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PMO和項目集經理需要了解的項目集治理模型框架

時間:2023-11-29   來源:蘇項薈 蘇寧金融--陳輝
作為項目(集)經理,你是否經常遇到類似問題:
1、 項目集內各子項目范圍內的需求均已經實現,業務方仍不滿意;
2、 項目組所有人有問題都請你幫忙協調,天天電話打不完;
3.、上級領導安排你帶個數百人的項目集,你完全不知道怎樣才能帶好。
這些正是項目集治理要解決的問題。
所謂治理,是“對管理的管理”,平衡相關方的“權、責、利”,完成組織建設及流程建設方面的工作。
項目集治理,就是通過確定項目集組織結構、角色權責、以及項目集活動流程等來達成項目集目標的活動(關于“治理”目前學術界有多種解釋,本文采用主流解釋)。
項目集治理模型框架
項目集治理模型框架主要包含四部分內容,分別為項目集治理目標、項目集治理原則、項目集組織建設、項目集關鍵治理活動/過程。
一、治理目標
項目集是在組織戰略計劃背景下,實現組織目的和目標的一種手段,必須針對三個關鍵目標開展治理工作:戰略一致性保證、收益實現與維持、整合管理活動監控。
二、治理原則
在實施項目集治理措施之前,需要清楚正是因為組織的現有治理結構(如中心-部門結構)無法為項目集成功提供必要的支撐框架,所以才需要成立項目集團隊來達成項目集目標。同時項目集團隊需要和組織一樣確保執行效率及角色職責清晰,因此項目集治理至少需符合以下四項基本原則:
1、確保項目集治理與組織治理分離
項目集治理結構如與組織結構重疊,將會導致項目集決策組織龐大,影響決策效率,同時也可能會因組織結構中多人承擔類似的工作職責,而導致團隊成員職責不清。
2、確保相關方管理與項目決策活動分離
決策效率與決策團隊規模成反比,因此不要因同步信息及避免需求遺漏需要而將相關方都納入項目集治理委員會,通過良好的相關方管理機制而不是賦予項目集決策權的方式來管理相關方訴求。
3、各項工作確定終責人
終責是指某人必須承擔某項工作成敗的最終責任,終責不能共擔,也不能模糊不清。清晰的終責意識能夠確保項目集治理結構中的每一個人都知道哪些決策屬于自己的職責范圍,哪些決策又屬于同事的職責范圍。
4、確保治理工作的可操作性
可以落地實施的治理工作才能夠生效,因此,無論是出于減少項目集管理成本需要,或是因成員阻力而需要做出部分妥協,在不偏離治理目標的情況下,可以為了爭取項目集整體成功而根據實際情況裁剪本框架。
三、組織建設(項目集治理結構與成員職責確認)
無論組織的項目管理成熟度如何,項目集團隊組建伊始,在項目集組織結構、角色權責、關鍵活動流程方面都需要予以確認,并通過項目集章程等方式公示,在項目集實施過程中,如果發現存在無效治理或治理效果不佳的情況,需要及時開展治理改進活動。
項目集通用組織結構如下,可根據組織復雜程度、項目實際情況進行適當裁剪或擴充。
項目集經理需要推動團隊成員確定當前項目集的組織結構,并明確如項目集治理委員會、顧問小組、項目集PMO、項目集經理、子項目(組件)經理等關鍵角色的職責與權力。
四、項目集關鍵治理活動/過程
為確保項目集成功,項目集團隊至少應明確以下關鍵治理活動:
1、項目集、子項目集組件、組件項目運行狀態和進展
明確項目集、子項目集、組件項目狀態及進展匯報責任人、匯報形式及匯報周期,匯報的形式包含但不限于周報、階段進展報告、會議報告、WBS更新。
2、收益規劃與收益維持
組件項目的范圍、計劃達成,多數情況下僅能實現項目管理層級的成功,而要實現更高層級的項目集所有者成功和項目集投資成功,最大程度達成項目集目標,就需要通過項目集治理來確保項目集收益的實現。項目集收益實現計劃通過項目集路線圖、項目集WBS細化到子項目集組件或組件項目,在項目集實施過程中需監控收益達成情況并根據組織戰略目標和收益達成情況及時調整規劃。收益達成后,還需要通過運營活動等來維持收益,多數情況下收益維持屬于運營部門的工作,但仍需納入項目集管理關注范圍。
項目集收益實現計劃需要通過項目集路線圖、項目集WBS細化到子項目集組件或組件項目,收益維持多數情況下屬于運營部門的工作,但仍然需納入項目集管理關注范圍。
3、項目集資源管理及調度
項目集資源包含人力資源、服務器資源、辦公場地、營銷費用等,應以組件收益大小、實現周期為調度標準。
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