組的重要會(huì)議，越是項(xiàng)目開(kāi)始的時(shí)候，越是要多和項(xiàng)目組在一起，越是項(xiàng)目困難的時(shí)候，越是要和項(xiàng)目級(jí)在一起。
(4)不打無(wú)準(zhǔn)備之仗
PMO在和項(xiàng)目經(jīng)理交流之前，要帶著問(wèn)題去，帶著建議去，帶著思想去，而不是帶著檢查表去。這便要求PMO要對(duì)項(xiàng)目提供的信息做深入的分析，同時(shí)從各種渠道了解項(xiàng)目的真實(shí)情況，并針對(duì)項(xiàng)目中存在的問(wèn)題，提出自已的解決方案：?jiǎn)栴}是什么，為什么會(huì)有這個(gè)問(wèn)題，建議的措施是什么。
(5)遇到問(wèn)題，一跟到底
常常會(huì)出現(xiàn)這樣的情況：PMO發(fā)現(xiàn)了項(xiàng)目中存在的問(wèn)題，同時(shí)也與項(xiàng)目組一起制定了解決方案，但是最后問(wèn)題卻未得到真正解決，這往往是由于PMO未對(duì)問(wèn)題進(jìn)行持續(xù)跟蹤而造成的。PMO對(duì)于項(xiàng)目中的問(wèn)題要明確：?jiǎn)栴}是什么，問(wèn)題產(chǎn)生的原因是什么，目前已采取了什么措施?效果如何?
(6)以幫助他人成功作為工作目標(biāo)
由于PMO獨(dú)立于各職能部門，可以進(jìn)行跨部門的資源協(xié)調(diào)與配置，因此在人員、研發(fā)資產(chǎn)、設(shè)備、資金等方面，PMO可根據(jù)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)及資源的可用性進(jìn)行綜合調(diào)配，以實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)。PMO要充分利用自身的溝通樞紐地位，盡可能地協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系和資源，幫助項(xiàng)目組、業(yè)務(wù)部門成功。
(7)建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理梯隊(duì)
開(kāi)發(fā)和定制項(xiàng)目管理課程，為項(xiàng)目經(jīng)理提供培訓(xùn)。培訓(xùn)宣貫是破除阻力，使得公司有共同的項(xiàng)目管理語(yǔ)言與思想，是組織級(jí)項(xiàng)目管理落地與執(zhí)行最好的方法。PMO可通過(guò)開(kāi)發(fā)系列項(xiàng)目管理課程，為公司儲(chǔ)備項(xiàng)目管理人才，還可以配合人力資源部建立項(xiàng)目經(jīng)理能力素質(zhì)模型與任職資格、建立項(xiàng)目經(jīng)理職業(yè)發(fā)展路徑(助理級(jí)、中級(jí)、高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理)。通過(guò)內(nèi)部競(jìng)標(biāo)制等方式，選拔與任命項(xiàng)目經(jīng)理，在企業(yè)內(nèi)給項(xiàng)目經(jīng)理以寬松和良好的發(fā)展空間。
(8)建立項(xiàng)目管理知識(shí)庫(kù)
PMO可通過(guò)對(duì)已有項(xiàng)目得經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)，建立常用的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)、估算模版、WBS模版、成本比例，便于成功經(jīng)驗(yàn)的復(fù)用與項(xiàng)目總體的控制。為了使項(xiàng)目管理制度與知識(shí)沉淀固化，PMO可編制《項(xiàng)目管理手冊(cè)》、《項(xiàng)目經(jīng)理手冊(cè)》、《項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)案例庫(kù)》等，減短項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目組成員進(jìn)入新項(xiàng)目的適應(yīng)期。項(xiàng)目收尾是巨大的知識(shí)金礦，可通過(guò)與項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)考核掛鉤，激勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，提煉項(xiàng)目中的精華進(jìn)行知識(shí)共享與管理。
(9)數(shù)據(jù)分析與決策支持
PMO是各項(xiàng)目及各職能部門信息匯集的中心，如何利用并分析好這些數(shù)據(jù)，并從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出解決辦法，是PMO作為決策支持的重要職責(zé)。因此可通過(guò)工時(shí)統(tǒng)計(jì)與分析、項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益分析、項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)可行性分析、項(xiàng)目開(kāi)發(fā)效率分析、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目利潤(rùn)率、項(xiàng)目投資回報(bào)率、成本偏差分析(掙值分析)等方面多角度數(shù)據(jù)分析，得出問(wèn)題的原因，進(jìn)行及時(shí)預(yù)警，指導(dǎo)今后項(xiàng)目的執(zhí)行與公司領(lǐng)導(dǎo)的決策。
(10)項(xiàng)目管理文化建設(shè)
PMO可通過(guò)項(xiàng)目管理理念的宣貫逐步把公司各類活動(dòng)納入項(xiàng)目管理體系，如研發(fā)類、系統(tǒng)集成、技術(shù)研究、售前、臨時(shí)型的(如資質(zhì)申請(qǐng)、企業(yè)文化建設(shè)、信息化建設(shè))等等，使得每一項(xiàng)活動(dòng)獨(dú)立核算，按照項(xiàng)目管理的方法高效率的執(zhí)行。
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